Что такое неучтенные расходы и как их учесть

Неучтенные расходы появляются в ситуациях, когда затраты были осуществлены в прошлом налоговом периоде, а документальное их подтверждение появилось позже – после наступления нового финансового года. Услуга или товары были по факту получены, деньги на них предприятие потратило, но в учете не смогло отразить из-за отсутствия оснований в виде оформленных актов, накладных.

Вопрос: Вправе ли организация при исчислении налога на прибыль текущего периода учесть выявленные суммы неучтенных расходов, которые относятся к предыдущим периодам, если прошло более трех лет (ошибка привела к излишней уплате налога на прибыль)? Можно ли уменьшить налоговую базу текущего периода на сумму выявленных расходов, если в данном периоде будет получен убыток? Если нет, то правомерно ли учесть их в периоде, когда будет получена прибыль?
Посмотреть ответ

Что делать, если были обнаружены неучтенные расходы

Если организацией было выявлено наличие расходов, относящихся к категории неучтенных, в бухгалтерском и налоговом учете должны быть произведены операции по признанию этих затрат. Ошибки, допущенные в прошлых периодах, разрешено исправлять в отчетном году в соответствии с нормативами ст. 54 НК РФ:

• ошибочные действия не повлекли занижения размера налогового обязательства (письменные пояснения Минфина от 4 августа 2017 г. № 03-03-06/2/50113);
• срок перерасчета не может быть больше 3 лет;
• финансовый результат отчетного года не содержит признаков убыточности (требование озвучено в Письме Минфина от 24 марта 2017 г. под № 03-03-06/1/17177).

Правила отражения неучтенных расходов

Вариантов действий при обнаружении неучтенных затрат может быть два:

1. Исправление ситуации текущим периодом.
2. Внесение изменений в год, в котором возникла неточность.

Первый случай актуален, если организация не может достоверно определить, на каком этапе были упущены операции по понесенным расходам. Разрешено применить этот прием, если налоговая база была завышена, бюджету не был нанесен ущерб в форме недоплаты налога на прибыль. Налоговые органы не рекомендуют производить корректировку отчетным периодом, если он является убыточным для организации. Не приветствуется использование этого способа в ситуациях с наличием убытка в периоде, в котором расходы были фактически понесены.

Вопрос: Можно ли учесть в расходах по налогу на прибыль неучтенную часть членских взносов при прекращении членства в СРО? В налоговом учете членские взносы признавались равномерно и ежеквартально учитывались в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Посмотреть ответ

Возможность вернуть переплату по налоговым отчислениям возникает только при условии внесения изменений в утвержденную отчетную документацию прошлых периодов. Вариант с уточнением данных датой возникновения расходов опирается на правила исправления ошибок в налоговом учете.

НА ЗАМЕТКУ! Внесение корректировок в налоговую отчетность прошлых лет с целью уменьшения базы налогообложения привлекает к субъекту хозяйствования повышенное внимание контролирующих органов. После этой процедуры возможно инициирование выездной проверки налоговой инспекцией.

Положения ПБУ 22/2010 указывают на то, что отсутствие информации в учете о конкретной операции по причине недоступности для организации сведений и документов о событии не может быть признано ошибкой. Если руководствоваться этой нормой, то изменения не надо вносить прошлым периодом, достаточно отразить затраты в текущем году. Утверждение согласовывается и с содержанием Постановления № 09АП-6639/2013 от 26 марта 2013 г., составленного арбитражным апелляционным судом.

Разночтения по выбору метода исправления ситуации с обнаруженными неучтенными расходами вызваны тем, что:

• нет законодательного определения в налоговом законодательстве термина «ошибки»;
• отсутствие заниженных налоговых отчислений не наносит ущерба бюджету государства, поэтому уточнение сведений в декларациях предыдущих лет не может быть обязанностью налогоплательщика, это его право.

Такие выводы подтверждаются Минфином в Письме от 16 октября 2009 г. под № 03-03-06/1/672. Если в периоде понесения расходов по факту не был начислен к уплате налог, то это забытую часть расходов нельзя отразить текущей датой. Нарушается требование, которое предполагает наличие излишне перечисленного налога в пользу бюджета. В Письме Минфина от 23 апреля 2010 г. под № 03-02-07/1-188 указывается, что при желании увеличить расходную базу за счет неучтенных затрат в случае отсутствия налоговых платежей необходимо подавать уточняющие декларации.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Минфин настаивает, что при убыточности деятельности неучтенные расходы нельзя отражать текущим годом, они должны быть показаны в уточняющей отчетности прошлых лет.

