Книги

70

Книга – важный элемент в документообороте. Она помогает фиксировать большие объемы данных по одному направлению. К примеру, это может быть Главная книга (ведется бухгалтерским отделом), Книга учета трудовых книжек (ведется кадровым отделом). Правила ведения зависят от вида и содержания документа. Рассмотрим основные виды.

Главная книга (гроссбух)

Бухгалтерский отдел постоянно ведет транзакции денег. Все они учитываются в Главной книге. Это документ для финансового учета. Актуален для фирм, зарегистрированных на территории РФ. Фиксирует все движения средств по счетам бухучета. По каждому из счетов отражается эта информация:

  • Сальдо на начало года.
  • Обороты по ДТ и КТ.
  • Сальдо на завершение каждого месяца.

Требуется следить за соответствием данных друг другу. В частности, показатели по ДТ и КТ должны быть равны. Аналогичное требование предъявляется к сальдо по КТ и ДТ.

Главная книга обычно запрашивается в ходе проверки. У нее есть еще одна важная функция – выявление ошибок, допущенных при оформлении документации. Некоторые ошибки можно увидеть только при изучении гроссбуха.

Инструкция по заполнению

Форма книги утверждается руководителем. При ее ведении следует пользоваться этим алгоритмом:

  1. В документ вносятся наименования и номера счетов/субсчетов, которые есть в учетной политике.
  2. Заполняются колонки ДТ и КТ в разделе остатков по счетам.
  3. Фиксируются суммы по расчетам за отчетный период.
  4. Определяется общая сумма по КТ и ДТ на завершение отчетного периода. Все сведения заносятся в нужные колонки.
  5. Проверяется правильность заполнения всех колонок. В частности, нужно установить соответствие между КТ и ДТ.

Если компания использует 1С, гроссбух заполняется автоматически. Если в книгу заносились корректировки, требуется их заверить подписями. Если книга ведется в электронной форме, требуется электронная подпись.

В документе фиксируются не только сведения по расчетным счетам, но и прочая информация:

  • Название документа.
  • Название компании.
  • Год, за который ведется книга.
  • Должности сотрудников, которые ответственны за ведение документа.
  • Подписи ответственных сотрудников с расшифровкой.

Книга должна храниться в течение 5 лет. Срок этот отсчитывается с начала отчетного периода. По истечению 5 лет документ утилизируется.

Книга учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек – документ, который ведется любой компанией в обязательном порядке. Журнал практически всегда запрашивается в ходе проверок, а потому важно заполнять его правильно.

Работодатель обязан учитывать трудовые книжки на всех сотрудников, которые работают в фирме. Основание – пункт 40 Правил ведения книжек, установленных Правительственным Постановлением №225 от 16 апреля 2003 года. Учитывать требуется не только уже действующие документы, но и бланки, которые в будущем будут использоваться под книжки.

Особенности заполнения

В книге требуется фиксировать все факты перемещения книжек. Журнал заполняется по унифицированной форме, утвержденной постановлением Минтруда №69 от 10 октября 2003 года. В этом же постановлении приведены правила заполнения. Типовой документ содержит 13 граф. Одна из них нужна для отражения номера учитываемой книжки и вкладышей. Вкладышам присваивается отдельный номер. В следующие графы заносятся эти сведения:

  • Дата поступления книжки в компанию.
  • ФИО сотрудника.
  • Серия и номер учитываемых книжек.
  • Информация о владельце документа (название его должности).
  • Подразделение, где работает сотрудник.
  • Реквизиты документа, на основании которого человек работает в компании (номер приказа о приеме на работу).
  • Подпись сотрудника, ответственного за учет книжек.
  • Если книжка оформлялась работодателем, нужно указать размер платежа за это оформление.

Графы 12 и 13 заполняются при увольнении сотрудника. В них проставляется дата выдачи книжки и подпись сотрудника. Крайне важно проставить дату правильно. Если работодатель не выдаст книжку в день увольнения или же забудет отразить этот факт, на компанию накладываются санкции.

К СВЕДЕНИЮ! Ведение книги учета – один из факторов соблюдения трудового законодательства.

Сохранить:
Распечатать
Скопировать урл:
Ассистентус — электронный журнал для малого бизнеса, предпринимателей, бухгалтеров, юристов, кадровиков
Юрий Субботин
Есть вопрос? Спроси у нас!
онлайн
0,175 | 46 | 8.79