Книга – важный элемент в документообороте. Она помогает фиксировать большие объемы данных по одному направлению. К примеру, это может быть Главная книга (ведется бухгалтерским отделом), Книга учета трудовых книжек (ведется кадровым отделом). Правила ведения зависят от вида и содержания документа. Рассмотрим основные виды.
Главная книга (гроссбух)
Бухгалтерский отдел постоянно ведет транзакции денег. Все они учитываются в Главной книге. Это документ для финансового учета. Актуален для фирм, зарегистрированных на территории РФ. Фиксирует все движения средств по счетам бухучета. По каждому из счетов отражается эта информация:
- Сальдо на начало года.
- Обороты по ДТ и КТ.
- Сальдо на завершение каждого месяца.
Требуется следить за соответствием данных друг другу. В частности, показатели по ДТ и КТ должны быть равны. Аналогичное требование предъявляется к сальдо по КТ и ДТ.
Главная книга обычно запрашивается в ходе проверки. У нее есть еще одна важная функция – выявление ошибок, допущенных при оформлении документации. Некоторые ошибки можно увидеть только при изучении гроссбуха.
Инструкция по заполнению
Форма книги утверждается руководителем. При ее ведении следует пользоваться этим алгоритмом:
- В документ вносятся наименования и номера счетов/субсчетов, которые есть в учетной политике.
- Заполняются колонки ДТ и КТ в разделе остатков по счетам.
- Фиксируются суммы по расчетам за отчетный период.
- Определяется общая сумма по КТ и ДТ на завершение отчетного периода. Все сведения заносятся в нужные колонки.
- Проверяется правильность заполнения всех колонок. В частности, нужно установить соответствие между КТ и ДТ.
Если компания использует 1С, гроссбух заполняется автоматически. Если в книгу заносились корректировки, требуется их заверить подписями. Если книга ведется в электронной форме, требуется электронная подпись.
В документе фиксируются не только сведения по расчетным счетам, но и прочая информация:
- Название документа.
- Название компании.
- Год, за который ведется книга.
- Должности сотрудников, которые ответственны за ведение документа.
- Подписи ответственных сотрудников с расшифровкой.
Книга должна храниться в течение 5 лет. Срок этот отсчитывается с начала отчетного периода. По истечению 5 лет документ утилизируется.
Книга учета трудовых книжек
Книга учета трудовых книжек – документ, который ведется любой компанией в обязательном порядке. Журнал практически всегда запрашивается в ходе проверок, а потому важно заполнять его правильно.
Работодатель обязан учитывать трудовые книжки на всех сотрудников, которые работают в фирме. Основание – пункт 40 Правил ведения книжек, установленных Правительственным Постановлением №225 от 16 апреля 2003 года. Учитывать требуется не только уже действующие документы, но и бланки, которые в будущем будут использоваться под книжки.
Особенности заполнения
В книге требуется фиксировать все факты перемещения книжек. Журнал заполняется по унифицированной форме, утвержденной постановлением Минтруда №69 от 10 октября 2003 года. В этом же постановлении приведены правила заполнения. Типовой документ содержит 13 граф. Одна из них нужна для отражения номера учитываемой книжки и вкладышей. Вкладышам присваивается отдельный номер. В следующие графы заносятся эти сведения:
- Дата поступления книжки в компанию.
- ФИО сотрудника.
- Серия и номер учитываемых книжек.
- Информация о владельце документа (название его должности).
- Подразделение, где работает сотрудник.
- Реквизиты документа, на основании которого человек работает в компании (номер приказа о приеме на работу).
- Подпись сотрудника, ответственного за учет книжек.
- Если книжка оформлялась работодателем, нужно указать размер платежа за это оформление.
Графы 12 и 13 заполняются при увольнении сотрудника. В них проставляется дата выдачи книжки и подпись сотрудника. Крайне важно проставить дату правильно. Если работодатель не выдаст книжку в день увольнения или же забудет отразить этот факт, на компанию накладываются санкции.
К СВЕДЕНИЮ! Ведение книги учета – один из факторов соблюдения трудового законодательства.