Служебная записка. Образец написания

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом, позволяя оперативно решать любые вопросы, например, хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может выступать каждый сотрудник организации, включая руководителя, начальника подразделения или же рядового работника. Однако надо учитывать, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки .docСкачать образец заполнения служебной записки .doc

Для чего нужна служебная записка

Что касается видов служебных записок, то они разделяются в зависимости от типа проблемы. Например, документ может носить такой характер:

• аналитический, когда сотрудник анализирует текущую обстановку, уведомляя о результатах;
• докладная, когда работник уведомляет, например, о результатах предыдущего мероприятия;
• пояснительный, когда сотрудник кратко или подробно излагает ситуацию, происходящую внутри организации;
• объяснительный, когда сотрудник описывает причины происшедшего;
• материальный, когда работник запрашивает средства на решение проблемы.

Таким образом, служебная записка нужна для подтверждения того, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение. Вместе с тем, этот же сотрудник перекладывает ответственность за решение вопроса на уполномоченных специалистов. И если возникнут спорные ситуации, то документ поможет быстро урегулировать спор.

Служебная записка может содержать не только описание проблемы, но и список мероприятий, которые могут помочь в урегулировании вопроса.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием расходов, произведенные на нужды предприятия, например, при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после написания необходимо хранить также долго, как любые другие первичные документы.

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.

Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Однако порядок заполнения документа все-таки законодательно регулируется в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В частности, власти рекомендуют обратить внимание на три раздела: общие требования к формированию документов, реквизиты и их оформление в подобных документах.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения:

• наименование предприятия;
• дата ее составления;
• о сотруднике, который пишет записку;
• о должностном лице, которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который так свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
2. По центру следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку. Однако это необязательно.
3. После этого следует коротко озаглавить документ, т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен.
4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно с указанием причастных должностных лиц. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Общие понятия и требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

• точные цифры, к примеру, размер зарплаты, премии;
• даты, к примеру, дата отправки сотрудника в командировку;
• перечень оснований для мер, указанных в служебной записке;
• перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя;
• данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.