Как написать гарантийное письмо. Образцы популярных гарантийных писем

Служебная переписка изобилует различными видами документации. Среди тех или иных деловых документов предпринимателям приходится сталкиваться и с гарантийными письмами. В статье мы разберем самые важные вопросы, связанные с ними:

• Для чего они используются, в каких случаях необходимы, какими правовыми нормами регламентируются?
• Какие существуют разновидности гарантийных писем?
• Как правильно составить и оформить гарантийное письмо?

ФАЙЛЫ
Пример гарантийного письма о поставке товара .docПример гарантийного письма о завершении ремонтных работ .docПример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса .docПример гарантийного письма о приеме на работу .doc

Определение и юридические нормы

С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки, как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей оказывается недостаточно.

Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Гарантийные письма достаточно часто применяются в предпринимательской деятельности. Однако никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в российском законодательстве не закреплено. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами делопроизводства и стремиться достичь максимально ясных и однозначных формулировок, которые точно отражают намерения и обязательства обеих сторон.

Гарантийное письмо вместо договора

По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих. При этом согласно п. 3 ст. 432 ГК РФ, если контрагента принял работу или получил услугу по гарантийному письму, то он не вправе заявлять о незаключении договора.

Гарантийное письмо как оферта

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам, вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо является офертой, если включает:

• предложение об оплате услуг после их оказания;
• предложение о выполнении работы, поставки или оказания услуги.

Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора. Поэтому в содержание необходимо включить реквизиты:

• предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
• сроки выполнения.

Сроки, обозначенные в гарантийном письме-оферте, имеют решающее значение: направленное адресату, оно уже не может быть отменено отправителем в течение указанных периодов для ответных действий, если других условий не прописано в самом тексте или не вытекает из него.

Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие. Отказ либо согласие ─ это соответствующий ответ, то есть выполнение второй части договора, необходимой для заключения сделки. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора. В дополнение к письму можно составить и подписать стандартный двусторонний договор.

Гарантийное письмо как акцепт

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта. В данном случае письмо является намерением принять договорные предложения, если их озвучивали контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

К ответу требования не так строги, как к предложению, ведь в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.

Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно до совершения по нему каких-либо процедурных действий. Желательно до того, как оно попадет к адресату или сразу после этого.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные моменты:

• можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
• если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
• суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

• объем ограничивает подробное описание условий;
• невозможно определить все права и обязанности;
• не оговариваются процедурные моменты;
• не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

• Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, можно использовать для оплаты товаров, услуг, работ либо же направить на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
• Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо можно составить, если существует вероятность нарушения сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
• Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо вправе взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
• Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
  • студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
  • сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
  • освобожденные заключенные, встающие на учет в ЦЗН (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).

Особенности составления и оформления

Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

• номер и дата регистрации исходящего документа;
• название организации-адресата;
• Ф.И.О. получателя, чаще это гендиректор организации;
• тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
• основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
• данные отправителя;
• должность, личная подпись и расшифровка Ф.И.О. подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

Большинство организаций не включают в текст такого гарантийного письма указание своей ответственности за нарушение обязательств, между тем как упоминание санкций за несоблюдение гарантий имеет психологическое влияние на контрагента.

А теперь рассмотрим конкретные образцы гарантийных писем.

Пример гарантийного письма о поставке товара

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о поставке товара .doc

Подтверждаем гарантии оплаты

Такой документ может иметь хождение не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами. Письмо, признающее задолженность и гарантирующее ее погашение, обязательно должно иметь, помимо подписи руководителя, подпись финансово ответственного лица (финдиректора, главбуха).
Тонкости оформления:

• адресатом является организация или лицо, которая должна получить гарантированную оплату;
• обязательно нужно указать реквизиты документа, подтверждающие факт необходимости оплаты (накладную, акт приемки, договор и т.п.);
• должны быть прописаны сроки погашения задолженности;
• реквизиты организации, у которой возникла задолженность (будущего плательщика);
• любая информация, касающаяся возникшей ситуации (например, причины невозможности своевременной уплаты).

Пример гарантийного письма на подтверждение выполнения работ

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о завершении ремонтных работ .doc

Подтверждаем выполнение
В данном случае гарантийное письмо можно составить вместо договора подряда. Тогда оно компенсирует отсутствие договора. Кроме того, когда все работы будут выполнены, между сторонами все равно возникают обязательства по подряду. В частности, подрядчик претендует на оплату работ в соответствии со ст. 709 ГК РФ.
Заверяя, что услуги или работа обязательно будут выполнены к означенной дате, отправитель подтверждает объем, сроки и качество работ.

Специфика оформления:

• реквизиты стандартны;
• особенности основного текста – обязательно расписать виды услуг (работ), четко указать временные рамки и гарантируемый объем;
• должны быть указаны реквизиты документации, которая стала основанием для потенциальных работ или услуг (например, соглашение, договор и т.п.);
• указать местонахождение и значимые характеристики объекта, на котором выполняется работа или оказываются услуги.

Пример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса .doc

Подтверждаем предоставление юридического адреса

Чтобы оформить гарантийное письмо, подтверждающее намерение арендодателя, нужно учесть следующие нюансы:

• адресатом письма является местное отделение ИНФС, намеревающееся регистрировать юридическое лицо, которому предоставляется помещение в аренду;
• обязательна информация о собственнике предоставляемой недвижимости (юрлице) – название организации, ее руководитель;
• должны присутствовать сведения о вновь создаваемом юрлице, хотя бы наименование;
• следует перечислить все основные характеристики сдаваемого в аренду помещения, включая индивидуализирующие признаки, например, кадастровый номер, площадь и т.д.;
• необходима фраза, четко декларирующая согласие собственника недвижимости на заключение с новой организацией договора аренды;
• гарантийное письмо должно иметь приложение – свидетельство на право собственности или договор аренды недвижимости, оформленное на потенциального арендодателя (копия, заверенная нотариально).

Отметим, если арендатор выдает гарантийное письмо субарендатору, то дополнительно в документе надо приложить копию договора аренды.

Пример гарантийного письма о приеме на работу

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о приеме на работу .doc

Подтверждаем прием на работу

Данное гарантийное письмо составляется с учетом следующих особенностей:

• указывается конкретное лицо или организация-адресат, но допустима и адресация «по месту требования»;
• обязательное проставление исходящего номера и даты в соответствии с Журналом регистрации корреспонденции;
• наименование должности, на которую принимается человек с указанными личными данными (Ф.И.О. без сокращений);
• прописываются основные моменты будущего трудоустройства (ставка, оклад, гарантии работодателя);
• письмо можно передать в адресуемую организацию или доверить самому будущему сотруднику.

Такое письмо должен составить работодатель, завизировав личной подписью. При этом печать организации ставить не нужно.