Оформление экспедиторской расписки происходит, если предприятие привлекает стороннего грузоперевозчика для транспортировки товарно-материальных ценностей. Данный документ является первичным и прилагается к договору между тремя сторонами: грузоотправитель, грузополучатель и транспортная, или экспедиционная, компания. Что касается заполнения, то расписку нужно оформлять на специальном бланке в соответствии с унифицированным порядком.
Назначение экспедиторской расписки
Бланк экспедиторской расписки, равно как и краткий порядок его заполнения, утверждены в Приказе Минтранса № 23. Главная необходимость в документе ─ это подтверждение того, что экспедитор получил от клиента груз для его последующей транспортировки по маршруту.
Однако, чтобы удостоверить стороны в этом факте, необходимо правильно заполнить расписку, ведь она включает важные данные. Например, о дате, приеме груза, о его содержимом, включая тип упаковки, вес и т.п. Подписав заполненный документ, экспедитор подтверждает, что принял на себя соответствующие полномочия и претензий не имеет. Поэтому в течение пути следования он несет полную ответственность за груз.
Отметим, экспедиторская расписка не включает данных о цене и других расходах, связанных с транспортировкой. В то же время общую стоимость груза указывают в обязательном порядке.
Правила заполнения документа
Несмотря на то, что форма экспедиторской расписки утверждена Минтрансом, ее можно составить самостоятельно на листе размером А4. Но лучше использовать рекомендованный бланк, который можно скачать. Дело в том, что в готовом формуляре есть все необходимые реквизиты, которые останется только заполнить.
Что касается непосредственно правил формирования документа, то они утверждены третьим разделом Приказа № 23:
- Бланк экспедиторской расписки необходимо создавать в печатном виде типографским способом либо на компьютере.
- Название документа нужно размещать наверху по центру полужирным шрифтом размером 16.
- Распечатывать документ нужно на листе формата А4 кеглем 14.
- Экспедиторскую расписку обязан заполнять экспедитор на компьютере или от руки шариковой синей или черной ручкой. При этом помарки недопустимы.
- Все реквизиты документа должны быть достоверными.
С учетом этих правил необходимо сформировать 2 экземпляра, один для экспедитора, а второй для клиента. Причем по запросу можно сделать копии документа, которые экспедитор должен завизировать личной подписью.
Ошибки или заведомо ложные сведения в экспедиторской расписке могут привести к нежелательным последствиям, так как в случае судебных разбирательств документ принимает статус юридически значимого. Поэтому выявленный недочет лучше не исправлять, а создать новую расписку.
Содержание бланка
Сам бланк включает 16 строк, обязательных для заполнения. Их можно разделить по блокам:
- Данные об отправителе груза ─ строка 3: полное название, фактический и юридический адрес организации либо Ф.И.О. и место проживания предпринимателя.
- Сведения о грузополучателе ─ строка 4: полное название, фактический и юридический адрес нахождения компании либо Ф.И.О. и адрес проживания ИП.
- Личная информация об экспедиторе ─ строка 5: полное название, фактический, юридический адрес предприятия или Ф.И.О. с адресом проживания для ИП.
- Информация о грузе ─ 6-14: страна-изготовитель, товарный код, маркировка, количество, вид и размер упаковки, вес, объем, заявленная стоимость, условия транспортировки и погрузки-разгрузки.
Сведения о документе указывают в начале бланка. Они включают номер и дату формирования экспедиторской расписки. В конце после заполнения основного блока нужно указать дополнительную информацию о грузе, если таковая имеется, например, о безопасности. А в строке 16 экспедитор должен указать личные Ф.И.О. и подписать документ. При этом в некоторых случаях печать ставить необязательно.
Образец экспедиторской расписки
В качестве примера заполнения предлагаем изучить образец экспедиторской расписки, оформленной на перевозку хрупкого груза.
