Приказ о назначении ответственного за выдачу путевых листов

Приказ о назначении ответственного за выдачу путевых листов – это обязательный распорядительный документ, закрепляющий конкретное должностное лицо, уполномоченное оформлять, выдавать, контролировать и хранить путевые листы (ПЛ) в организации. Он обеспечивает соблюдение требований законодательства о безопасности дорожного движения (ФЗ №259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта») и Приказа Минтранса России №152. Приказ минимизирует риски использования транспорта в личных целях, фальсификации данных и налоговых претензий.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о назначении ответственного за выдачу путевых листов .docxСкачать образец приказа о назначении ответственного за выдачу путевых листов .docx

Назначение ответственного лица позволяет централизовать и упорядочить документооборот ПЛ, обеспечить их правильное оформление (включая обязательные реквизиты и отметки механика о техосмотре), своевременную сдачу в бухгалтерию для расчетов с водителями и учета ГСМ. Ответственный несет персональную ответственность за соблюдение установленного порядка.

Роль ответственного лица

Ответственным за выдачу ПЛ назначается сотрудник, имеющий прямой доступ к транспортным средствам и водителям, а также понимающий правила заполнения ПЛ. Обычно это диспетчер транспортного отдела, механик (мастер гаража), начальник автоколонны или специалист по логистике. Кандидатура согласовывается с руководителем подразделения, в чьем ведении находится транспорт.

Ответственный обязан знать и строго соблюдать Порядок выдачи путевых листов, утвержденный в организации. Он обеспечивает выдачу ПЛ только на закрепленные транспортные средства, только водителям, допущенным к управлению ими и только перед выездом в рейс. Он контролирует возврат полностью заполненных и подписанных водителем ПЛ после рейса, проверяет их на полноту и правильность оформления, особенно показаний одометра и расхода ГСМ.

Обязанности ответственного

Ключевые обязанности назначенного лица включают: выдачу ПЛ по утвержденной форме (типовая форма ПЛ утверждается отдельным приказом) на конкретный рейс/смену; проверку наличия всех необходимых подписей и отметок перед выдачей (водителя, механика о допуске ТС); регистрацию выданных ПЛ в специальном журнале учета с присвоением номера и указанием даты выдачи, госномера ТС, ФИО водителя, маршрута.

После возвращения ТС ответственный принимает заполненный водителем ПЛ, проверяет правильность и полноту заполнения (особенно разделов о маршруте, пройденном пути, расходе топлива, времени работы/отдыха водителя), собирает сопутствующие документы (квитанции АЗС, товарно-транспортные накладные), формирует пакет и передает его в бухгалтерию в установленные сроки. Он также отвечает за хранение бланков ПЛ.

Требования к кандидату

Кандидат на должность ответственного должен обладать необходимыми знаниями: требований ФЗ №259-ФЗ, Приказа Минтранса №152, внутренних регламентов компании по эксплуатации транспорта и учету ГСМ, правил заполнения конкретной формы ПЛ, применяемой в организации. Требуется понимание основ транспортной логистики и бухгалтерского учета затрат на автотранспорт.

Не менее важны личностные качества: ответственность, внимательность к деталям, аккуратность, исполнительность, принципиальность. Кандидат должен уметь взаимодействовать с водителями, механиками, бухгалтерией. Обязательно проведение инструктажа с назначенным лицом о его обязанностях и порядке работы с ПЛ под подпись до начала исполнения функций.

Контроль и ответственность

Непосредственный контроль за деятельностью назначенного ответственного осуществляет его прямой руководитель (начальник гаража, транспортного отдела, логистики). Он периодически проверяет журнал учета выдачи ПЛ, полноту и своевременность сдачи пакетов документов в бухгалтерию, правильность хранения бланков. Бухгалтерия контролирует качество заполнения ПЛ при приемке.

Ответственное лицо несет дисциплинарную, материальную и административную ответственность за нарушения: выдачу ПЛ с нарушениями (не на тот автомобиль, не тому водителю, без отметки механика), утерю бланков или заполненных ПЛ, несвоевременную передачу документов, допущение фальсификаций. Работодатель вправе применять меры вплоть до увольнения (ст. 192 ТК РФ).

Взаимодействие со службами

Ответственный за выдачу ПЛ тесно взаимодействует с водителями: выдает ПЛ, принимает их обратно, контролирует правильность заполнения в пути, консультирует. С механиком (мастером гаража): получает ПЛ с отметкой о допуске ТС к эксплуатации и исправности спидометра. С бухгалтерией: передает комплекты документов для расчета зарплаты водителям, учета ГСМ и начисления амортизации.

При выявлении неисправностей ТС, нарушений водителем режима труда и отдыха, значительных отклонений в расходе топлива ответственный обязан немедленно информировать своего руководителя. При смене ответственного лица (отпуск, болезнь, увольнение) приказом назначается временно исполняющий обязанности (ВРИО), который проходит аналогичный инструктаж.

Разбираемся, как правильно оформить приказ

Констатирующая часть приказа начинается словами: «В целях обеспечения надлежащего учета эксплуатации автотранспорта, контроля за использованием горюче-смазочных материалов, соблюдения требований Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта» и Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152…». Завершается: «ПРИКАЗЫВАЮ:».

Приказ подписывается руководителем организации. Обязательно согласование проекта приказа с юристом (на соответствие ФЗ №259-ФЗ), начальником транспортного подразделения, главным бухгалтером. Документ регистрируется в журнале приказов по основной деятельности. Хранится постоянно или до замены новым приказом о назначении.

Примерный образец