Акт приема-передачи трудовых книжек

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче этих документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входила работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи трудовых книжек .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи трудовых книжек .doc

Процесс передачи трудовых книжек

Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.

Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, то есть осмотром, проверкой и подсчетом. Информация о передаче оформляется специальным актом. Кроме того, это действие должно быть зафиксировано в книге учета движения трудовых книжек.

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий или споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Создание комиссии

Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Формирование комиссии необходимо зарегистрировать в соответствующем приказе, изданного руководителем.

Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

Как составлять документ

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут каждый раз составлять акт в произвольном виде либо разработать постоянный шаблон документа. Но в этом случае документ необходимо утвердить в учетной политике организации.

Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать:

• сведения об организации;
• информацию о самих трудовых книжках, вкладышах в них;
• данные о работниках, чьи книжки передают.

Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников. Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить». Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Последний вариант наиболее приемлемый, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия. Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» резолюции всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.

Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании согласно п. 1 ст. 29 ФЗ № 402 в течение 5 лет. К помещению, в котором будут складировать документы, предъявляют особые требования, равно как и к методу архивации всей первичной документации.

Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек

Составить и заполнить акт приема-передачи трудовых книжек достаточно легко. В нашем примере будет передано 28 книжек, однако для наглядности мы укажем только три. Итак, приступим:

1. Вверху по центру необходимо написать краткое название компании, в нашем случае ООО «Альфа».
2. На строку ниже в верхней правой части пишем, что документ утвердил директор соответствующим словом, далее его Ф.И.О., подпись и дату. Чтобы документ выглядел аккуратнее, рекомендуем писать по правой стороне построчно:
   • 1 строка ─ «Утверждаю»;
   • 2 строка ─ Ф.И.О. руководителя;
   • 3 строка ─ подпись;
   • 4 строка ─ дата составления акта.
3. По центру следующей строки нужно написать полное название документа.
4. В следующей строчке по левому краю дату формирования акта, в этой же строке по правой стороне ─ номер документа.
5. Теперь в главном блоке начальник отдела кадров фиксирует факт передачи трудовых книжек инспектору кадрового отдела. Затем перечисляет сотрудников, которым принадлежали документы. Причем обязательно нужно указать номера книжек.

   После перечня подводят итог по количеству переданных документов с примечаниями, если таковые есть. В нашем случае из 28-и наличествует одна невостребованная и 4 вкладыша.

6. Следующая часть ─ заключительная. По левой стороне указывает свои Ф.И.О., расписывается и ставит расшифровку тот, кто передал документы, а по правой стороне ту же информацию вносит принимающая сторона.

Штамп предприятия ставить необязательно, хотя если печать и будет, то законодательные нормы не будут нарушены.