Можно ли принять акт выполненных работ по ЭДО в формате PDF за прошлый период (2025 год) Консультация #21327

Здравствуйте, принять акт в формате PDF за 2025 год вы можете, и требование обязательно заменить его на УПД в формате XML в данном случае отсутствует.

С 1 января 2026 года вступили в силу изменения, внесенные приказом ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Этими изменениями прекращено действие утвержденных ранее форматов электронных актов выполненных работ и товарных накладных.

ФНС фактически переводит бизнес на использование универсального передаточного документа (УПД) в формате XML, который может использоваться:

• со статусом 1 — как счет-фактура + первичный документ;
• со статусом 2 — как первичный документ (акт или накладная).

Важно понимать: изменения коснулись только формализованных электронных форматов актов и накладных, утвержденных ранее ФНС (XML-форматов 2015 года).

При этом законодательство не запрещает использовать неформализованные электронные документы, например:

• PDF
  
• скан-образы
  
• иные произвольные форматы
  

Такие документы могут передаваться через ЭДО и дальше использоваться в учете. 

В вашей ситуации:

• документ относится к операции 2025 года;
• он направлен в неформализованном формате (PDF);
• передан через систему ЭДО.
  

В этом случае принимать документ можно, если:

• он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью сторон;
• содержит обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ).

Нормативной обязанности переделывать такой акт в УПД XML задним числом нет.