С 1 сентября 2026 года Минздрав планирует ввести новый порядок документооборота для электронной медицинской документации. Проект правил сейчас проходит публичное обсуждение, которое завершится 17 февраля. Депутаты считают, что новый порядок ЭДО упорядочит работу с меддокументацией и повысит её прозрачность.
Что изменится для аптек и больниц?
Если вы планируете перейти на ЭДО, то новые правила затронут вас напрямую. Хотя в целом проект мало отличается от действующих норм, в нем есть важные уточнения, особенно для фармкомпаний. Итак, прежде всего обратите внимание на ряд нюансов:
- вы должны зарегистрироваться в Федеральном реестре фарм‑ и медорганизаций Единой системы;
- сведения о персонале, который формирует и заверяет электронную документацию, надо внести в реестр фарм‑ и медработников ЕГИСЗ;
- каждый документ надо подписывать УКЭП того работника, который его составил;
- если на бумажном документе нужно поставить печать организации, его дополнительно подписывает руководитель.
Хранить документы тоже надо согласно утверждённому регламенту. Например, соблюдать тот срок, который предусмотрен для бумажных аналогов. При этом ЕГИСЗ должна обеспечивать резервное копирование, восстановление данных, протоколирование манипуляций с документами и ведение электронных журналов учёта.
Чтобы отредактировать электронный документ, создайте новый, подпишите его УКЭП и зарегистрируйте в реестре ЕГИСЗ как отдельный. Обновлять старую версию не нужно.
Как выстроить работу в соответствии с новыми правилами?
Чтобы успешно адаптироваться к грядущим изменениям, заранее продумайте организацию ЭДО внутри компании. Начните с локального акта руководителя. Закрепите в нем обязательные данные:
- список форм и видов электронных медицинских документов, которые планируете использовать;
- список ГИС для их формирования и хранения;
- алгоритм предоставления доступа сотрудников к электронным документам;
- правила определения сотрудников с правом на подпись таких документов от имени организации;
- порядок обеспечения документами, которые нужны для контроля объемов, сроков, качества и условий оказания медпомощи по ОМС.
Не забудьте и о взаимодействии с пациентами. Если клиент просит вести его документы в бумажном виде, то вы не вправе ему отказать. По запросу пациента или госоргана вы обязаны предоставить бесплатную копию электронного документа на бумаге, которая будет аналогична оригиналу.
При подготовке к переходу на новые правила проверьте, не нужно ли обновить ПО или обучить персонал работе с новыми системами. Заранее протестируйте процессы формирования, подписания и регистрации документов в тестовом режиме.