Без корректировки отчетных данных предыдущих лет не обойтись в ситуациях, когда имели место неучтенные и расходые, и доходные операции. Даже если суммы, завышающие и занижающие налогооблагаемую базу, равны, не разрешается их суммировать в текущем году. Для минимизации рисков рекомендуется подавать уточненную декларацию.

Последствия выявления неучтенных затрат

Неучтенные затраты могут стать причиной переплаты предприятия по налоговым обязательствам. Бюджет от отсутствия в учете субъекта предпринимательства одной или нескольких расходных операций не пострадает, но это негативно скажется на финансовом состоянии учреждения. Появление переплаты по налогу на прибыль не означает, что исключена вероятность занижения показателя начислений по другим видам налогов.

НАПРИМЕР. Если забыть учесть расходы, связанные с приобретением основного средства, налог на прибыль будет завышен, но отсутствие в учете данных о новом активе приведет к недоплате налога на имущество.

За недоимки на предприятие может быть наложен штраф и будет насчитываться пеня за просрочку платежа.

Алгоритм действий субъекта хозяйствования

Если принято решение исправлять данные учета путем отображения ранее неучтенных сумм, то надо заранее подготовить документальное обоснование для каждого шага. Это необходимо для того, чтобы суметь в случае внеплановой налоговой проверки доказать правильность действий в настоящий момент. Все суммы доходов и расходов должны быть подтверждены первичной документацией.

Алгоритм исправления недочетов зависит от типа налогов, по которым произошло завышение платежа из-за неучтенных расходных операций. В отношении НДС с налогом на прибыль можно скорректировать показатели прошлых лет или отразить все в текущем периоде. Пошагово это выглядит так:

1. Определяется год возникновения ошибки при формировании базы налогообложения.
2. Выясняется финансовый результат по периоду, в котором возникли неучтенные затраты. Если имела место прибыль, то можно производить корректировку.
3. Подводится итог финансовой деятельности в текущем году. При выявлении убыточности этим годом исправлять базу налогообложения нельзя.
4. Подается уточненная налоговая декларация за промежуток времени, относящийся к периоду возникновения ошибки или неточности, или исправление производится текущим годом.
5. В случае с уточняющей отчетностью на следующем этапе составляется заявление в обслуживающий налоговый орган о возврате или зачете суммы налога, которая была перечислена в бюджет излишне.

После этого надо систематизировать все документы и подготовиться к возможной внеплановой проверке ФНС.

Если обнаруженные неучтенные расходные операции затрагивают базу налогообложения по налогу на прибыль, то вариант решения проблемы только один: подать уточняющую декларацию за период, в котором были показаны неверные данные. Текущей датой исправить ошибку нельзя. Для земельной декларации не предусмотрена возможность проведения перерасчетов за прошлые годы в отчетном периоде. Форма декларации предполагает внесение корректировок только путем уточнения поданных отчетов за соответствующий период.

Пошаговая инструкция по документальному сопровождению учета затрат прошлых периодов:

1. Составляется бухгалтерская справка, в которой указываются точные суммы затрат, осуществленных в прошлом периоде и не отраженных в отчетности. В справке обязательно надо сформулировать пояснения причин возникновения неучтенных операций.
2. На основании справки можно вносить корректировки в бухгалтерскую документацию. Неучтенные расходы показываются как прочие затраты.
3. Отражаются изменения в налоговом учете.
4. Производится перерасчет налогооблагаемой базы после появления корректировок в учете.
5. Формируются уточняющие декларации для ФНС.

ЗАПОМНИТЕ! При необходимости подать уточненную декларацию для исправления ошибки прошлых лет надо использовать ту форму отчета, которая была актуальна в периоде возникновения неучтенных операций по расходам предприятия.

Порядок учета расходов прошлых периодов

Отражение корректировок в бухгалтерском учете должно производиться в прошлом году, если отчетность по нему еще не утверждена. В ситуациях с утвержденными формами бухгалтерских отчетов внесение изменение производится текущим отчетным периодом. При обнаружении расходов, которые не были показаны в учете и произошли в прошлом, делается проводка Д91.2 (84) и К60 (76).

Какой использовать счет по дебету, предприятие определяет самостоятельно, опираясь на критерий существенности ошибки. Степень значимости неточностей в учете оценивается по нормативам, отраженным в учетной политике организации. Для несущественных ошибок рекомендуется воспользоваться счетом 91, при внушительных суммах неучтенных затрат применяют 84 счет. Показатели в отчетности при выявлении существенных ошибок должны пересчитываться ретроспективным методом.