Можно ли хранить в личном деле работника копии почетных грамот и других наград? Консультация #20320
Гость_22481Новичок
22 августа 2025 в 14:32
Можно ли хранить в личном деле работника копии почетных грамот и других наград?
В соответствии с требованиями к личным делам сотрудников, допустимо хранить документы, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью. Это могут быть приказы о поощрениях, документы о повышении квалификации, характеристика и иные служебные бумаги. Такие награды, прежде всего, подтверждаются соответствующими приказами, которые законно и уместно включить в личное дело. При этом это не должна быть полиграфическая копия грамоты — а скорее служебное подтверждение в виде приказа, оформленного надлежащим образом.
Вместе с тем, копии личных документов, содержащих персональные данные — такие как паспорт, свидетельства о браке, рождении и т. д. — в личное дело включать нельзя, поскольку это нарушает принцип минимизации персональных данных, установленный законом и контролируемый Роскомнадзором.
Касательно копий аналогичного рода — удостоверений, наград, грамот — нужно применить аналогичный принцип: если документ (например, грамота) не является обязательным для оформления или подтверждающим трудовую деятельность, его хранение может быть признано избыточным. Однако сам факт награждения обычно оформляется через приказ, и именно он является значимым.
Также важно учитывать требования о персональных данных: если вы всё-таки планируете хранить копию (например, фотокопию грамоты), лучше получить письменное согласие работника и чётко определить цели, а после их достижения – уничтожить документ. Но даже в таком случае наличие копии в деле — нежелательно без веской причины.
Вместе с тем, копии личных документов, содержащих персональные данные — такие как паспорт, свидетельства о браке, рождении и т. д. — в личное дело включать нельзя, поскольку это нарушает принцип минимизации персональных данных, установленный законом и контролируемый Роскомнадзором.
Касательно копий аналогичного рода — удостоверений, наград, грамот — нужно применить аналогичный принцип: если документ (например, грамота) не является обязательным для оформления или подтверждающим трудовую деятельность, его хранение может быть признано избыточным. Однако сам факт награждения обычно оформляется через приказ, и именно он является значимым.
Также важно учитывать требования о персональных данных: если вы всё-таки планируете хранить копию (например, фотокопию грамоты), лучше получить письменное согласие работника и чётко определить цели, а после их достижения – уничтожить документ. Но даже в таком случае наличие копии в деле — нежелательно без веской причины.
Консультации по теме
- Как оформить наемного сотрудника на работу к ИП
Всем привет! Я оформлен как ИП. У меня небольшое ателье....
- Как ИП уволить сотрудника при закрытии бизнеса
Здравствуйте. Я решил закрыть свой магазин. На решение повлияло...
- Как уволить плохо работающего сотрудника
Добрый вечер.Я являюсь ИП. У меня есть небольшая точка по...
- Декретный отпуск для сотрудника ИП
Здравствуйте. Никогда не сталкивался с такой проблемой,...
- Как ИП оплатить больничный лист сотруднику
Здравствуйте. Я недавно открыл ИП, есть наемный сотрудник,...
Статьи и документы по теме
- Особенности охраны труда в сельском хозяйстве
- Оплата питания сотрудников
- Как правильно уволить сотрудника
- Среднесписочная численность работников. Пример вычисления ССЧ
- Испытательный срок при приеме на работу. Оформление