Обязательно ли подписывать акт выполненных работ? Консультация #1472

AbsurdeGАктивный

26 июля 2019 в 09:32

Наша компания разрабатывает и поставляет ПО для компьютеров. Договор с заказчиком всегда стандартный – прописано, что он принимает работы, оплачивает и подписывает акт или, при несогласии с результатом, направляет претензию. Но многие заказчики находятся очень далеко, и нам неудобно каждый раз направлять им на подпись оригиналы актов и ждать, пока они их вернут. Можно ли к договорам составить допсоглашение с текстом вроде: «в оригиналах нет необходимости, направляем копию акта в электронном виде, претензии принимаются в течение 5 дней, а если претензий и акта нет, то работы можно считать выполненными»? Или заказчику отослать копию акта без печатей и подписей, чтобы сам распечатал, подписал и прислал. Но шансов на это немного. Тогда как можно поступить, чтобы акт считался подписанным? Можно ли использовать фото, присланное заказчиком с подписанного документа?

КотМалышСторожила

26 июля 2019 в 11:45

В законе нет норм, которые обязывают исполнителя делать акт на выполненные работы. Это формальность, входящая в деловой оборот, чтобы контрагентам было удобнее оформлять отношения. Поэтому в договорах чаще всего идет стандартная формулировка. На самом деле вы можете использовать все, что вам удобно, для подтверждения надлежащего выполнения приема-сдачи услуг (или работ). Исключительный момент, когда закон требует обязательного оформления акта на выполненные работы – это договор строительного подряда (ст. 753 ГК РФ). Но, судя по всему, это не ваш род деятельности.

Прописать определенную формулировку, более удобную для ваших отношений с контрагентами, конечно, можно. Например, «документы и сообщения считать доставленными надлежащим образом, в том числе посредством электронной почты, по указанным в настоящем договоре реквизитам». Но предупреждаю, что не все контрагенты могут согласиться на такое. По поводу распечатывания и визирования заказчиком копий акта – тоже возможно, но рекомендую пользоваться сканами. Но учитывайте, что эти схемы пока применяются не так уж часто. Соответственно, не исключены некоторые проблемы, если возникнет спор. Многие судьи «старой закалки» в таких спорах к электронной переписке относятся скептически. Поэтому ничего лучше «старого доброго» варианта работы, который вы пока что применяете, пока не изобретено.

AbsurdeG (автор вопроса)Активный

26 июля 2019 в 12:17

Спасибо за развернутый ответ! Может ли тогда допсоглашение включать следующие пункты:

Акт о выполнении услуг, подписанный исполнителем в одностороннем порядке, в срок 5 рабочих дней получения его заказчиком должен быть подписан последним и отправлен обратно (либо направляется мотивированный отказ от подписания). Данный документ является подтверждением факта оказания услуг, а сами они – принятыми заказчиком и подлежащими оплате в порядке, установленном договором.
Договорные обязательства сторон, не упомянутые в допсоглашении, считаются неизменными.
Вступление в силу допсоглашения происходит с момента ...
Срок действия допсоглашения равен сроку действия договора

Далее – о том, что допсоглашение считается неотъемлемой частью договора, количестве экземплярах и их одинаковой юридической силе. Так можно будет работать?

КотМалышСторожила

26 июля 2019 в 13:59

Да, только после первого пункта советую добавить, что доставка юридически значимых сообщений посредством электронной почты, указанной в договоре, также считается надлежащей. Для оформления взаимоотношений с контрагентом этого будет вполне достаточно, но в случае судебного рассмотрения, с доказыванием могут быть проблемы. Так как нотариально заверять скриншот окажется дороже, чем просто представить суду подписанный акт.

РомаРомаРоманПродвинутый

26 июля 2019 в 15:23

Вы можете оформить так, как предложили. Во всяком случае, в электронном формате результаты работ, согласно Приказу ФНС РФ № ММВ-7-10/552 от 30 ноября 2015 г., тоже могут предоставляться. Только нужно тщательно прописать все мелочи, в том числе реквизиты адресата, и проконтролировать, чтобы они полностью совпадали с указанными в договоре. И обязательно упомянуть, в какой момент акт будет считаться полученным контрагентом и чем это может быть подтверждено.

А вот если вы скинете заказчику копию акта в электронном виде без вашей подписи и печати, то это не подтверждает фактического выполнения работ. Потому что ваша подпись отсутствует. Поэтому (см. выше) – в договоре должны содержаться полные реквизиты заказчика, по которым вы будете направлять этот документ, и какие условия необходимы, чтобы он считался подписанным. Фото не подойдет, так как налоговой фотография акта выполненных работ может не понравиться. Рискну предположить, что только ухудшите ситуацию.

