Как правильно удержать компенсацию за неотработанный рабочий год при увольнении сотрудника, отгулявшего отпуск авансом? Консультация #17907

Добрый день! Если работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель имеет право удержать из его заработной платы сумму за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ).

При этом следует учитывать, что общий размер всех удержаний не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ). В свою очередь, по мнению Минтруда России, это ограничение касается и удержаний за неотработанные дни отпуска. То есть, работодатель не может удержать более 20% от сумм, которые причитаются работнику при увольнении.

Важно помнить! Удержание производится из суммы, которую работник получает на руки, после вычета НДФЛ (письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852).

Если сумма удержаний за неотработанный отпуск превышает 20% от выплачиваемой работнику суммы, компания не имеет права требовать возврата суммы, превышающей это ограничение.

Если же удержать излишне выплаченную сумму отпускных при увольнении не представляется возможным, то работник может ее возместить в добровольном порядке. Взыскание образовавшейся задолженности в судебном порядке невозможно. 

В данной ситуации, если работник согласен сам погасить свою задолженность за неотработанные дни отпуска и делает это добровольно, без официального удержания из заработной платы, то с точки зрения кадрового учета вам, как кадровику, не требуется оформлять дополнительные документы. Основное, полагаем,  — зафиксировать факт добровольного погашения задолженности, чтобы избежать возможных вопросов в будущем.

По нашему мнению желательно оформить письменное заявление от работника, в котором он выражает желание самостоятельно погасить сумму задолженности. Это заявление можно приложить к его личному делу. Бухгалтерия может подготовить расчет задолженности и передать его работнику. После того как работник произведет оплату, бухгалтерия может оформить приходный кассовый ордер (если деньги вносятся наличными) или зафиксировать платеж, если он произведен банковским переводом. В кадровых документах это не отражается.