Порядок предоставления справки о работе по запросу бывшего сотрудника, направленному по электронной почте Консультация #19652
Гость_21518Новичок
9 апреля 2025 в 13:32
Здравствуйте. Разъясните, пожалуйста, порядок оформления справки бывшему сотруднику для получения информации о его работе в организации. Запрос от бывшего сотрудника поступил по электронной почте (в виде копии), и он также просит направить ответ на электронную почту. Обязательно ли направлять оригинал запроса в письменной форме? Если сотрудник проживает в другом городе, должен ли он направить письменный запрос по почте? Нужно ли дополнительно брать с бывшего сотрудника согласие на обработку его персональных данных? Спасибо.
Здравствуйте. Запрос бывшего сотрудника на предоставление информации о его трудовой деятельности в организации может быть направлен как в письменной форме, так и в электронной, при условии, что его подлинность может быть подтверждена. Однако, с точки зрения юридической значимости и соблюдения требований трудового законодательства, а также закона № 152-ФЗ «О персональных данных», предпочтительно получать такие запросы в письменной форме с собственноручной подписью заявителя либо в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью. Если запрос поступил по электронной почте и не содержит такой подписи, он не считается официальным документом, обязывающим организацию к ответу, и работодатель вправе запросить подтверждение личности и волеизъявления отправителя.
В случае если сотрудник проживает в другом городе, он может направить письменный запрос по почте — заказным письмом с уведомлением. Это позволит подтвердить факт получения организацией обращения и защитит интересы обеих сторон в случае возникновения спора. Кроме того, направление оригинала запроса обеспечивает соблюдение требований к форме и содержанию обращения, особенно если речь идет о справках, имеющих юридическую силу (например, для предъявления в суд, ПФР и т.п.).
Что касается согласия на обработку персональных данных, то в случае, если информация запрашивается самим субъектом персональных данных (бывшим сотрудником), дополнительное согласие не требуется, поскольку в соответствии со статьей 6 закона № 152-ФЗ обработка персональных данных допускается без отдельного согласия, если она осуществляется по инициативе самого субъекта или для исполнения договора, стороной которого он является либо был. Однако в целях защиты интересов работодателя и исключения недоразумений, желательно, чтобы в заявлении сотрудник прямо указывал, что просит предоставить информацию в отношении самого себя и просит направить ее по конкретному адресу электронной почты.
В ситуации, когда работодатель все же решит предоставить справку в ответ на электронный запрос, желательно удостовериться, что адрес электронной почты действительно принадлежит заявителю, например, путем дополнительного запроса или сопоставления с адресами, использовавшимися ранее при переписке. Саму справку при этом можно направить в сканированном виде, с подписью и печатью организации, указав, что оригинал может быть получен лично либо направлен по почте по заявлению бывшего работника.
В случае если сотрудник проживает в другом городе, он может направить письменный запрос по почте — заказным письмом с уведомлением. Это позволит подтвердить факт получения организацией обращения и защитит интересы обеих сторон в случае возникновения спора. Кроме того, направление оригинала запроса обеспечивает соблюдение требований к форме и содержанию обращения, особенно если речь идет о справках, имеющих юридическую силу (например, для предъявления в суд, ПФР и т.п.).
Что касается согласия на обработку персональных данных, то в случае, если информация запрашивается самим субъектом персональных данных (бывшим сотрудником), дополнительное согласие не требуется, поскольку в соответствии со статьей 6 закона № 152-ФЗ обработка персональных данных допускается без отдельного согласия, если она осуществляется по инициативе самого субъекта или для исполнения договора, стороной которого он является либо был. Однако в целях защиты интересов работодателя и исключения недоразумений, желательно, чтобы в заявлении сотрудник прямо указывал, что просит предоставить информацию в отношении самого себя и просит направить ее по конкретному адресу электронной почты.
В ситуации, когда работодатель все же решит предоставить справку в ответ на электронный запрос, желательно удостовериться, что адрес электронной почты действительно принадлежит заявителю, например, путем дополнительного запроса или сопоставления с адресами, использовавшимися ранее при переписке. Саму справку при этом можно направить в сканированном виде, с подписью и печатью организации, указав, что оригинал может быть получен лично либо направлен по почте по заявлению бывшего работника.
Консультации по теме
- Как оформить наемного сотрудника на работу к ИП
Всем привет! Я оформлен как ИП. У меня небольшое ателье....
- Как ИП уволить сотрудника при закрытии бизнеса
Здравствуйте. Я решил закрыть свой магазин. На решение повлияло...
- Как уволить плохо работающего сотрудника
Добрый вечер.Я являюсь ИП. У меня есть небольшая точка по...
- Декретный отпуск для сотрудника ИП
Здравствуйте. Никогда не сталкивался с такой проблемой,...
- Как ИП оплатить больничный лист сотруднику
Здравствуйте. Я недавно открыл ИП, есть наемный сотрудник,...
Статьи и документы по теме
- Особенности охраны труда в сельском хозяйстве
- Оплата питания сотрудников
- Как правильно уволить сотрудника
- Среднесписочная численность работников. Пример вычисления ССЧ
- Испытательный срок при приеме на работу. Оформление