Вопрос о необходимости обновления паспортных данных сотрудников в 1С и налоговой отчётности Консультация #19425
Наташа MLАктивный
4 марта 2025 в 01:49
Здравствуйте! При обновлении 1С я обнаружила, что у сотрудников, которым несколько лет назад исполнилось 45 лет, а также у одного сотрудника, недавно достигшего 20-летнего возраста, в программе не обновлены паспортные данные. В базе указаны только старые данные. В связи с этим программа формирует форму 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ с устаревшей информацией.
Из 25 сотрудников только одна работница ежегодно подаёт декларацию 3-НДФЛ для возврата налога за покупку квартиры. Её паспортные данные в связи с 45-летием изменятся в течение месяца, но ранее проблем со стыковкой данных у неё не возникало. Также налоговая никогда не предъявляла претензий по поводу устаревших паспортных данных в отчётности.
В интернете встречается противоречивая информация: одни источники утверждают, что за предоставление недостоверных данных в налоговую предусмотрены штрафы для работодателя, другие — что работник не обязан предоставлять новые паспортные данные после заключения трудового договора. Предыдущий бухгалтер никогда не обновлял данные в 1С, но теперь программа показывает, что у восьми сотрудников сведения устарели.
Как правильно поступить в данной ситуации? Какие документы оформлять при изменении паспортных данных, если это необходимо? Заранее спасибо за ответ.
Из 25 сотрудников только одна работница ежегодно подаёт декларацию 3-НДФЛ для возврата налога за покупку квартиры. Её паспортные данные в связи с 45-летием изменятся в течение месяца, но ранее проблем со стыковкой данных у неё не возникало. Также налоговая никогда не предъявляла претензий по поводу устаревших паспортных данных в отчётности.
В интернете встречается противоречивая информация: одни источники утверждают, что за предоставление недостоверных данных в налоговую предусмотрены штрафы для работодателя, другие — что работник не обязан предоставлять новые паспортные данные после заключения трудового договора. Предыдущий бухгалтер никогда не обновлял данные в 1С, но теперь программа показывает, что у восьми сотрудников сведения устарели.
Как правильно поступить в данной ситуации? Какие документы оформлять при изменении паспортных данных, если это необходимо? Заранее спасибо за ответ.
Доброе утро! Начнем с того, что работник действительно не обязан уведомлять работодателя об изменении паспортных данных, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами организации. Однако, в ряде случаев обновление данных в кадровых и бухгалтерских системах необходимо для корректного оформления документов.
В рамках налогового законодательства сведения о сотрудниках, включая паспортные данные, передаются в ФНС в составе форм 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Несмотря на то, что налоговая инспекция обычно идентифицирует физическое лицо по ИНН или СНИЛС, наличие устаревших паспортных данных в отчётности может привести к отказу в обработке сведений или запросам со стороны ФНС.
Правильный порядок действий в данной ситуации:
Что касается штрафов, законодательство прямо не предусматривает санкций за подачу налоговой отчётности с устаревшими паспортными данными. Однако, если из-за этого возникнут проблемы с обработкой информации в ФНС (например, с возвратом НДФЛ работнику), налоговая может затребовать корректные сведения.
Таким образом, работодатель не несёт прямой ответственности за устаревшие паспортные данные, но во избежание возможных сложностей рекомендуется своевременно вносить изменения в кадровый учёт и отчётность.
В рамках налогового законодательства сведения о сотрудниках, включая паспортные данные, передаются в ФНС в составе форм 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Несмотря на то, что налоговая инспекция обычно идентифицирует физическое лицо по ИНН или СНИЛС, наличие устаревших паспортных данных в отчётности может привести к отказу в обработке сведений или запросам со стороны ФНС.
Правильный порядок действий в данной ситуации:
- Запросить у сотрудников актуальные паспортные данные. Лучше оформить это в виде уведомления с просьбой предоставить копию нового паспорта. Сотрудник обязан предоставить достоверную информацию о себе, поскольку паспорт является основным документом, удостоверяющим личность.
- Оформить изменение паспортных данных в кадровых документах. Можно издать приказ о внесении изменений в личные данные сотрудника, либо сделать отметку в личной карточке работника (форма Т-2).
- Внести изменения в 1С. В разделе «Кадры» или «Сотрудники» необходимо обновить паспортные данные, чтобы они корректно отражались в налоговой отчётности и других документах.
- Проверить корректность формирования 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Если отчётность уже отправлена с устаревшими данными, но налоговая не направляла требований об уточнении, необходимости срочного исправления нет. Однако при обнаружении ошибок в отчётах за прошлые периоды можно подать уточнённые сведения.
Что касается штрафов, законодательство прямо не предусматривает санкций за подачу налоговой отчётности с устаревшими паспортными данными. Однако, если из-за этого возникнут проблемы с обработкой информации в ФНС (например, с возвратом НДФЛ работнику), налоговая может затребовать корректные сведения.
Таким образом, работодатель не несёт прямой ответственности за устаревшие паспортные данные, но во избежание возможных сложностей рекомендуется своевременно вносить изменения в кадровый учёт и отчётность.
Консультации по теме
- Что такое MBA и нужна ли программа, если планируешь работать только на себя
Здравствуйте. Достаточно давно веду собственное дело. И...
- Нужен ли ИП бухгалтер
Всем привет!) Я планирую начать работу ИП... Вот только один...
- Как оформить авторские права на программу для предпринимателя?
Здравствуйте, мне нужна помощь советом =) Ситуация такая....
- НДФЛ и НДС
ИП зарегистрирован в начале сентября. Вид деятельности-...
- Декларация 3 НДФЛ
Мною была подана декларация 3 НДФЛ 02.05.2017 г. в налоговую по...
Статьи и документы по теме
- Расчет подоходного налога. Примеры
- Возврат подоходного налога за лечение
- Облагается ли НДФЛ оплата больничного листа
- Особенности налогообложения премий работников
- Облагается ли НДФЛ выплата материальной помощи