Учет и выдача штампов Консультация #19745
Гость_21628Новичок
24 апреля 2025 в 10:27
У нас большое предприятие с количеством подразделений более 60.
В большинстве из этих подразделений, есть учтенные копии КД.
Как описать процедуру по штампам, которые ставятся на КД.
Кто ответственный за получение штампов, какие штампы ставят при выдаче в подразделение
В условиях крупного предприятия с множеством подразделений важно установить четкую и унифицированную процедуру учета и применения штампов на копиях конструкторской документации. Это необходимо для обеспечения контроля за использованием документации, соблюдения требований стандартов и предотвращения несанкционированного распространения или изменения документов.
Согласно ГОСТ 2.501-2013 «Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения» , на лицевой стороне каждого листа копий КД или на видном месте папки (альбома) должны проставляться соответствующие штампы, указывающие назначение экземпляра. Например, штамп «Экземпляр конструктора» применяется для копий, предназначенных для конструкторских подразделений, а «Экземпляр технолога» — для технологических отделов. Эти штампы позволяют определить, для каких целей предназначена конкретная копия и кто несет ответственность за ее использование.
Ответственность за получение, учет и хранение штампов возлагается на назначенных приказом руководителя предприятия сотрудников. Как правило, это начальники отделов или уполномоченные лица в подразделениях. Все штампы подлежат обязательному учету в журнале учета печатей и штампов, где фиксируются наименование штампа, дата получения и возврата, ФИО и должность ответственного лица, а также цель использования. Журнал ведется в соответствии с установленными правилами документооборота и хранится в подразделении, ответственном за делопроизводство.
При выдаче копий КД в подразделения необходимо соблюдать следующий порядок: регистрация запроса на получение копий КД от подразделения; подготовка копий соответствующих документов; проставление соответствующего штампа на каждой копии; регистрация выдачи в журнале учета с указанием всех необходимых данных; передача копий ответственному лицу подразделения под подпись. Это обеспечивает контроль за распространением документации и предотвращает несанкционированное использование.
Полученные копии КД должны храниться в подразделениях в соответствии с установленными правилами: в специально отведенных местах, обеспечивающих сохранность документов; с соблюдением условий, предотвращающих порчу или утрату документации; с ведением учета использования и возврата копий. При необходимости копии КД возвращаются в отдел, выдавший их, с соответствующей отметкой в журнале учета.
Периодически проводится проверка соблюдения установленных процедур учета и использования копий КД: проверка наличия и состояния копий в подразделениях; сверка записей в журналах учета; оценка соблюдения условий хранения и использования документации. Результаты проверок документируются, и при выявлении нарушений принимаются соответствующие меры.
Разработка и внедрение такой инструкции обеспечит единообразие в обращении с копиями КД, повысит уровень контроля и ответственности, а также минимизирует риски, связанные с неправильным использованием или утратой технической документации.
Согласно ГОСТ 2.501-2013 «Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения» , на лицевой стороне каждого листа копий КД или на видном месте папки (альбома) должны проставляться соответствующие штампы, указывающие назначение экземпляра. Например, штамп «Экземпляр конструктора» применяется для копий, предназначенных для конструкторских подразделений, а «Экземпляр технолога» — для технологических отделов. Эти штампы позволяют определить, для каких целей предназначена конкретная копия и кто несет ответственность за ее использование.
Ответственность за получение, учет и хранение штампов возлагается на назначенных приказом руководителя предприятия сотрудников. Как правило, это начальники отделов или уполномоченные лица в подразделениях. Все штампы подлежат обязательному учету в журнале учета печатей и штампов, где фиксируются наименование штампа, дата получения и возврата, ФИО и должность ответственного лица, а также цель использования. Журнал ведется в соответствии с установленными правилами документооборота и хранится в подразделении, ответственном за делопроизводство.
При выдаче копий КД в подразделения необходимо соблюдать следующий порядок: регистрация запроса на получение копий КД от подразделения; подготовка копий соответствующих документов; проставление соответствующего штампа на каждой копии; регистрация выдачи в журнале учета с указанием всех необходимых данных; передача копий ответственному лицу подразделения под подпись. Это обеспечивает контроль за распространением документации и предотвращает несанкционированное использование.
Полученные копии КД должны храниться в подразделениях в соответствии с установленными правилами: в специально отведенных местах, обеспечивающих сохранность документов; с соблюдением условий, предотвращающих порчу или утрату документации; с ведением учета использования и возврата копий. При необходимости копии КД возвращаются в отдел, выдавший их, с соответствующей отметкой в журнале учета.
Периодически проводится проверка соблюдения установленных процедур учета и использования копий КД: проверка наличия и состояния копий в подразделениях; сверка записей в журналах учета; оценка соблюдения условий хранения и использования документации. Результаты проверок документируются, и при выявлении нарушений принимаются соответствующие меры.
Разработка и внедрение такой инструкции обеспечит единообразие в обращении с копиями КД, повысит уровень контроля и ответственности, а также минимизирует риски, связанные с неправильным использованием или утратой технической документации.
Консультации по теме
- Может ли ИП возвратить налог после покупки недвижимости
Коллеги, может, кто подскажет. Собираюсь покупать квартиру....
- Что будет ИП, если не платить налоги и взносы в ПФР
Всем привет! Вопрос у меня, в общем-то, банальный. Я — ИП,...
- Что такое налоговые каникулы для ИП
Всех категорически приветствую!) Недавно услышала краем...
- Нужен ли ИП бухгалтер
Всем привет!) Я планирую начать работу ИП... Вот только один...
- Пеку торты и пироги. Как платить налоги?
Здравствуйте. Планирую узаконить свое дело по доставке...
Статьи и документы по теме
- Как учитывать земельные участки в бухгалтерском и налоговом учете
- Отличия между счетом и счетом-фактурой
- Депонирование заработной платы
- Зависимость аванса от заработной платы
- Производственные нормы списания строительных материалов