Бухгалтерская справка относится к первичным документам и является универсальным документом, потому что ее используют как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Востребованность справки обусловлена тем, что она требуется в различных ситуациях. Отметим, этот документ формирует главный или рядовой бухгалтер.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк бухгалтерской справки .docСкачать образец заполнения бухгалтерской справки .doc
Когда необходима бухгалтерская справка?
Бухгалтерская справка не имеет статуса обязательного документа, но ей можно «изменить» неверные данные.
В первую очередь, справка носит вспомогательный характер, поэтому требуется для исправления некорректных сведений в отчетность. Происходит это следующим образом:
- Специалист вносит правильные данные в справку.
- Отправляет в ФНС по месту учета.
- Инспекторы регистрируют новую информацию в системе.
Кроме того, она используется при любых операциях, требующих пояснений, фиксации расчета различного рода сумм, подтверждения произведенных проводок при отсутствии других обосновывающих документов, проведении операций с применением дополнительных подсчетов и т.д.
Таким образом, при помощи бухгалтерской справки можно оформить практически любую финансово-хозяйственную операцию в деятельности предприятия.
Отметим, любое предприятие вправе подтвердить факт проведения операций, не требующих наличия стандартных документов, при помощи индивидуально разработанных форм первички, внеся туда необходимые реквизиты. Это значит, что в большинстве случаев бухгалтерская справка ─ это заменяемый документ.
Порядок составления бухгалтерской справки
Документ не имеет единого, унифицированного, обязательного к применению образца. Поэтому специалисты бухгалтерских отделов могут формировать его в свободном виде либо использовать разработанные и утвержденные на предприятии шаблоны. И хотя уникальные бланки документов юрлица обязаны регистрировать в учетной политике, в этом случае процедура не обязательна. Дело в том, что бухгалтерскую справку используют по разным поводам, поэтому и структура документа в каждом случае будет индивидуальной.
Некоторые специалисты по инерции используют ранее общепринятые типовые формы, которые удобны и просты в заполнении. Однако независимо от того, какой вариант выберет бухгалтер, есть ряд сведений, которые необходимо указать в справке обязательно:
- данные об организации;
- дату и повод формирования, который именуется строкой «Факт хозяйственной жизни»;
- прочая документация, к которой она прилагается.
В конце документ должен подписать специалист, составивший документ.
Можно ли корректировать содержание документа?
От ошибок никто не застрахован. И хотя бухгалтерская справка сама по себе во многих случаях служит как раз для исправления различного рода неточностей, она также может потребовать некоторых исправлений. Если справку по каким-либо причинам невозможно перепечатать заново, то в этом случае действия должны происходит в следующем порядке:
- Бухгалтер аккуратно зачеркивает недостоверную информацию.
- Сверху вписывает правильные данные.
- Ставит дата и резолюцию исправителя с расшифровкой и указанием должности.
Правила оформления документа
Бухгалтерскую справку можно составлять на обычном листе А4 формата либо на фирменном бланке организации. Специалист вправе вносить сведения как от руки, так и с помощью компьютера. Однако в последнем случае стоит соблюдать рекомендации, уточненные в госстандарте ФСБУ 27/2021. В нем Минфин четко описал не только порядок внесения сведений в первичные документы, но и правила исправления, хранения сведений, а также документооборота в целом.
Помимо прочего, с 2021 года многие компании стали применять электронную систему внутреннего движения документов (ЭДО). Первичные документы, включая бухгалтерскую справку, тоже разрешили формировать в таком виде. В этом случае стоит обратить внимание на визирование документа, так как специалист обязан использовать цифровую подпись. ЭЦП нужно предварительно получить в ФНС, причем для ряда бумаг потребует усиленная квалифицированная ЭП. Подробнее о принятии к учету электронной первички можно узнать из блока 20.4.3 к практическому пособию по налоговым проверкам.
После составления некоторые виды справок необходимо регистрировать во внутренних журналах организации. Например, бухгалтерскую справку необходимо вписывать в книгу продаж, если она отражает сумму НДС с остаточной стоимости основных средств, передаваемых в уставный капитал фирмы.
Пример составления бухгалтерской справки
В качестве примера рассмотрим справку-расчет:
- В начале документа обязательно заполняются реквизиты: посередине пишется полное название организации с расшифровкой аббревиатуры организационно-правового статуса. Однако это является необязательной процедурой и в некоторых случаях достаточно написать название фирмы.
- Далее нужно поставить дату составления документа и указать ее номер либо уточнить название. В нашем случае ─ это «справка-расчет».
- Теперь указываем причину составления, или факт хозяйственной жизни, а ниже расчет.
- В нижней таблице вносим подробные сведения и коррективы к произведенному расчету за предыдущий отчетный период. Здесь указывают:
- номер операции;
- пояснение, например, о том, что кран был приобретен;
- далее пишем за какую стоимость;
- теперь указываем бухпроводку.
По итогам бухгалтер визирует документ и ставит расшифровку подписи.
Что делать с бухгалтерской справкой после составления?
Как любая другая первичная документация, бухгалтерская справка подлежит учету и хранению. При этом срок ее содержания составляет не менее трех лет. Для разных целей определены разные периоды, например, справку для налогового учета нужно держать 4 года, а если она служила подтверждением для проведения какой-либо проводки, то она подлежит архивации в течение не менее 5 лет.
