Задать вопрос

#10229 Личное дело работника

Гость_5910Сторожила

5 апреля 2022 в 09:38

Доброе утро. Какие документы должны входить в личное дело работника? И на какой Закон при составлении личного дела ориентироваться?

Редактор Мария ВласоваСторожила

5 апреля 2022 в 09:52

Если организация частная, то в личном деле можно хранить:

резюме;
анкета;
характеристика;
автобиография;
личная карточка по форме Т-2;
заявление о приеме на работу;
копия приказа о приеме на работу;
копия трудового договора;
дополнительные соглашения к нему;
копия договора о материальной ответственности;
должностная инструкция;
копии приказов о назначении на должность, переводе на другую работу, командировках;
справки-результаты профессиональных медицинских осмотров;
приказы и распоряжения в отношении сотрудника: об отпуске, о дисциплинарном взыскании;
документы о повышении квалификации;
документы о прохождении экзаменов и аттестаций;
служебные записки и заявления сотрудника.

В личном деле лучше не хранить копии паспорта, СНИЛС и ИНН - эту информацию можно просто в карточке указать.
Частная организация вообще может не вести личные дела, а если ведет, то самостоятельно разрабатывает внутренний документ, как она будет это делать. И в нем указывает, какие документы будет хранить в личном деле. Например, указанные в списке приказы об отпуске можно хранить в общей папке по отпускам сотрудников. Также по служебным запискам и заявлениям.
Вы сами определяете список документов для личного дела.

Гость_5910 (автор вопроса)Сторожила

5 апреля 2022 в 14:27

у нас государственная организация

Редактор Мария ВласоваСторожила

5 апреля 2022 в 14:32

Тогда можно ориентироваться на Указ Президента РФ от 01.06.1998 года № 640

Гость_5910 (автор вопроса)Сторожила

6 апреля 2022 в 08:53

у нас государственная организация, но мы обычные работники, не госслужащие и не муниципальные служащие

Редактор Мария ВласоваСторожила

6 апреля 2022 в 09:05

В этом случае Указ не подходит. Вы тогда самостоятельно должны разработать внутренний документ, в котором указать, какие документы будут в личном деле. Возможно, вам потребуется согласовать его с вышестоящей организацией, если она у вас есть.

Гость_5910 (автор вопроса)Сторожила

6 апреля 2022 в 09:25

да, есть вышестоящая. Меня просто интересует вопрос: входят ли паспорт, ИНН и др. в состав личных дел в нашем случае. Я считаю, что нет, т.к. нарушает закон о персональных данных. Вот хочется Ваш ответ услышать

Редактор Мария ВласоваСторожила

6 апреля 2022 в 09:31

Выше мы писали:

В личном деле лучше не хранить копии паспорта, СНИЛС и ИНН - эту информацию можно просто в карточке указать.

При этом существует судебная практика, которая признает избыточным хранение копий некоторых документов. Соответственно, даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС и др. не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством. Можно посмотреть Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013).
Поэтому во избежание возможных претензий не рекомендуется хранить копии указанных документов работника в его личном деле.

Гость_5910 (автор вопроса)Сторожила

6 апреля 2022 в 09:35

большое спасибо за ответ

Это важно: пожалуйста, соблюдайте правила форума, а также если вы заметили какую-то ошибку на форуме, просьба сообщить нам о ней через обратную связь.