Вопрос о подтверждении оказания транспортных услуг при отсутствии исполнителя в путевых листах Консультация #19702
Гость_21582Новичок
17 апреля 2025 в 15:04
Наша организация выступает в роли исполнителя транспортных услуг. Есть основной заказчик и второй заказчик, с которым у нас заключён договор. Однако при оформлении путевых листов наша организация не указана. Как правильно поступить: оформлять путевые листы между нами и вторым заказчиком, или есть какие-либо иные документы, которые могут подтвердить факт оказания услуг с нашей стороны?
В первую очередь следует понимать, что путевой лист сам по себе не является первичным документом, подтверждающим оказание услуги перевозки. Он служит внутренним учётом транспортной работы и в том числе используется для контроля технического состояния транспортных средств, работы водителя, списания топлива и т.д. Однако, если ваша организация в нём не указана вовсе, а используется при этом транспорт и водители именно вашей компании, то это создает риск непризнания факта оказания вами услуги.
Если с вами как с исполнителем заключён договор со вторым заказчиком, но при этом путевые листы оформляются напрямую между основным заказчиком и этим заказчиком, минуя вас, необходимо обеспечить наличие документов, которые однозначно подтвердят: услуга была оказана именно вами, с использованием вашего транспорта и по вашему заданию.
В таком случае наиболее корректными будут следующие действия:
Во-первых, можно оформить акты выполненных работ (оказанных услуг) между вашей организацией и вторым заказчиком, где будет указано, что конкретно и в каком объёме вы осуществили (например: перевозка груза с таких-то адресов, в такие-то даты, с указанием номера ТС, маршрута и т. д.). Такие акты являются ключевым подтверждением исполнения обязательств и могут быть дополнены маршрутными листами, реестрами заявок, ведомостями движения ТС или иными сопроводительными документами.
Во-вторых, имеет смысл составлять реестры или журналы заявок (если это предусмотрено договором или сложилось в виде устной практики), которые подписываются заказчиком. В них указывается, что услуга оказывается именно вашей организацией, даже если вы работаете по субподряду.
В-третьих, допустимо оформлять внутренние путевые листы в вашей организации, если ваш транспорт и водители действительно выполняют перевозки, даже если официальные путевые листы подписывает заказчик. Это позволит подтвердить использование ресурсов вашей компании и связать транспортную работу с конкретными заказами.
Если же путевые листы оформляются заказчиком, и заказчик не указывает вашу организацию в качестве исполнителя, стоит дополнительно урегулировать этот вопрос в договоре, чтобы исключить в будущем споры о фактическом исполнителе. Можно также направить письменно предложение включать в путевые листы сведения о фактическом перевозчике.
И наконец, если заказчик не желает отражать вас в путевых листах, но вы несёте все затраты и выполняете услуги, то отказ от составления подтверждающих актов с вашей стороны может привести к невозможности взыскания оплаты или защиты своих прав в случае конфликта. Поэтому ключевое значение имеет надлежащее оформление актов выполненных работ и регулярное документирование каждого эпизода оказания услуги.
Таким образом, несмотря на отсутствие указания вашей организации в путевых листах, вы можете и должны подтверждать факт оказания транспортных услуг другими документами — прежде всего актами оказанных услуг, маршрутными ведомостями и внутренними путевыми листами. При этом желательно зафиксировать обязанности сторон по документообороту в договоре, а в случае несогласованности — направить заказчику официальное уведомление с предложением изменить порядок оформления первичных документов.
Если с вами как с исполнителем заключён договор со вторым заказчиком, но при этом путевые листы оформляются напрямую между основным заказчиком и этим заказчиком, минуя вас, необходимо обеспечить наличие документов, которые однозначно подтвердят: услуга была оказана именно вами, с использованием вашего транспорта и по вашему заданию.
В таком случае наиболее корректными будут следующие действия:
Во-первых, можно оформить акты выполненных работ (оказанных услуг) между вашей организацией и вторым заказчиком, где будет указано, что конкретно и в каком объёме вы осуществили (например: перевозка груза с таких-то адресов, в такие-то даты, с указанием номера ТС, маршрута и т. д.). Такие акты являются ключевым подтверждением исполнения обязательств и могут быть дополнены маршрутными листами, реестрами заявок, ведомостями движения ТС или иными сопроводительными документами.
Во-вторых, имеет смысл составлять реестры или журналы заявок (если это предусмотрено договором или сложилось в виде устной практики), которые подписываются заказчиком. В них указывается, что услуга оказывается именно вашей организацией, даже если вы работаете по субподряду.
В-третьих, допустимо оформлять внутренние путевые листы в вашей организации, если ваш транспорт и водители действительно выполняют перевозки, даже если официальные путевые листы подписывает заказчик. Это позволит подтвердить использование ресурсов вашей компании и связать транспортную работу с конкретными заказами.
Если же путевые листы оформляются заказчиком, и заказчик не указывает вашу организацию в качестве исполнителя, стоит дополнительно урегулировать этот вопрос в договоре, чтобы исключить в будущем споры о фактическом исполнителе. Можно также направить письменно предложение включать в путевые листы сведения о фактическом перевозчике.
И наконец, если заказчик не желает отражать вас в путевых листах, но вы несёте все затраты и выполняете услуги, то отказ от составления подтверждающих актов с вашей стороны может привести к невозможности взыскания оплаты или защиты своих прав в случае конфликта. Поэтому ключевое значение имеет надлежащее оформление актов выполненных работ и регулярное документирование каждого эпизода оказания услуги.
Таким образом, несмотря на отсутствие указания вашей организации в путевых листах, вы можете и должны подтверждать факт оказания транспортных услуг другими документами — прежде всего актами оказанных услуг, маршрутными ведомостями и внутренними путевыми листами. При этом желательно зафиксировать обязанности сторон по документообороту в договоре, а в случае несогласованности — направить заказчику официальное уведомление с предложением изменить порядок оформления первичных документов.
Консультации по теме
- Сроки агентского договора
Как указать то, на какие сроки создается агентский договор,...
- Так ли нужен этап с составлением листа согласования договора
Обязателен ли этап с составлением листа согласования договора...
- Какие документы нужны для торговли мясом
Здравствуйте! Я планирую начать продажу мяса. По простой...
- Какие документы нужны для предоставления отчетности об аренде техники
Здравствуйте! Я зарегистрирован как ИП, налогообложение...
- Какие документы должны быть на торговой точке
Здравствуйте! Совсем скоро у меня открытие, сейчас занимаюсь...
Статьи и документы по теме
- Путевой лист
- Налогоплательщик ЮЛ версии 4.91.3 от 15 апреля 2025 года
- Акт приёма-передачи документов
- Порядок уничтожения документов
- Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению