Приказ о внесении в штатное расписание изменений по окладам

Приказ о внесении изменений в штатное расписание по окладам – это официальный распорядительный документ руководителя организации. Он утверждает корректировки размеров должностных окладов для конкретных позиций или сотрудников. В рамках настоящего материала мы изучим назначение этого приказа, его структуру, основания для издания и процедуру оформления согласно трудовому законодательству и делопроизводственным правилам.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о внесении в штатное расписание изменений по окладам .docxСкачать образец приказа о внесении в штатное расписание изменений по окладам .docx

Штатное расписание: база расчетов

Штатное расписание (форма Т-3) является основным плановым документом организации. Оно фиксирует ее структуру, численность персонала и фонд оплаты труда. Документ содержит перечень всех должностей с указанием окладов, надбавок и прочих гарантированных выплат. Штатное расписание утверждается приказом руководителя и служит базой для начисления зарплаты.

Этот документ обеспечивает прозрачность системы оплаты труда внутри компании. Он позволяет планировать бюджет расходов на персонал и контролировать его исполнение. Штатное расписание является обязательным для применения всеми структурными подразделениями и руководством организации. Его актуальность напрямую влияет на корректность расчетов с сотрудниками.

Причины изменения окладов

Изменение размеров должностных окладов в штатном расписании происходит по инициативе работодателя. Основаниями могут быть финансовые результаты компании, повышение МРОТ, индексация зарплат, изменение объема обязанностей или оптимизация структуры. Иногда изменения связаны с переводом сотрудника на другую должность. Каждое изменение требует документального оформления.

Изменения могут носить массовый или индивидуальный характер. Массовые изменения обычно связаны с индексацией или реорганизацией. Индивидуальные изменения касаются конкретных сотрудников по результатам аттестации или карьерного роста. Закон требует соблюдения процедуры уведомления сотрудников о грядущих изменениях условий оплаты труда.

Документы для обоснования изменений

Подготовка приказа требует сбора обосновывающих документов. К ним относится служебная записка от руководителя подразделения или отдела по персоналу. В записке подробно излагаются причины, экономическое обоснование и расчеты по фонду оплаты труда. При массовых изменениях часто разрабатывается Положение об оплате труда или его новая редакция.

Для индивидуальных изменений требуется заявление сотрудника или дополнительное соглашение к трудовому договору. Бухгалтерия готовит расчет финансовых последствий изменений. Юридическая служба проверяет соответствие действий трудовому законодательству. Все эти документы служат основанием для издания приказа и прикладываются к нему.

Структура приказа об изменениях

Приказ оформляется на фирменном бланке организации согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Шапка содержит полное наименование организации, слово «ПРИКАЗ», регистрационный номер, дату и место издания. Заголовок должен четко отражать суть: «О внесении изменений в штатное расписание в части должностных окладов». Констатирующая часть кратко обосновывает необходимость изменений.

В констатирующей части указываются основания: решение руководства, финансовые показатели, изменение МРОТ. Обязательно ссылаются на документы-основания: служебную записку, расчеты, протокол собрания. Указывается номер и дата предыдущего приказа об утверждении штатного расписания. Констатирующая часть завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ:».

Содержание распорядительной части

Распорядительная часть содержит конкретные поручения. Первым пунктом утверждается новая редакция штатного расписания. Указывается его номер и дата введения в действие: «Утвердить штатное расписание № 1 от 01.01.2025 (новая редакция) с 01.02.2025 согласно Приложению № 1». Это главное распоряжение документа.

Вторым пунктом назначаются ответственные за исполнение. Обычно это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Им поручается ознакомить сотрудников с изменениями, заключить допсоглашения, обеспечить корректное начисление зарплаты. Третьим пунктом назначается контроль за исполнением приказа за конкретным лицом (заместителем директора). Приказ подписывается руководителем.

Процедура после издания приказа

После подписания приказ регистрируется в журнале учета приказов по основной деятельности. Регистрационный номер и дата проставляются на самом документе. С текстом приказа под роспись знакомятся все лица, упомянутые в распорядительной части как ответственные исполнители. Это подтверждает их осведомленность о задачах.

Утвержденная новая редакция штатного расписания передается в бухгалтерию и отдел кадров. Кадровая служба готовит дополнительные соглашения к трудовым договорам сотрудников, чьи оклады изменяются. Бухгалтерия настраивает систему расчета заработной платы согласно новым данным. Изменения вступают в силу строго с указанной даты.

Уведомление сотрудников и хранение

Сотрудники, чьи условия оплаты труда меняются, должны быть уведомлены письменно. Уведомление вручается под подпись не менее чем за два месяца до вступления изменений в силу. Это требование статьи 74 Трудового Кодекса РФ. Сотрудник имеет право согласиться или отказаться от работы на новых условиях. Отказ может повлечь увольнение.

Оригинал приказа и утвержденное штатное расписание хранятся в организации постоянно. Дополнительные соглашения к трудовым договорам хранятся в личных делах сотрудников. Срок хранения личных дел составляет 75 лет после увольнения сотрудника. Соблюдение сроков и правил хранения обеспечивает юридическую защиту работодателя.

Примерный образец