Новые форматы PDF/A-3 и XML для создания электронной документации представлены налоговым ведомством в 2022 году. Несмотря на схожесть их функций, каждый используют для разных целей, но законодательство не ограничивает право выбора. Применение любого шаблона автоматизирует внутреннюю работу, что значительно ускорит и облегчит взаимодействие сторон. К тому же электронный документ, созданный как по шаблону XML, так и по модели PDF/A-3, можно направить в госорганы по ТКС, например, для уточнения отправленной отчетности.
Формат PDF/А-3
В Письме № ЕД-7-26/236 регламентирован последний формат ─ PDF/А-3, который ориентирован на сотрудничество учреждений с различной степенью цифрового развития. Отчасти формат автоматизирует деятельность за счет xml-части, где зафиксированы основные сведения. Но в то же время не требует от контрагента наличия инновационной ИС, чтобы прочесть содержание документа.
С помощью этого шаблона организация вправе составлять различные контракты, протоколы, допсоглашения. Подробнее ситуацию разъясняет п. 2 обозначенного Письма. Например, компания может создать любой документ в зависимости от того, какую функцию он будет выполнять. Это может быть:
- Контракт, отражающий совместное разрешение сторон на уточнение гражданских обязанностей. Обозначение в основном файле ─ функция «ДОГ».
- Протокол, который позволит указать разногласия и возможность согласования новых условий. Обозначение в файле обмена ─ функция «ПРОРАЗ».
- Допсоглашение на право обоих контрагентов изменить либо приостановить действующие гражданские права. Обозначение в файле обмена ─ функция «ДОПСОГЛ».
Договор, созданный с помощью этого шаблона, выглядит как файл обмена, который может подписать одна сторона сделки либо ее доверенное лицо.
Бланки по шаблону PDF/A-3 необходимо формировать в соответствии со стандартом ISO 19005-3:2012. А при отправке вид документа должен соответствовать части II Письма ФНС.
Остальные форматы
Что касается xml-файлов, то они подходят организациям с высокоуровневой цифровизацией. Эти шаблоны содержат больше возможностей и подходят для анализа информации и структурирования сложных элементов. Кроме того, документы, созданные в этом формате, улучшают работу внутренних алгоритмов, что позволяет быстрее расшифровывать данные.
Также налоговая распорядилась о разработке новых электронных шаблонов для другой документации. Например, для счетов-фактур, электронных путевых листов, договоров фрахтования и для формирования десятка других бумаг.