Журнал учета путевых листов - как вести в электронном виде Консультация #4170
Ольга999Новичок
26 августа 2020 в 16:55
Здравствуйте! Меня зовут Ольга. Подскажите, пожалуйста, если вести журнал учета путевых листов в электронном виде, то нужно ли его распечатывать и собирать подписи всех указанных в графах сотрудников? Например, за месяц. И нумерацию путевых листов в следующем месяце (новом журнале) продолжать далее?
Здравствуйте, Ольга!
Подписи в журнале учета путевых листов обязательны, а потому его нужно распечатывать, собирать подписи, а потом прошивать и скреплять в обычном порядке.
По поводу нумерации путевых листов - она начинается заново с каждого года.
Соответственно, вам нужно прописать в учетной политике, что журнал вы формируете на каждый месяц. Распечатываете его, сшиваете, нумерацию продолжаете, а новая нумерация - с нового года.
Подписи в журнале учета путевых листов обязательны, а потому его нужно распечатывать, собирать подписи, а потом прошивать и скреплять в обычном порядке.
По поводу нумерации путевых листов - она начинается заново с каждого года.
Соответственно, вам нужно прописать в учетной политике, что журнал вы формируете на каждый месяц. Распечатываете его, сшиваете, нумерацию продолжаете, а новая нумерация - с нового года.
Ольга999 (автор вопроса)Новичок
27 августа 2020 в 12:50
Спасибо, Светлана. Еще проконсультируйте, пожалуйста:
Должны ли в торгующей организации вести журнал учета путевых листов, если услуги за доставку, покупателю не выставляются, а включены в стоимость товара (по договору).
Какой самый простой способ ведения журнала УПЛ в электронном виде?
Подписи ставятся при распечатывании за каждый путевой лист? За весь период внизу нельзя?
Чтобы вести журнал в электронном виде, обязательно ли прописывать в учетной политике? Какие санкции при отсутствии такой оговорки в УП?- Если есть транспортное средство, которое используется в деятельности, путевые листы вести надо. Независимо от того, для чего именно используется машина - груз перевозит, сотрудников, директора водитель возит. Путевые листы нужны для того, чтобы ГСМ списывать. А если выписывают путевые листы, то и журнал их учета ведется. Вы не для покупателя путевые листы ведете, а для себя, чтобы затраты учитывать. И если сотрудник ГИБДД машину остановит, а у водителя не будет путевого листа, ему штраф выпишут.
- Самый простой способ - в Excel или иной аналогичной программе. Также можно в 1С, если у вас есть такая функция. Электронный журнал ведется для того, чтобы вручную не вносить сведения. Его можно полностью электронным сделать без распечатки, но только если у каждого сотрудника, который должен расписываться, есть ЭЦП. На практике многие компании просто ведут в программе журнал и распечатывают его, подписывают, сшивают.
- На каждый путевой лист выделяется отдельная строка. В каждой строке должна быть подпись. Внизу за весь период нельзя.
- Желательно в учетной политике прописать. При проверке налоговики могут запросить учетную политику. По санкциям на первый раз может быть просто предупреждение.
Ольга999 (автор вопроса)Новичок
27 августа 2020 в 14:09
Т.е. как закончится, страница, распечатать, подписать всем, и потом за год все опечатать?
Да, можно каждую заполненную страницу распечатывать, подписывать и собирать листы в одном месте. А по окончании года уже прошивать.
Александр СмирновАктивный
22 декабря 2020 в 12:55
Светлана, скажите пожалуйста, как должна выглядеть учетная политика, для электронного варианта, есть ли пример?
Не совсем понятно - сама учетная политика в электронном виде? Или учетная политика обычная, а отражает особенности электронного документооборота и учета?
Александр СмирновАктивный
22 декабря 2020 в 15:40
Сейчас журнал веду, по 8й форме, в письменном виде, как обычно . Журнал учета движения путевых листов хочу вести в эл.виде, просто каждый день распечатывая.
Везде пишут "указать это в учетной политике", а что ещё там должно фиксироваться (при оформлении этой учетной политике) и само оформление этого, найти нигде не могу.
Везде пишут "указать это в учетной политике", а что ещё там должно фиксироваться (при оформлении этой учетной политике) и само оформление этого, найти нигде не могу.
Особых требований не указано. Но целесообразно в учетной политике указать, что вы ведете журнал в электронном виде. Каким способом заполняется журнал, с какой периодичностью распечатываете и подписываете, как храните электронный вариант. То есть вам надо подробно описать, что вы делаете для того, чтобы вести электронный журнал.
Есть другой вариант. Если у вас вообще используется электронный документооборот, то должно быть какое-то положение о нем. Или в качестве дополнения к учетной политике. И здесь тогда объемнее расписывается вообще обо всех электронных документах.
У вас только этот журнал?
Есть другой вариант. Если у вас вообще используется электронный документооборот, то должно быть какое-то положение о нем. Или в качестве дополнения к учетной политике. И здесь тогда объемнее расписывается вообще обо всех электронных документах.
У вас только этот журнал?
Александр СмирновАктивный
23 декабря 2020 в 12:11
Компания новая и я в этой сфере ещё дилетант, хоть на вас вот наткнулся)
У нас только этот журнал, но автомобилей много и в ручном варианте довольно проблематично записывать всё.
