Приказ о введении нового обозначения в табель учета рабочего времени

Приказ о введении нового обозначения в табель учета рабочего времени — это распорядительный документ руководителя организации, вносящий изменения в действующие коды (символы), используемые для фиксации отработанного времени, неявок и других событий в табеле учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13), в связи с изменениями в трудовом законодательстве, введением новых режимов труда или внутренними организационными решениями. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение и основания изменений, описание нового обозначения, порядок внедрения, роль приказа и правила его оформления.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о введении нового обозначения в табель учета рабочего времени .docxСкачать образец приказа о введении нового обозначения в табель учета рабочего времени .docx

Назначение и основания изменений

Введение нового обозначения в табель учета рабочего времени необходимо для точного, полного и корректного отражения всех видов времени, связанных с выполнением трудовых обязанностей или отсутствием на рабочем месте, в соответствии с актуальными требованиями законодательства и потребностями организации. Основная цель – обеспечить достоверность учета рабочего времени для корректного начисления заработной платы, соблюдения норм Трудового кодекса РФ (статьи 91, 99, 113, 153 и др.), правильного расчета среднего заработка, анализа использования трудовых ресурсов и представления отчетности.

Необходимость изменений обычно возникает при введении новых режимов работы (например, гибкий график, удаленная работа – РВ), появлении новых видов отпусков или иных периодов отсутствия (например, дистанционная работа во время карантина – КР), изменении законодательства или для замены устаревших или неоднозначных обозначений.

Основанием для приказа является потребность привести систему кодировки в табеле в соответствие с реальной практикой учета времени в организации и действующими нормами права. Новое обозначение должно быть уникальным, легко идентифицируемым и не дублировать уже существующие коды. Его введение не отменяет действующие обозначения, а дополняет их или заменяет конкретное устаревшее обозначение. Действие приказа начинается с указанной даты, что позволяет бухгалтерии, кадровой службе и ответственным за ведение табеля подготовиться к изменениям.

Описание нового обозначения и порядок внедрения

В приказе должно быть четко прописано само новое обозначение (буквенный или цифровой код), его полное наименование (расшифровка) и конкретные ситуации, в которых оно применяется. Например: Ввести с 01 сентября 2024 г. новое буквенное обозначение РВ – Дистанционная работа (Работа вне офиса). Данное обозначение применяется для фиксации дней, в которые сотрудник исполнял трудовые обязанности в режиме дистанционной (удаленной) работы, установленной трудовым договором или дополнительным соглашением к нему, приказом о временном переводе на дистанционную работу.

Ответственность за внедрение нового обозначения возлагается на руководителей структурных подразделений (контроль правильности заполнения табеля подчиненными) и на конкретных сотрудников, назначенных ответственным за ведение табеля учета рабочего времени в подразделении (непосредственное применение кода).

Кадровая служба (отдел кадров) обязана разработать и довести до ответственных лиц и работников бухгалтерии Инструкцию (Памятку) по применению нового обозначения, а также актуализировать внутреннюю Инструкцию по заполнению табеля учета рабочего времени. Бухгалтерия обязана использовать новое обозначение при расчете заработной платы и иных выплат, а также при расчете среднего заработка.

Основания и роль приказа

Издание приказа о введении нового обозначения является реализацией права и обязанности работодателя по организации достоверного учета рабочего времени, предусмотренного статьей 91 Трудового кодекса РФ, а также требований Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (утвердившего формы Т-12 и Т-13). Приказ служит единственным юридически значимым основанием для изменения системы кодировки, используемой в первичном учетном документе – табеле. Без такого приказа применение нового кода будет неправомерным и может привести к ошибкам в учете, начислении зарплаты, конфликтам с работниками и претензиям со стороны контролирующих органов (Трудовая инспекция).

Приказ официально вводит новый код в оборот документооборота организации. Он наделяет ответственных за ведение табеля правом и обязанностью использовать этот код в соответствующих ситуациях начиная с указанной даты. Приказ обязателен для исполнения всеми сотрудниками, участвующими в процессе учета рабочего времени и начисления заработной платы. Документ обеспечивает единообразие применения кода во всех подразделениях компании.

Оформление приказа

Оформление приказа осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренними стандартами делопроизводства. Шапка содержит полное наименование организации, слово «ПРИКАЗ» прописными буквами, уникальный номер, дату и место издания. Заголовок: «О введении нового обозначения в табель учета рабочего времени».

Констатирующая часть обосновывает решение: «В связи с увеличением числа сотрудников, работающих в режиме дистанционной работы на постоянной основе, в целях обеспечения точного учета отработанного времени, соблюдения требований статей 91, 312.1 Трудового кодекса Российской Федерации и достоверности данных для начисления заработной платы».

Распорядительная часть («ПРИКАЗЫВАЮ:») содержит ключевые предписания:

• с такого-то числа ввести новое обозначение в табель учета рабочего времени;
• кадровику ознакомить с содержанием настоящего распоряжения всех сотрудников;
• возложить контроль за исполнением приказа на директора или иного сотрудника.

Приказ подписывается руководителем организации (Генеральным директором) с указанием должности и расшифровки подписи. Документ регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Руководители ВСЕХ структурных подразделений ОБЯЗАНЫ ознакомить подчиненных сотрудников, назначенных ответственными за ведение табеля учета рабочего времени, с настоящим приказом под личную подпись в срок до [Дата]. Начальник отдела кадров ([ФИО]) и Главный бухгалтер ([ФИО]) ОБЯЗАНЫ ознакомиться с приказом под личную подпись в день его издания. Лист ознакомления является неотъемлемой частью приказа. Копии приказа направляются в отдел кадров и бухгалтерию. Оригинал приказа хранится в делах организации. Срок хранения приказа – 5 лет (как документ по учету рабочего времени, связанный с начислением зарплаты).

Примерный образец