Форма МХ-14. Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения

При проведении на предприятии выборочной проверки наличия ТМЦ в местах хранения применяют унифицированную форму МХ-14. Ее заполнение, как и проведение проверки, — задача специальной комиссии. Разберемся, как правильно заполнить бланк.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о выборочной проверке наличия ТМЦ в местах хранения по форме МХ-14 .xlsСкачать образец акта о выборочной проверке наличия ТМЦ в местах хранения по форме МХ-14 .xls

Общая информация

Бланк утвержден Пост. Госкомстата №66 от 09.08.1999 г. Однако с 2013 года унифицированные формы перестали быть обязательными к использованию. Каждая организация сама решает, применять их или нет. Вместо этого бланка компания может составить собственный, добавив необходимые или убрав ненужные строки таблицы. Свое решение об использовании тех или иных бланков руководство должно закрепить специальным приказом в учетной политике компании.

Бланк используют на складах предприятий или специальных складах, сотрудничающих с предприятием. Контроль и учет товаров, которые хранятся в этих помещениях, ведется постоянно. Проверки регулярны, их количество утверждается руководством компании. Во время мероприятий проводятся пересчет и взвешивание продукции. Каждая выборочная проверка имеет итогом, кроме инвентарной описи, заполненный акт по форме МХ-14.

Комиссия

Проводит проверку специальная комиссия. Она, как правило, состоит из 3 и более человек. Состав закрепляется приказом руководителя. Такая комиссия может созываться и утверждаться каждый раз либо оформляется на определенный срок, например, на 1 год. Чаще всего она утверждается бессрочно. В состав могут входить бухгалтер, руководители отделов, завхоз и т.д.

Заполняем бланк

Акт по форме МХ-14 имеет лицевую и оборотную стороны. Подробно разберем, как заполнять каждую из них.

Лицевая сторона

Сначала заполняют реквизиты документа:

1. Коды по ОКПО.
2. Вид деятельности по ОКДП.
3. Наименование организации, структурного подразделения.
4. Основание составления акта (приказ или распоряжение). Номер и дата составления этого документа.
5. Должность, подпись, расшифровка подписи руководителя компании. Такие отметки делаются после того, как акт будет заполнен. Этим действием руководитель утверждает документ.
6. Номер данного акта и дата его составления.

Далее идет табличная часть, куда вносят следующую информацию о ТМЦ:

1. Название ТМЦ, характеристика.
2. Код, если ТМЦ имеет таковой.
3. Единицы измерения (наименование и код по ОКЕИ).
4. Какова учетная цена, в рублях и копейках.
5. Количество мест, штук и масса, значащиеся в документах.
6. Количество мест, штук и масса фактически.
7. Данные об излишках, недостачах: количество, масса, сумма (в рублях и копейках), если они были найдены при проведении проверки.

Если ТМЦ очень много, то таблицу можно продолжить на нескольких листах. В конце таблицы на каждой странице указывают результат. В графу «Итого по странице» вносят данные по массе (значащейся в документах и фактически) и отклонениях.

Оборотная сторона

Здесь таблица продолжается. Заполняют ее так же, как и лицевую сторону. Добавляется только графа «Итого по акту», в нее вносят общий результат показателей таблиц на всех страницах документа.

Затем свою подпись и ее расшифровку ставит материально ответственное лицо. Этим оно подтверждает, что документы по учету ТМЦ были сданы в бухгалтерию предприятия.

Далее указывают условия хранения и состояние учета ТМЦ. Затем комиссия пишет заключение. В нем нужно объяснить, по какой причине возникли излишки или недостача при их наличии.

В конце документа расписываются члены комиссии. Должности и расшифровки их подписей также необходимо указать. Заключительная строка акта выделена под распоряжение руководителя организации. Он решает, как поступить с обнаруженными излишками или недостачами.

Что важно помнить

1. Документ должен быть составлен как минимум в 2 экземплярах. Количество зависит от ситуации. Обычно один акт остается у бухгалтера, второй — у материально ответственного лица, работающих на складе. Еще один экземпляр может понадобиться владельцу товара, который был подвержен проверке (если речь идет о специализированном складе, а не о собственном складе предприятия).
2. Если по итогам проверки обнаруживают недостачу, порчу или излишки, собственно, то, ради чего и проводят ревизию, то по каждой такой ТМЦ составляют свои документы. При порче это акты на списание, при излишках — опись для постановки ТМЦ на учет.
3. Исправлять допущенные фактические ошибки в уже заполненном и подписанном документе нужно правильно. Для этого используют стандартный метод. Ответственный за заполнение акта сотрудник аккуратно зачеркивает фрагмент, содержащий ошибку, сверху указывает верный вариант, рядом пишет: «Исправленному верить» и ставит свою подпись в подтверждение того, что все изменения носят подлинный характер.

К сведению! Акт по форме МХ-14 передается в бухгалтерию для отражения результатов проверки в бухгалтерском учете компании. Хранить документ нужно в течение 5 лет, затем его передают в архив.