Отвечаем на вопросы бесплатно
Консультант онлайн
Задать вопрос

Письмо-просьба

175762

Письмо-просьба – один из распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

Скачать документна сайте Ассистентус
  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-просьбы .docСкачать образец заполнения письма-просьбы .doc

Правила составления письма-просьбы

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но несмотря на это, оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Отметим, оно может быть адресовано как группе лиц, например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д., так и конкретному адресату.

Данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

  • сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
  • причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
  • ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
  • цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента, к примеру, «зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Отметим, такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма обычно секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то в начале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Образец письма-просьбы

Как отправить письмо

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить, письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

После отправления письма

Данное послание необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Итак, письмо-просьба представляет собой письмо, где содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

Скачать пример письма-просьбы о выделении денежных средств .rtf

От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.

Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

С уважением, Петрова А. А.

Пояснение:

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

  • Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
  • Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
  • Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-просьба о поставке товара

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Скачать пример письма-просьбы о поставке товара .rtf

Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

Наши контакты: (уточнить).

С уважением, Борис Борисович.

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Скачать пример письма-просьбы о предоставлении скидки .rtf

Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.

С уважением, Борис Петров.

Пояснение:

В письме есть следующие важные пункты:

  • Объяснение необходимости скидки.
  • Указание точного размера скидки, сроков.
  • Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Скачать пример письма-просьбы о снижении арендной платы .rtf

Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.

Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

С уважением, Иван Иванович.

Пояснение:

В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Скачать пример письма-просьбы об оплате задолженности .rtf

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

С уважением, Петр Петрович.

Пояснение:

В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

  • Точная сумма долга.
  • Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
  • Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Скачать пример письма-просьбы об отсрочке платежа поставщику .rtf

Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.

Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

  • 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
  • 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.

Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

С уважением, Иван Иванович.

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Скачать пример письма-просьбы оплатить за другую организацию .rtf

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

С уважением, Петр Петрович.

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Скачать пример письма-просьбы о содействии в решении вопроса .rtf

Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»

Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

С уважением, Иван Иванович.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Поделиться:
Скопировать ссылку
Распечатать
Комментарии (30)
Комментарии (30)
  • Ангелина
    06.11.2023 в 12:27

    помогите написать письмо в администрацию- нам выделили парковочные места- дом- а администрация сказала, что это ее земля и наши места уже не наши. и просят убрать барьер.

    1. Редактор
      06.11.2023 в 19:51

      Кто выделил места? Есть документальное подтверждение выделения мест?

  • Дмитрий
    24.01.2023 в 10:03

    Помогите написать письмо в администрацию города о содействии в решении вопроса о выселении из муниципальной квартиры за огромные долги.

    1. Редактор
      24.01.2023 в 10:25

      Письмо пишете в свободной форме. Излагаете ситуацию подробно. Пишете, что вы просите.

  • Ник
    15.12.2022 в 11:19

    Добрый день! Помогите пожалуйста написать письмо о содействии в решении вапроса с ОАО РЖД о предоставлении акта ГУ-23 собственнику в/ц. Заранее спасибо

    1. Редактор
      15.12.2022 в 11:23

      Пишете самостоятельно. Для помощи можете использовать представленные здесь образцы.

  • Семен
    20.05.2022 в 09:59

    Добрый день! Помогите пожалуйста написать обращение в департамент на замену ограждения вокруг больницы!

  • Марина
    09.02.2021 в 05:23

    Здравствуйте! Помогите пожалуйста, как правильно написать письмо генеральному директору от коллектива о том, что служебная записка на повышение зарплаты им была подписана а руководитель отдела не подписывает.

    1. Редактор
      09.02.2021 в 08:13

      Письмо пишете в произвольной форме. В нем подробно расписываете ситуацию — такого-то числа подана такая-то записка, вами подписана и передана для исполнения. Далее ситуация не сдвинулась с места, поскольку руководитель отдела не выполняет принятого вами решения. И далее — просим решить вопрос.

  • Анвар
    23.04.2020 в 20:59

    Здравствуйте убидительная просьба помогите правильно написать рапорт о выделения дополнительных лимитов на повышающий разряд для предприятий УГМК

  • Ольга
    18.11.2019 в 15:42

    Здравствуйте. Помогите правильно написать письмо губернатору московской области с просьбой улучшить жилищные условия, у меня сын с инвалидностью. Спасибо

  • эльза
    03.08.2019 в 11:40

    Прошу вас грамотно помочь написать письмо о прошении освещения улиц

  • Татьяна
    31.07.2019 в 16:58

    Помогите составить письмо в ООН о предоставлении моему жениху (он гражданин Великобритании, но служит врачом по линии ООН в Ираке) отпуска для встречи со мной

  • Ольга
    08.07.2019 в 17:26

    Помогите пожалуйста составить грамотную просьбу к выхлопной комиссии о реставрации жилого 2х подъемного дома. Дом рушится, а живут в нем практически одни пенсионеры.

