Личное дело работника Консультация #10229
Гость_5910Сторожила
5 апреля 2022 в 09:38
Доброе утро. Какие документы должны входить в личное дело работника? И на какой Закон при составлении личного дела ориентироваться?
Консультант Светлана МельникСторожила
5 апреля 2022 в 09:52
Если организация частная, то в личном деле можно хранить:
Частная организация вообще может не вести личные дела, а если ведет, то самостоятельно разрабатывает внутренний документ, как она будет это делать. И в нем указывает, какие документы будет хранить в личном деле. Например, указанные в списке приказы об отпуске можно хранить в общей папке по отпускам сотрудников. Также по служебным запискам и заявлениям.
Вы сами определяете список документов для личного дела.
- резюме;
- анкета;
- характеристика;
- автобиография;
- личная карточка по форме Т-2;
- заявление о приеме на работу;
- копия приказа о приеме на работу;
- копия трудового договора;
- дополнительные соглашения к нему;
- копия договора о материальной ответственности;
- должностная инструкция;
- копии приказов о назначении на должность, переводе на другую работу, командировках;
- справки-результаты профессиональных медицинских осмотров;
- приказы и распоряжения в отношении сотрудника: об отпуске, о дисциплинарном взыскании;
- документы о повышении квалификации;
- документы о прохождении экзаменов и аттестаций;
- служебные записки и заявления сотрудника.
Частная организация вообще может не вести личные дела, а если ведет, то самостоятельно разрабатывает внутренний документ, как она будет это делать. И в нем указывает, какие документы будет хранить в личном деле. Например, указанные в списке приказы об отпуске можно хранить в общей папке по отпускам сотрудников. Также по служебным запискам и заявлениям.
Вы сами определяете список документов для личного дела.
Гость_5910 (автор вопроса)Сторожила
5 апреля 2022 в 14:27
у нас государственная организация
Консультант Светлана МельникСторожила
5 апреля 2022 в 14:32
Тогда можно ориентироваться на Указ Президента РФ от 01.06.1998 года № 640
Гость_5910 (автор вопроса)Сторожила
6 апреля 2022 в 08:53
у нас государственная организация, но мы обычные работники, не госслужащие и не муниципальные служащие
Консультант Светлана МельникСторожила
6 апреля 2022 в 09:05
В этом случае Указ не подходит. Вы тогда самостоятельно должны разработать внутренний документ, в котором указать, какие документы будут в личном деле. Возможно, вам потребуется согласовать его с вышестоящей организацией, если она у вас есть.
Гость_5910 (автор вопроса)Сторожила
6 апреля 2022 в 09:25
да, есть вышестоящая. Меня просто интересует вопрос: входят ли паспорт, ИНН и др. в состав личных дел в нашем случае. Я считаю, что нет, т.к. нарушает закон о персональных данных. Вот хочется Ваш ответ услышать
Консультант Светлана МельникСторожила
6 апреля 2022 в 09:31
Выше мы писали:
Поэтому во избежание возможных претензий не рекомендуется хранить копии указанных документов работника в его личном деле.
В личном деле лучше не хранить копии паспорта, СНИЛС и ИНН - эту информацию можно просто в карточке указать.При этом существует судебная практика, которая признает избыточным хранение копий некоторых документов. Соответственно, даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС и др. не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством. Можно посмотреть Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013).
Поэтому во избежание возможных претензий не рекомендуется хранить копии указанных документов работника в его личном деле.
Гость_5910 (автор вопроса)Сторожила
6 апреля 2022 в 09:35
большое спасибо за ответ
Консультации по теме
- Как оформить наемного сотрудника на работу к ИП
Всем привет! Я оформлен как ИП. У меня небольшое ателье....
- Список уважительных причин для прогула работы
Всем привет. Нанимаю своего первого работника и на собеседовании...
- Как оформить на работу по совместительству
Здравствуйте! Есть у меня такой вопрос. Веду небольшой бизнес...
- Как оформлять и оплачивать работу в праздничные дни
Всем хороших выходных! А у меня вопрос (может, еще кому-то...
- Изменения в работе ИП с января. Обсудим?
Привет, коллеги-предприниматели!) С праздничных дней все...
Статьи и документы по теме
- Приказ о защите персональных данных работников
- Форма Т-5. Приказ о переводе работника на другую работу
- Дополнительное соглашение о переименовании должности
- Журнал сварочных работ
- Приказ о выходе из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет