Приказ о внесении дополнительных штатных единиц по должностям — это распорядительный документ руководителя организации, утверждающий увеличение численности персонала путем добавления новых ставок (вакансий) по уже существующим в штатном расписании должностям в связи с расширением производства, увеличением объема работ или иными объективными организационными потребностями. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение и основания изменений, описание вводимых единиц, источники финансирования, роль приказа и правила его оформления.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о внесении дополнительных штатных единиц по должностям .docxСкачать образец приказа о внесении дополнительных штатных единиц по должностям .docx
Назначение и основания изменений
Введение дополнительных штатных единиц направлено на обеспечение организации необходимыми трудовыми ресурсами для эффективного выполнения возросших объемов работ, реализации новых проектов или улучшения качества обслуживания. Основная цель – легализовать прием на работу новых сотрудников на существующие должности без изменения организационной структуры. Необходимость изменений обосновывается объективными причинами: значительный рост производственных показателей или объема услуг, введение новых технологических линий, расширение клиентской базы, открытие новых филиалов или участков работы, результаты анализа загруженности персонала, подтверждающие хроническую нехватку кадров.
Основанием для приказа является служебная записка руководителя структурного подразделения, в котором требуется увеличение штата, согласованная с финансово-экономической службой (подтверждение наличия средств в ФОТе) и одобренная высшим руководством. Обоснование должно содержать конкретные факты, цифры (рост выручки на X%, увеличение объема выпуска на Y единиц, количество новых клиентов/объектов) и расчет предполагаемой нагрузки на новых сотрудников.
Приказ не создает новые должности, а добавляет ставки по уже утвержденным в штатном расписании позициям. Действие изменений начинается с указанной даты, что позволяет начать процедуру поиска и приема персонала.
Описание вводимых единиц и источники финансирования
В приказе четко указываются конкретные структурные подразделения, должности, количество вводимых дополнительных штатных единиц по каждой должности, а также размер оклада (тарифной ставки) или вилка оклада в соответствии с действующей в организации системой оплаты труда и штатным расписанием. Например: ввести в [Название отдела, например, Отдел продаж] с 01 октября 2024 года две (2) дополнительные штатные единицы по должности «Менеджер по продажам» с должностным окладом в размере 45 000 (Сорок пять тысяч) рублей 00 копеек, согласно штатному расписанию.
Обязательно указывается источник финансирования расходов на оплату труда новых сотрудников и связанных с ними отчислений (НДФЛ, страховые взносы). Это может быть утвержденный бюджет (смета) организации на текущий год, фонд оплаты труда (ФОТ) с учетом высвободившихся средств после оптимизации, выделенные целевые средства по конкретному проекту или иной легитимный источник.
Ответственность за организацию и проведение мероприятий по подбору персонала на вновь введенные вакансии возлагается на руководителя соответствующего структурного подразделения и службу персонала (отдел кадров). Бухгалтерия обязана обеспечить начисление заработной платы и налогов в установленном порядке.
Основания и роль приказа
Издание приказа о внесении дополнительных штатных единиц является правом работодателя по организации своей деятельности, закрепленным статьей 8 Трудового кодекса РФ (принятие локальных нормативных актов), и напрямую связано с необходимостью приведения кадрового состава в соответствие с реальными потребностями бизнеса. Приказ служит единственным юридическим основанием для внесения изменений в штатное расписание (раздел «Количество штатных единиц») и проведения последующих кадровых процедур (объявление вакансий, прием на работу). Без такого приказа увеличение численности персонала является неправомерным и может привести к финансовым нарушениям, спорам с контролирующими органами (Трудовая инспекция, Налоговая служба) и признанию трудовых договоров с «лишними» сотрудниками недействительными.
Приказ официально вводит новые ставки в действие. Он обязывает руководителя подразделения инициировать процесс подбора персонала, а кадровую службу – обеспечить документальное оформление изменений в штатном расписании и последующее трудоустройство новых работников. Документ фиксирует решение о выделении финансовых ресурсов на новые ставки.
Рассказываем, как оформить распоряжение
Оформление приказа осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренними стандартами делопроизводства. Шапка содержит полное наименование организации, слово «ПРИКАЗ» прописными буквами, уникальный номер, дату и место издания. Заголовок: «О внесении дополнительных штатных единиц по должностям в [Название Организации]».
Констатирующая часть содержит обоснование: «В связи со значительным увеличением объема продаж (на 35% за 1 полугодие 2024 года) и открытием нового направления деятельности, в целях обеспечения выполнения плановых показателей и эффективной работы Отдела продаж, на основании служебной записки Начальника отдела продаж [ФИО] от [Дата], согласованной с Финансовым директором и Главным бухгалтером».
Распорядительная часть («ПРИКАЗЫВАЮ:») содержит ключевые предписания:
- внести в штатное расписание изменения в части введении дополнительных штатных единиц;
- кадровику ознакомить с содержанием приказа всех причастных сотрудников;
- возложить контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых либо же оставить его за директором.
Приказ подписывается руководителем организации (Генеральным директором) с указанием должности и расшифровки подписи. Документ регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности.
Начальник отдела кадров ([ФИО]), Главный бухгалтер ([ФИО]) и Начальник(и) структурных подразделений, в которые вводятся дополнительные единицы ([ФИО]), ОБЯЗАНЫ ознакомиться с приказом под личную подпись в день его издания. Лист ознакомления является неотъемлемой частью приказа. Копии приказа направляются в отдел кадров, бухгалтерию и заинтересованным руководителям подразделений. Оригинал приказа хранится в делах организации. Срок хранения – постоянно (как документ, вносящий изменения в штатное расписание).
Примерный образец
