Вопрос по хранению документов Консультация #19115

Гость_20853Новичок

20 января 2025 в 08:00

Добрый день! Подскажите, что делать с накопившимися документами за прошлый год, например с заявлениями работников, выписками из приказов и другими подобными документами?

Консультант Колеватов ДенисАктивный

20 января 2025 в 10:58

Здравствуйте. Документы за предыдущие годы необходимо обработать в соответствии с правилами архивного и кадрового делопроизводства. Их дальнейшая судьба определяется видами документов, сроками их хранения и нормативными требованиями.

Прежде всего, все документы должны быть систематизированы и упорядочены. Для этого их необходимо разложить по папкам или другим носителям, группируя по видам (например, заявления работников, выписки из приказов, служебные записки). Каждая группа документов должна сопровождаться внутренней описью, что упростит их поиск в дальнейшем.

Далее важно учитывать сроки хранения. Для этого следует руководствоваться утвержденным перечнем типовых сроков хранения документов, например:

заявления работников о предоставлении отпусков или иных прав хранятся 1 год;
приказы по личному составу, включая выписки из них, хранятся 50 или 75 лет в зависимости от типа организации;
документы, связанные с финансово-расчетными операциями, хранятся 5 лет, если иное не установлено законодательством.

Если документам истек срок хранения, они подлежат уничтожению. Для этого составляется акт на списание, в котором указываются перечень документов и основания для их уничтожения. Важно помнить, что документы, содержащие персональные данные, должны уничтожаться в соответствии с требованиями законодательства о защите таких данных.

Документы, сроки хранения которых еще не истекли, можно передать в архив организации. Для этого следует организовать их хранение в специальных помещениях или на электронных носителях (при условии соблюдения требований к защите информации).

Таким образом, для накопившихся документов важно провести инвентаризацию, определить их ценность и сроки хранения. Документы с истекшими сроками хранения можно уничтожить, а остальные передать в архив или продолжить хранить в соответствии с нормативными требованиями.

Консультации по теме

Какие документы нужны для торговли мясом
Здравствуйте! Я планирую начать продажу мяса. По простой...
Какие документы нужны для предоставления отчетности об аренде техники
Здравствуйте! Я зарегистрирован как ИП, налогообложение...
Какие документы должны быть на торговой точке
Здравствуйте! Совсем скоро у меня открытие, сейчас занимаюсь...
Можно ли закрыть ИП, не имея никаких документов на него
Проконсультируйте, пожалуйста! Вопрос у меня в следующем:...
Каким документом подтверждать оказание услуги
Здравствуйте! Я планирую зарегистрироваться в качестве...

Статьи и документы по теме