Что такое авизо в бухгалтерии

Авизо – это термин итальянского происхождения. Он весьма часто встречается при обсуждении финансовых тем. Значение его меняется в зависимости от контекста. Понятие это используется в коммерческой, банковской и бухгалтерской средах.

Несмотря на то что четкого закрепления обязательных реквизитов авизо законодательство не предусматривает, тем не менее в некоторых случаях суды в своих постановлениях указывают, что авизо — документ сводной формы, содержащий сведений о конкретных погашаемых поставках, а также о размере и основаниях зачета в случае его осуществления, в котором содержатся ссылки на конкретные оплачиваемые товарные накладные, а также на размер и основания зачета, если такой проводился
Посмотреть мнение судей

Что обозначает авизо

Авизо представляет собой официальное извещение, составленное в письменной форме. Оно используется для уведомления о совершении каких-либо платежей, об отправке груза. Извещение направляется от одного лица другому.

К примеру, банк может отправить своему клиенту уведомление о выполнении поручения. Это может быть перевод денег на указанный счет. В документе также прописывается сумма, которая осталась на счете.

В некоторых случаях суды, употребляя термин «авизо», отождествляют его с заявлениями о зачете встречных однородных требований, в которых также указаны реквизиты товарных накладных, по которым производились поставка товара, оплата товара с указанием сумм скидок, штрафных санкций и тому подобное.
Посмотреть мнение суда

В рамках бухгалтерского учета авизо представляет собой уведомление о различных отклонениях или изменениях статуса финансовых потоков, имущества, различных активов. В бумаге может содержаться информация об изменениях в нормативных актах касательно оформления бухгалтерских документов. Через авизо также могут сообщаться эти сведения:

• Внесение дебетовых и кредитовых записей.
• Остаток денег на счетах.
• Открытие аккредитива.

Также в уведомлении может содержаться другая информация.

Разновидности

Авизо отличаются друг от друга в зависимости от того, от кого и кому они направляются:

• Между разными контрагентами. Покупка-продажа предполагает направление оповещения продавцу. В документе указываются эти сведения: объем продукции, списываемой со склада, установленная стоимость сделки, поступление сумм. Также требуется отправить оповещение покупателю. В бумаге прописывается эта информация: списание денег с личного счета контрагента. Если в транзакциях принимает участие несколько контрагентов, можно составить прямое авизо. В нем прописывается запрос о направлении обратного авизо. Последнее представляет собой ответное извещение. Заполняется оно компанией-контрагентом. Делать это нужно в заданные сроки. Ответное авизо является подтверждением завершения деловой операции и отсутствия претензий контрагентов друг к другу.
• Между структурными отделами одной фирмы. Подобное авизо представляет собой форму бухгалтерской справки. Функция этого документа – передача сведений между отделами.

• Прямые. Предполагают отправку без предварительного получения оповещения. В документе могут указываться различные запросы, разная информация.
• Обратные. Такие уведомления отправляются тогда, когда компания получила оповещение. Авизо в рассматриваемом случае является ответом на полученный ранее запрос. Бумага обозначает, что фирма получила уведомление. Направление обратного авизо необязательно обозначает согласие с запросом изначального отправителя. С помощью этого документа можно попросить пересмотреть условия соглашения или же дополнить его. После того как компании обменялись авизо, договорились обо всех условиях, вносятся изменения в бухгалтерские документы.

Авизо подразделяются на эти виды:

• Электронные (заверяются электронной подписью).
• Почтовые.

Чем больше развиваются технологии, тем чаще используются электронные авизо. Однако нужно помнить, что они не будут действительными без цифровой подписи.

К СВЕДЕНИЮ! Авизо достаточно часто используется в рамках коммуникации между структурными подразделениями. К примеру, документ актуален при распределении трат по хозяйствам с различными отраслями, при поступлении средств на расчетный счет для распределения зарплат.

Кредитовое и дебетовое авизо

Кредитовое авизо используется при коммуникации между контрагентами. Оно устанавливает наличие долга перед контрагентом. Оформляется покупателем. Продавец, в свою очередь, составляет счет-фактуру. По сути, кредитовое уведомление обозначает поручение на зачисление средств.

Дебетовое авизо нужно для уведомления контрагента о том, что у покупателя есть обязательства перед контрагентом. Составляется продавцом. Является свидетельством наличия права на требование об исполнении обязательств. Также документ может считаться поручением о списании средств по заключению сделки. Дебетовое авизо подразделяется на эти типы:

• Уведомление о том, что расчетная операция исполнена.
• Сообщение о том, что у получателя имеется задолженность.

К СВЕДЕНИЮ! Авизо используется в российских фирмах достаточно редко. Заменой этому документу служат счет-фактуры. Однако бухгалтеру нужно иметь в виду, что авизо обязательно применяются в рамках международных сделок.

Оформление авизо

Унифицированная форма авизо отсутствует. Поэтому фирма может установить свою форму документа, которая будет удобна в рамках деловой переписки. Однако в бумаге обязательно должны содержаться эти данные:

• Номер уведомления.
• Дата совершения операции.
• Суть проведенной операции.
• Основания, по которым она проведена.
• Сумма и номер счета.
• Сумма транзакции или доход от продажи.
• Информация об отправителе и получателе (в том числе, реквизиты).
• Исходящий номер.

Метод передачи авизо регламентируется корреспондентскими и межбанковскими договорами. Авизо содержит в себе все реквизиты официальных документов. Если эта бумага направляется в банк или в государственную структуру, нужно заверить ее печатью.

К авизо могут прилагаться эти документы:

• Платежные поручения.
• Мемориальные ордеры.
• Прочее.

Все это – сопроводительная документация, которая нужна для подтверждения информации, изложенной в авизо. Также сам рассматриваемый документ может являться подтверждением. К примеру, он может прилагаться к платежным поручениям. На базе документа могут создаваться дебетовые и кредитовые авизо.

ВАЖНО! Установленную компанией форму авизо нужно закрепить с помощью внутренних актов.

Формирование авизо через бухгалтерские программы зависит от наименования этой программы, а также от релиза конфигурации.

ВНИМАНИЕ! Авизо является заменяемым документом. Его аналогами являются платежные поручения, расчетные бумаги.

Авизо по ОС

Исходящее авизо ОС нужно для фиксации передачи средств в отдел. Последний выбирается в графе «Получатель» из справочника фирмы. Операция фиксируется на субсчете счета 79. ОС вводится с помощью клавиши «Добавить». После заполнения документа создаются проводки по амортизации и начальной стоимости. Нужно также создать записи в регистрах по учету средств.

Входящее оповещение по ОС нужно для фиксации поступления средств из отдела. Отдел, из которого прислали ОС, подбирается в графе «Отправитель». Для расчета используется субсчет счета 79.

Авизо по расчетам

Исходящее авизо по расчетам нужно для направления дебиторских и кредиторских долгов между главным и обособленным отделами. В одном оповещении можно заявить об обеих разновидностях долгов по разным договорам. В таблице прописывается эта информация:

• Вид долга.
• Информация о контрагенте.
• Бумаги, подтверждающие расчеты.
• Счет учета долгов.
• Сумма операции.

Если передается долг в валюте, нужно сделать пометку «Авизо по расчетам в валюте».