Света МихалнаСторожила

26 июля 2019 в 17:02

Руководствуясь принципом свободы договора (ст. 421 ГК РФ), вы с заказчиком можете договорным путем установить, как будут приниматься выполненные работы. Поэтому указание на то, что акт приемки в электронной форме может направляться заказчику на электронный адрес, может содержаться соглашении. Как и упоминание о непредставлении возражений заказчиком в сроки, отведенные для этого.

Но если между сторонами возникнет спор, то доказать факты отправки этих актов не всегда легко. Нужно будет составлять протокол осмотра доказательств, взятых из Интернета и заверять их нотариусом. Из этого следует, что заказчику лучше направлять акты в бумажном виде заказным письмом с уведомлением о вручении. Копии должны оставаться у вас, а в договоре должно содержаться условие о том, что претензии принимаются только в отведенный срок, по прошествии которого (при их отсутствии), услуги по данному акту будут считаться принятыми, даже если заказчик не вышлет его обратно исполнителю.

ne_pensionerСторожила

26 июля 2019 в 18:56

Согласно ст. 780 ГК РФ, обязательных указаний на составление актов приема-передачи для подтверждения выполнения договора на возмездное оказание услуг нет. Так, акт на выполнение работ можно заменить упоминанием в договоре того, что факт оказания услуг может быть подтвержден отчетом о проведенной работе, который направляется заказчику исполнителем по почте или на электронный адрес, указанный в договоре.

AbsurdeG (автор вопроса)Активный

26 июля 2019 в 21:32

Смысл в том, чтобы избежать бумажной волокиты с отсылкой бумаг туда-сюда. Ведь для этого приходится задействовать транспортные компании, у них сроки и т.д. Заказчики в большинстве своем не возражают против подписания подобного соглашения, потому что им тоже не особо выгодно так часто взаимодействовать с курьерами. Но нам хотелось бы быть уверенными, потому что даже если работаешь с клиентом несколько месяцев, это не означает, что застрахован от возникновения проблем. То есть надо, чтобы сократить возню с бумагами и исключить ситуации, когда через полгода клиент «опомнится» и захочет аннулировать все работы, сделанные за это время.

РомаРомаРоманПродвинутый

27 июля 2019 в 11:29

Мне кажется, что необязательно так усложнять все – курьеры, транспортные…Достаточно воспользоваться обычной почтой, только обязательно делайте опись вложения и отправление должно быть с уведомлением о вручении. Вам не понадобится проводить сложные манипуляции по выводу и осмотру документов из электронных отправлений, а также расходов на нотариальное заверение – для суда опись вложения и уведомление о вручении – достаточные доказательства фактической отправки актов. Безусловно, электронный оборот документов очень удобен, но до поры, до времени, пока между сторонами не возник спор. В среднем, по России привлечение нотариуса, чтобы заверить доказательства, извлеченные из Сети, обойдется в 20 тыс. рублей. Тогда как на отправку письма вы потратите примерно 50 рублей.

Консультант Юрий СубботинСторожила

27 июля 2019 в 13:44

Договоры у вас получаются смешанными, так как в них есть и элементы договора на авторский заказ (ведь результатом будет созданное программное обеспечение), на подряд и оказание услуг. Для передачи объекта авторского права закон не закрепляет обязательного составления акта передачи, но что касается передачи результата работы, то такой документ должен составляться обязательно. В частности п.2 ст. 720 ГК РФ, предоставляет заказчику право при обнаружении недостатков в работе при приеме ее результата, ссылаться на них, если эти недостатки или возможность предъявления впоследствии требований об их устранении оговорены в акте или другом документе, подтверждающем приемку. Кроме того, если подтверждением исполнения является материальный результат, то на такие договоры возмездного оказания услуг распространяются правила, подразумевающие фиксацию факта передачи результата.

Консультации по теме

Как оформить наемного сотрудника на работу к ИП
Всем привет! Я оформлен как ИП. У меня небольшое ателье....
Что такое MBA и нужна ли программа, если планируешь работать только на себя
Здравствуйте. Достаточно давно веду собственное дело. И...
Обязан ли предприниматель предоставлять дополнительные дни отдыха по уходу за ребенком на инвалидности
Здравствуйте! У меня работает сотрудник, у которого сын...
Должен ли работодатель учитывать мнение сотрудников при планировании отпусков
Доброго дня! Мне нужна консультация. Планирую для своих...
Список уважительных причин для прогула работы
Всем привет. Нанимаю своего первого работника и на собеседовании...

Статьи и документы по теме