Приказ о внесении изменений в фирменную форму личной карточки работника – это официальное распоряжение руководителя организации, утверждающее обновленный шаблон унифицированной формы Т-2, адаптированный к внутренним стандартам компании. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение этого документа, его связь с кадровым учетом, требования к содержанию и правильную процедуру оформления для обеспечения юридической значимости и практического применения.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении типовой формы трудового договора .docxСкачать образец приказа об утверждении типовой формы трудового договора .docx
Назначение и содержание личной карточки
Личная карточка работника (унифицированная форма Т-2) представляет собой ключевой первичный документ кадрового учета. Она систематизирует всю основную информацию о сотруднике на протяжении всего периода его работы в организации. Карточка фиксирует персональные данные, сведения о приеме, переводах, отпусках, поощрениях, взысканиях и увольнении, создавая полную трудовую биографию внутри компании.
Этот документ необходим для документального подтверждения трудовой деятельности и стажа сотрудника. Данные из карточки используются отделом кадров для внутреннего учета, бухгалтерией для расчета зарплаты и отчислений, а также являются основанием для формирования будущей пенсии работника. Законодательство обязывает работодателя аккуратно вести и хранить личные карточки всех сотрудников.
Ответственные за ведение карточек
Непосредственное заполнение и актуализацию личных карточек осуществляют специалисты отдела кадров. Это их прямая служебная обязанность, закрепленная в должностных инструкциях. Они вносят все изменения, связанные с трудовой деятельностью работника, на основании приказов по личному составу.
Руководитель кадровой службы несет ответственность за правильность ведения карточек, соблюдение сроков внесения записей и инструктаж сотрудников. Главный бухгалтер использует информацию из карточки для начисления заработной платы и обязательных платежей. Контроль за соблюдением порядка ведения и хранения карточек в целом лежит на руководстве организации.
Суть и необходимость фирменной формы
Фирменная форма личной карточки – это базовая унифицированная форма Т-2, дополненная специфическими элементами конкретной организации. Она включает обязательные реквизиты компании: ее полное наименование, юридический адрес, коды ОКПО и ОКУД, а также логотип или элементы фирменного стиля. Такая форма обеспечивает единообразие документов и облегчает их идентификацию.
Использование фирменной формы стандартизирует кадровый документооборот и повышает его эффективность. Она позволяет быстро находить нужные документы среди множества других. Фирменная форма поддерживает корпоративную идентичность и упрощает процесс заполнения для кадровиков, делая его более структурированным и понятным.
Причины и виды изменений формы
Изменения в утвержденную фирменную форму личной карточки вносятся по инициативе работодателя при возникновении объективных причин. Основными поводами являются смена юридических реквизитов организации, обновление ее фирменного стиля или логотипа. Изменения также требуются при оптимизации внутренних процессов учета и документооборота.
Конкретными примерами изменений могут быть обновление названия или адреса компании на бланке. Часто добавляются новые поля для актуальных данных, например, для корпоративного адреса электронной почты или номера электронного пропуска. Иногда удаляются реквизиты, ставшие неактуальными, но лишь те, что не входят в обязательный перечень унифицированной формы Т-2.
Структура приказа об изменениях
Приказ о внесении изменений в форму Т-2 оформляется строго в соответствии с правилами делопроизводства. Он должен иметь четкую структуру, обеспечивающую его юридическую силу и однозначность толкования. Начинается документ с шапки, содержащей полное наименование организации, слово «ПРИКАЗ», его уникальный регистрационный номер, дату издания и место составления.
Заголовок приказа формулируется предельно ясно, например: «О внесении изменений в фирменную форму личной карточки работника (Т-2)». Констатирующая часть кратко излагает основания для издания приказа. Здесь указывается ссылка на документ-основание и четко формулируется цель внесения изменений. Упоминается предыдущий приказ, если он утверждал старую редакцию формы.
Распорядительная часть начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ:», написанного прописными буквами. Первым пунктом обязательно утверждается новая редакция фирменной формы личной карточки работника. Указывается, что она является приложением к данному приказу, например: «Утвердить новую редакцию формы личной карточки работника (Т-2) согласно Приложению № 1».
Далее устанавливается точная дата или событие, с которого новая форма вводится в действие. Назначаются ответственные за исполнение приказа лица. Обычно это начальник отдела кадров, которому поручается обеспечить переход на новую форму, наличие бланков и инструктаж сотрудников. Указывается лицо, контролирующее исполнение приказа. Завершается приказ подписью руководителя с расшифровкой.
После подписания руководителем приказ подлежит обязательной регистрации в журнале учета приказов по основной деятельности. С текстом приказа под роспись необходимо ознакомить всех сотрудников, упомянутых в распорядительной части как ответственные за исполнение. Это подтверждает их осведомленность о возложенных обязанностях и сроках.
Утвержденная новая форма личной карточки передается в отдел кадров. Она служит эталоном для заполнения при приеме новых сотрудников или внесении изменений в карточки действующих работников. Переход на использование новой формы осуществляется строго с даты, указанной в приказе. Карточки, заведенные ранее по старой форме, продолжают храниться без переоформления.
Примерный образец
Сроки и правила хранения
Оригинал изданного приказа вместе с утвержденной им новой формой Т-2 хранится в делах организации. Все предыдущие редакции утвержденных фирменных форм личных карточек также подлежат обязательному сохранению. Это необходимо для отслеживания истории изменений и подтверждения корректности данных в разные периоды работы сотрудников.
Срок хранения приказа и всех связанных с ним утвержденных форм личных карточек составляет не менее 75 лет. Этот длительный срок установлен законодательством для документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж работников. Хранение обеспечивает организация в соответствии с требованиями архивного дела и законодательства о персональных данных.