Отвечаем на вопросы бесплатно
Консультант онлайн
Задать вопрос

Письмо о смене реквизитов

74213

Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.

Кому писать о смене реквизитов

Данное послание используется для информирования партнеров, клиентов, заказчиков, кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.

На сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, так как эта функция перешла к банкам.

Скачать документна сайте Ассистентус
  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о смене реквизитов .docСкачать образец заполнения письма о смене реквизитов .doc

Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер. Это необходимо, потому что реквизиты всегда отражены в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денег на старые счета.

Кто составляет письмо о смене реквизитов организации

Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт, секретарь, руководитель организации или структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.

Какие реквизиты могут измениться?

Уведомлять контрагентов и деловых партнеров нужно, когда меняются особые показатели. Их можно разделить на два типа:

  • первый включает название, ИНН, КПП, ОГРН, юридический, фактический адрес, данные о руководителе;
  • во второй тип входят платежные реквизиты: номер банковского счета, название банка, БИК, корреспондентский счет.

Эти данные являются обязательными в любом договоре, поэтому даже о замене одного следует сообщить партнерам.

Правила составления

Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца. Поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Но все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов:

  1. В начале письма нужно указывать отправителя и адресата. Если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
  2. Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.

Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.

Письмо о смене реквизитов можно написать от руки или напечатать на компьютере, используя стандартный листок формата А4 или фирменный бланк организации. Последний вариант предпочтительнее, так как придает солидности и автоматически присваивает статус официального документа. Но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица.

Чтобы не запутаться, можно составить бланк по рекомендованному шаблону.

Что касается количества экземпляров, то их можно сделать столько, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.

Пример составления письма о смене реквизитов организации

Заполнение шапки письма

  1. Вверху послания сначала указывается отправитель, то есть вписывается полное название организации (в соответствии с регистрационными бумагами), адрес и телефон для связи.
  2. Затем вносятся данные о получателе — наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, Ф.И.О.).
  3. После этого ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту.
  4. Ниже посередине строки пишется название документа.

Заполнение тела письма о смене реквизитов

Далее следует информационный раздел.

  1. Сначала до сведения получателя доводится сам факт смены реквизитов и обозначается, какие именно данные подверглись изменениям. Тут же вписывается дата, с которой прежние реквизиты утратили свое значение.
  2. Затем следует указать все просьбы, имеющиеся у отправителя, касаемо прошлых и будущих документов по части изменившихся данных.
  3. В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Письо-уведомление о смене реквизитов

Как отправить письмо

Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.

В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.

Поделиться:
Скопировать ссылку
Распечатать
Комментарии
Комментарии
Ваш вопрос – наш ответ
Задать вопрос
Задать вопрос
Консультант онлайн (Мария Власова)
Здравствуйте! Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно.

Суть вопроса

Подробное описание вопроса

Отправить сообщение об ошибке