Сколько полагается хранить акты приема-сдачи в нашем случае? Консультация #1613
3
Алексей СвонАктивный
27 сентября 2019 в 12:56
Акты приема-сдачи хранятся 5 лет, но каков этот срок, если оказываются услуги между ИП и иностранными организациями. И сколько лет хранятся акты по долгосрочным договорам? Вообще, насколько обязательно составление актов, если они не упоминаются в договоре, содержащем лишь упоминание об оплате и выставлении счетов?
Консультант Юрий СубботинСторожила
27 сентября 2019 в 13:45
Для первичных документов срок хранения устанавливается ст. 29 ФЗ «О бух. учете» - 5 лет. Но для ИП в ст. 6 данного закона сделано исключение – им разрешено не вести бух. учет. По поводу актов – основная цель данного документа – наличие у исполнителя подтверждения того, что услуги (работы) были приняты заказчиком. Поэтому в качестве отдельных документов допускается их не подписывать, если в договоре будет прописано условие, что отдельным документом акт не составляется. Если претензия не была выставлены в определенный срок, то фактическая оплата услуг является подтверждением того, что заказчик принял их в полном объеме. Эти документы могут храниться для налоговой, согласно п. 1 ст. 23 НК РФ, в течение 4 лет.
Алексей Свон (автор вопроса)Активный
27 сентября 2019 в 14:03
Так как договор у нас не только уже заключен, но даже исполнен, то вставлять в него какие-либо фразы уже не получится. Хотя необходимость таких изменений мы понимаем. Налоги у нас оплачены, а вот насчет штрафов из-за отсутствия актов или оригиналов инвойсов мы переживаем. И, пожалуйста, ответьте по поводу необходимости наличия актов для договоров, которые превышают 5-летний срок. Договора исполнялись, ежегодно проходили все оплаты, обязательны ли акты, которым уже более 5 лет?
Консультант Юрий СубботинСторожила
27 сентября 2019 в 14:46
Фактическое выполнение работ подтверждается актом приемки, а если его нет, то заказчик может предъявить претензии и заявить, что услуги не оказывались, так как нет акта, которым можно было бы подтвердить факт их оказания. Как можно обходиться без актов, я, в целом, уже описал. Получается, что у вас сейчас нет подтверждения факта оказания услуг заказчику. Вопросы, к примеру, могут возникнуть даже по валютному контролю.
Алексей Свон (автор вопроса)Активный
27 сентября 2019 в 15:29
Позвольте, но изначально ведь вы сказали, что если претензия не выставлена заказчиком в отведенные сроки, то это означает, что заказчик принял их в полном объеме. А у нас все было выполнено и оплачено, поэтому претензий никаких быть не должно. Но могут ли быть штрафы за то, что нет актов и инвойсов?
Консультант Юрий СубботинСторожила
27 сентября 2019 в 16:01
Факт принятия может быть подтвержден, если есть соответствующее указание в договоре. У вас, как мы выяснили, его нет. И все-таки еще раз обращу ваше внимание на возможность возникновения различных вопросов относительно валютного контроля. В частности, относительно определения цены услуг, которые были оказаны, а также денег, полученных в рамках обязанности по репатриации выручки в валюте. И налоги здесь ни при чем.
Алексей Свон (автор вопроса)Активный
27 сентября 2019 в 16:27
Просто об актах в договорах ничего не указывалось, потому мы и не задумывались, что могут возникнуть проблемы. Работы выполняли честно, мы не мошенники.
Консультант Юрий СубботинСторожила
27 сентября 2019 в 16:58
Потому и должен применять общий порядок, когда подписывается акт и выставляется инвойс.
Алексей Свон (автор вопроса)Активный
27 сентября 2019 в 18:09
А валютный контроль разве не от банка зависит? Если проходили проводки и банк не имел к ним вопросов, то могут ли возникнуть проблемы по этому поводу?
Консультант Юрий СубботинСторожила
27 сентября 2019 в 18:34
Нет, валютный контроль зависит не от банка – банк лишь является агентом валютного контроля. А срок документы для налоговой могут храниться столько, сколько я вам указал в начале ответа.
Алексей Свон (автор вопроса)Активный
27 сентября 2019 в 20:41
Кстати, репатриации денег здесь не было, обычные отношения сторон по договору. Каждая сторона выполняла свое дело, ничего не нарушая.
Консультант Юрий СубботинСторожила
27 сентября 2019 в 21:03
В данном случае, оплата стоимости услуг, которые были оказаны зарубежному контрагенту, и будет считаться репатриацией выручки, согласно ФЗ «О валютном регулировании и контроле».
Алексей Свон (автор вопроса)Активный
28 сентября 2019 в 09:20
Но это были разные договора.
Консультант Юрий СубботинСторожила
28 сентября 2019 в 11:06
Так как идет речь о внешне-экономической деятельности, то необходимо отдельно определять, что было сделано по одному и по другому. Везде должно было происходить выставление инвойсов и принятие работ. Но и тот, и другой договор будут подпадать под ФЗ «О валютном регулировании и контроле».
Алексей Свон (автор вопроса)Активный
28 сентября 2019 в 12:48
Большое спасибо. А могу я попытаться получить от этих, бывших уже, контрагентов официальное подтверждение, что для наших договоров составления актов не требовалось, потому что они оплачивались по фактическому выполнению работ и трактовались для каждой из сторон именно так, то проблем не будет?
Консультант Юрий СубботинСторожила
28 сентября 2019 в 15:10
Не исключено. Но нужно будет определить по каждой оплате, каким услугам она соответствует. А, и по поводу хранения актов – те, которые старше 5 лет, хранить не нужно.