    1. Редактор
      08.07.2019 в 17:59

      К какой-какой комиссии??

  • Патимат
    07.05.2019 в 00:25

    Здравствуйте. Помогите правильно написать письмо мэру города с просьбой улучшить жилищные условия, у меня дочка инвалид-колясочник. Спасибо

  • Любовь
    09.12.2018 в 19:11

    Помогите, пожалуйста, как грамотно написать письмо губернатору о материальной помощи?

    1. Редактор
      09.12.2018 в 22:48

      Это будет сделать крайне затруднительно кому-то стороннему.
      Вы должны понимать, что в таком письме-просьбе должна быть описана ситуация, которая вынуждает вас просить мат. помощь, и только вы в курсе этой ситуации и можете её последовательно изложить. Лучший вариант — это написать самой такое письмо, а мы вам поможем его откорректировать.

  • Катя
    03.10.2018 в 12:33

    Здравствуйте, помогите составить грамотное письмо в Комитет образования Невского р-на СПб (или может еще куда то можно обратится), от лица родителей воспитанников детского сада на финансирования ремонта нашей группы, не ремонтировался более 10 лет, потолок протек в нескольких местах, не исключено что там плесень,и замену шкафчиков в раздевалке, они еще со времен советского союза. Спасибо, жду ответа.

  • Юлия
    24.09.2018 в 07:46

    Здравствуйте помогите пожалуйста грамотно написать просьбу главе района об оказании материальной помощи ребенку для поездки на соревнования по шахматам, являемся двух кратным призером по республике.

  • Игорь
    21.09.2018 в 12:27

    Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как грамотно сформулировать просьбу к начальнику о предоставлении мне рекомендательного письма для оформления на новую работу в другую организацию. Спасибо

  • Anait
    18.08.2018 в 12:29

    Здравствуйте, меня зовут Анаит, мне 19 лет, живу в России в городе Майкоп. У меня сестра инвалид, она не может ходить, ей нужна операция, но мы не в силах сделать операцию, так как папы у меня нет, одна мама работает, и то не успеваем. Скажите пожалуйста, что нам делать, куда обратиться? От отца нет никакой поддержки, вся надежда на вас! Сестре нужна только одна операция, и она будет ходить, и все наши проблемы решатся, пожалуйста, помогите, ответьте мне, буду ждать!

    1. Редактор
      18.08.2018 в 22:40

      Здравствуйте. Вам необходимо обратиться в благотворительные фонды, их множество, достаточно вбить соответствующий запрос в любом поисковике. Там потребуют подтверждающие проблему документы и окажут помощь. Скорее всего, это будет наиболее плодотворным вариантом решения вашей ситуации.

    2. искра
      04.02.2019 в 00:12

      Доброго времени суток! Возможно обращение к Уполномоченному по защите прав детей в РФ, к Анне Кузнецовой, либо в Майкопе тоже есть Уполномоченный по защите прав детей.

  • Алексей
    31.07.2018 в 15:29

    Помогите пожалуйста грамотно составить письмо от ИП компании, о том, чтобы они присылали все документы на почтовый адрес, а так же дублировали их на электронную почту.
    Письмо будет направлено в гос учреждение, потому хотелось бы составить его максимально грамотно.

    1. Редактор
      31.07.2018 в 17:58

      Алексей, попросите на форуме.
      В комментарий вряд ли кто вам напишет письмо-просьбу.

  • Александра
    08.05.2018 в 15:36

    Подскажите, как грамотно написать письмо директору физкультурного комплекса! Мы хотим арендовать лед на все лето для проведения спортивных сборов «хоккей с шайбой»!

  • Эдуард
    08.03.2018 в 16:52

    Помогите пожалуйста написать письмо директору завода о продаже напитков на территории завода

    1. Редактор
      09.03.2018 в 08:47

      Эдуард. а в чём затруднения возникли?
      Пользуйтесь шаблонами писем-просьб, которые опубликованы выше.
      Справа-сверху — шапка. Далее:
      Уважаемый Иван Иваныч! Прошу рассмотреть моё предложение о продаже напитков на территории вашего предприятия. Преимущества следующие: раз, два, три.
      ….

      Форма же свободная, дерзайте!

  • Аноним
    21.11.2017 в 09:03

    Помогите пожалуйста грамотно написать письмо чиновнику о восстановлении на работе

Ваш вопрос – наш ответ
Задать вопрос
Задать вопрос
Консультант онлайн (Мария Власова)
Здравствуйте! Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно.

Суть вопроса

Подробное описание вопроса

Отправить сообщение об ошибке