Сделал вот такой вариант приказа:
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
В соответствии с ч. 2 и 4 ст. 9 Закона «Обухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также руководствуясь приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 в редакции от 07.11.2017
П Р И К А З Ы В А Ю:
1. Утвердить форму журнала учета движения путевых листов, в соответствии с межотраслевой форме № 8, утверждена
постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, ОКУД 0345008.
2. Журнал учета движения путевых листов обязателен для заполнения с 01.01.2021г.
3. Ответственный за ведение журнала: Смирнов А.С.
4. Документ составляется на 1 месяц, распечатывается и сшивается.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ещё есть журнал по предрейсовому осмотру.
У нас только этот журнал, но автомобилей много и в ручном варианте довольно проблематично записывать всё.
Сделал вот такой вариант приказа:
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
В соответствии с ч. 2 и 4 ст. 9 Закона «Обухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также руководствуясь приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 в редакции от 07.11.2017
П Р И К А З Ы В А Ю:
1. Утвердить форму журнала учета движения путевых листов, в соответствии с межотраслевой форме № 8, утверждена
постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, ОКУД 0345008.
2. Журнал учета движения путевых листов обязателен для заполнения с 01.01.2021г.
3. Ответственный за ведение журнала: Смирнов А.С.
4. Документ составляется на 1 месяц, распечатывается и сшивается.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ещё есть журнал по предрейсовому осмотру.
Это вы составили приказ, что журнал вообще в принципе ведется. А теперь вам нужен приказ, что вы будете вести его в электронном виде. Или соединить оба приказа в один. То есть у вас в приказе нужно прописать, что именно вы будете вести его в электронном виде, а потом распечатывать.
И на основании приказа вы в учетной политике прописываете все это, но расширенно. например, ответственный за ведение журнала - бухгалтер (без ФИО). После распечатывания нужно прошить, пронумеровать, подписать у директора, поставить печать (если используется). Журнал хранится там-то в течение такого-то срока.
И на основании приказа вы в учетной политике прописываете все это, но расширенно. например, ответственный за ведение журнала - бухгалтер (без ФИО). После распечатывания нужно прошить, пронумеровать, подписать у директора, поставить печать (если используется). Журнал хранится там-то в течение такого-то срока.
Александр СмирновАктивный
23 декабря 2020 в 13:53
Всё ясно, а подскажите пожалуйста, нужно указывать, что он ежедневно распечатывается? Ведь там где "Роспись водителя" в Екселе будет пустое место.
Помимо этих журналов, из обязательных, нужно что то ещё? За отсутствие которых влечёт ответственность.
Помимо этих журналов, из обязательных, нужно что то ещё? За отсутствие которых влечёт ответственность.
Смотря какая деятельность. Журналы разные бывают. Например, журнал проведения инструктажа по охране труда, журнал регистрации заявлений и тд.
Александр СмирновАктивный
23 декабря 2020 в 13:57
Тут ещё вопрос, каким образом придётся предоставлять отчётность налоговой, если она запросит этот журнал в середине месяца? Эти листочки им отправлять?)
По работе с электронным журналом пока много вопросов, ведь его только разрешили использовать. В Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 по поводу электронной формы сказано:
Пока еще сложности с ведением журнала. Нужно ждать официальные разъяснения.
- Журнал ведется на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном
носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается
обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе. - В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.
Пока еще сложности с ведением журнала. Нужно ждать официальные разъяснения.
Александр СмирновАктивный
23 декабря 2020 в 16:26
Всё понял, благодарю, Светлана, подскажите пожалуйста, что в шапке приказа указать?
______________________________________________________________________________________________________
Обутверждении формы журнала учета движения путевых листов
В соответствии с ч. 2 и 4 ст. 9 Закона «Обухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также руководствуясь приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 в редакции от 07.11.2017
_______________________________________________________________________________________________________
Или там Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368 указать и достаточно?
______________________________________________________________________________________________________
Обутверждении формы журнала учета движения путевых листов
В соответствии с ч. 2 и 4 ст. 9 Закона «Обухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также руководствуясь приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 в редакции от 07.11.2017
_______________________________________________________________________________________________________
Или там Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368 указать и достаточно?
Приказ №152 отменяется с 2021 г. Будет действовать Приказ №368.
"О бухучете" тоже можно оставить.
"О бухучете" тоже можно оставить.
Консультации по теме
- Обязательно ли переходить на электронные больничные
Здравствуйте! Недавно нашел в интернете информацию, что...
- Блокировка электронной карточки
Я - физическое лицо. У меня есть эл.карточка почта-банка....
- Нужно ли вести журнал сварочных работ на внутреннем трубопроводе пожаротушения?
Объект капитального строительства, ведутся сварочные работы...
- Обязателен ли счет-фактура в электронном виде?
Контрагент составил счет-фактуру в электронном виде и требует...
- Каким документом регламентирован журнал трехступенчатого контроля по ОТ
Каким документом регламентирован журнал трехступенчатого...
Статьи и документы по теме
- Общий журнал работ по форме КС-6
- Журнал учёта выполненных работ по форме КС-6а
- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
- Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4
- Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии