Приказ о внесении изменений в документы после обновления данных в ЕГРЮЛ

Приказ о внесении изменений в документы после обновления данных в ЕГРЮЛ — это распорядительный документ руководителя организации, предписывающий актуализацию всех внутренних и внешних документов юридического лица в соответствии с новыми сведениями, внесенными в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ), на основании официального уведомления налогового органа. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение и основания изменений, перечень корректируемых документов, ответственных лиц, роль приказа и правила его оформления.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о внесении изменений в документы после обновления данных в ЕГРЮЛ .docxСкачать образец приказа о внесении изменений в документы после обновления данных в ЕГРЮЛ .docx

Назначение и основания изменений

Основная цель приказа – обеспечить полное соответствие учредительных, внутренних распорядительных, договорных и информационных документов организации актуальным данным, зафиксированным в ЕГРЮЛ. Это критически важно для легитимности деятельности компании, предотвращения юридических рисков (признания сделок недействительными, отказов в банковских операциях, штрафов от контролирующих органов) и поддержания деловой репутации. Основанием для издания приказа является получение организацией официального документа от налогового органа (листа записи ЕГРЮЛ по форме Р50007 или уведомления), подтверждающего факт внесения изменений в реестр.

Поводами для изменений в ЕГРЮЛ могут быть: смена юридического адреса, изменение наименования организации, смена руководителя (директора) или иных лиц, имеющих право действовать без доверенности, изменение состава участников (акционеров), размера уставного капитала, кодов ОКВЭД, сведений о филиалах/представительствах или внесение изменений в Устав.

Приказ фиксирует факт получения выписки из ЕГРЮЛ с обновленными данными и является стартовой точкой для комплексной переработки документации. Действие приказа начинается немедленно после его подписания. Все документы должны быть приведены в соответствие с новыми данными ЕГРЮЛ в установленные приказом сроки. Будущие документы создаются исключительно с актуальными реквизитами.

Перечень корректируемых документов и ответственные лица

Приказ должен содержать исчерпывающий перечень документов, подлежащих пересмотру и переоформлению:

1. Учредительные документы: Внесение изменений в Устав (если они были зарегистрированы) и их государственная регистрация (ответственный: юридический отдел/директор).
2. Внутренние распорядительные документы (ЛНА): Все приказы, положения, инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, где упоминается старое наименование, адрес, данные руководителя (ответственные: руководители подразделений, юрисконсульт, отдел кадров).
3. Договорная документация: Все действующие договоры (аренды, поставки, подряда, кредитные и т.д.), дополнительные соглашения к ним, доверенности (ответственные: юрисконсульт, руководители подразделений, курирующие договоры).
4. Банковские документы: Карточки с образцами подписей и оттиска печати, банковские договоры, реквизиты для платежей (ответственные: главный бухгалтер, финансовый директор).
5. Печати и штампы: Изготовление новых печатей и штампов с актуальными данными (ответственный: административный отдел/секретарь).
6. Бланки: Все виды фирменных бланков (письма, договоры, счета, акты), визитки сотрудников (ответственные: административный отдел, руководители подразделений).
7. Информационные ресурсы: Официальный сайт компании, аккаунты в госуслугах (ЭЦП), электронные торговые площадки (ЭТП), рекламные материалы, вывески (ответственные: IT-отдел, маркетинг, ответственный за сайт).
8. Лицензии и разрешения: Заявления на переоформление лицензий, разрешений, свидетельств (ответственные: юрисконсульт, ответственные за лицензирование).

Ответственность за своевременное выполнение каждого пункта возлагается на конкретных должностных лиц и подразделения. Юридический отдел координирует процесс и контролирует соответствие законодательству. Главный бухгалтер отвечает за финансовые документы и банки. Административный отдел – за печати, бланки, вывески. IT-отдел – за цифровые ресурсы.

Основания и роль приказа

Издание приказа является обязательным действием работодателя, вытекающим из требований Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (ст. 5). Приказ служит основным юридическим основанием внутри организации для начала массовой работы по актуализации документов. Он официально удостоверяет факт изменения регистрационных данных и делегирует полномочия ответственным лицам на внесение соответствующих правок. Без такого приказа процесс будет хаотичным, повысится риск пропуска критически важных документов.

Приказ связывает полученный лист записи ЕГРЮЛ с конкретными действиями служб компании. Он обеспечивает централизованное управление процессом, устанавливает четкие сроки и зоны ответственности. Приказ также является документом, подтверждающим добросовестность компании при возникновении споров о применении старых реквизитов.

Оформление приказа

Оформление приказа осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Шапка содержит полное наименование организации (уже новое, если оно изменилось, или старое), слово «ПРИКАЗ» прописными буквами, уникальный номер, дату и место издания. Заголовок: «О внесении изменений в документы в связи с обновлением сведений в ЕГРЮЛ».

Констатирующая часть содержит основание: «На основании Листа записи Единого государственного реестра юридических лиц серии [Серия] № [Номер] от [Дата], выданного [Наименование налогового органа] (ИФНС России № [Номер] по [Субъект РФ]), о внесении в ЕГРЮЛ записи о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица (или: о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в ЕГРЮЛ), в связи с [Указать суть изменений, например: изменением адреса места нахождения, сменой генерального директора]».

Распорядительная часть («ПРИКАЗЫВАЮ:») содержит ключевые предписания:

• возложить на одного из сотрудников обязанность по внесению изменений в документацию после обновления данных о компании в ЕГРЮЛ;
• кадровику ознакомить ответственного сотрудника с содержанием приказа;
• возложить контроль за исполнением на одного из руководителей.

Приказ подписывается руководителем организации (Генеральным директором) с указанием должности и расшифровки подписи. Документ регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Лист ознакомления является неотъемлемой частью приказа. Копия приказа и Лист записи ЕГРЮЛ хранятся в юридическом отделе и у генерального директора. Оригинал приказа хранится в делах организации. Срок хранения приказа – 5 лет (как документ, связанный с регистрационными действиями и организацией деятельности, ст. 258 Перечня 2010 г., утв. Приказом Минкультуры РФ № 558).

Примерный образец