Приказ о выдаче средств на заправку автомобиля

Приказ о выдаче средств на заправку автомобиля – это распорядительный документ, согласно которому руководитель предприятия может официально выдать одному из своих подчинённых деньги под ГСМ. Сегодня мы разберемся, в каких случаях работник может получить на работе деньги на заправку машины, причем здесь соответствующее распоряжение начальника и как правильно его оформить.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о выдаче средств на заправку автомобиля .docxСкачать образец приказа о выдаче средств на заправку автомобиля .docx

Автомобиль на предприятии

Организация, использующая в своей работе транспортные средства, должна решить вопрос относительно того, каким конкретно образом будет происходит процедура их заправки. Здесь существует несколько различных способов, выбор между которыми следует делать исключительно на основании критерия удобства. В теории можно закупить топливные карты и раздать их сотрудникам либо же приобрести бочку с ГСМ и заправлять машины самостоятельно, в гараже.

Как бы то ни было, водители в любом случае должны будут заполнять путевые листы после каждой поездки. Таким образом сотрудники отчитываются перед руководством, сколько топлива было затрачено на выполнение конкретной задачи. Это необходимо как для ведения бухгалтерского учета в части списания ГСМ, так и для начисления заработной платы водителю.

Также в компании может сложиться ситуация, когда сотрудник будет просить деньги на заправку личного автомобиля. Например, если было принято поехать в служебную поезду на собственном авто. Трудовой кодекс Российской Федерации говорит нам, что работник не должен нести расходы за работодателя, а значит, денежные средства нужно истребовать. Для этого сотрудник пишет официальное заявление на имя директора.

Основания для компенсации расхода

Любое распоряжение начальника, по какому поводу оно бы ни издавалось, нуждается в соответствующем основании. Конкретно в нашем случае такой официальной бумагой станет платежный документ, который и подтверждает расходы сотрудника на топливо. Это может быть кассовый чек или что-то ещё.

Так, например, работникам на крайнем севере и в регионах, к нему приравненным, полагается компенсация пути до места отдыха один раз в два года. Следовательно, если сотрудник решит поехать на автомобиле, он может собирать все кассовые чеки, а затем предоставить их в бухгалтерию вместе с соответствующим заявлением. Вместе с кассовыми чеками в таком случае нужно будет приложить еще и маршрут до места отдыха с точностью до километра, маршрут на обратный путь, а также техническую документацию транспортного средства, которое сотрудник использовал.

Дело в том, что каждый автомобиль имеет уникальный расход топлива. Этот показатель зависит от множества других, в том числе:

• тип и объем двигателя;
• масса автомобиля без пассажиров, с пассажирами;
• средняя скорость на дороге;
• стиль вождения.

В технической документации машины всегда приводятся усредненные значения, которые бухгалтерия и использует при оформлении компенсации.

Форма документа

Форма приказа директора о выдаче средств на заправку автомобиля – это весьма важный момент, которому мы должны будем уделить соответствующее внимание. Здесь следует обратить внимание на общие правила делового документооборота, а также документацию схожего содержания.

Важнейший аспект в части формы приказа – это его структура. По структуре распоряжение должно состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей, а также определенного набора реквизитов. Написать текст исполнитель должен будет в печатном варианте, а само содержание наносится на чистый лист бумаги формата А4.

Инструкция по оформлению приказа

Начать процесс оформления приказа на заправку автомобиля нам следует с заполнения его титульной части, шапки. В верхней части документа нужно будет указать название компании, внутри которой принимается соответствующее решение, её организационно-правовую далее. Далее мы обозначим наименование текущего распоряжения, присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуры дел. Следующим шагом пропишем сегодняшнее число, а также место составления распоряжения.

Ниже по документу мы должны будем официально сослаться на имеющиеся у директора основания для издания соответствующего приказа. В теории это может стать заявление или же служебная записка от работника, докладная записка от начальника, а также соответствующая норма закона. Конкретно в нашем случае имеет смысл оставить ссылку на 164 и 188 статьи Трудового кодекса.

Далее по тексту начальник пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять распоряжения на заправку автомобиля:

• выдать сотруднику такую-то денежную сумму на заправку личного или служебного автомобиля;
• возложить контроль за исполнение распоряжения на кадровика или начальника кадровой службы;
• кадровику ознакомить с содержанием распоряжения всех работников, размер заработной платы которых будет изменяться, а также текущего исполнителя в лице бухгалтера;
• оставить контроль за исполнением за собой.

В таком виде приказ начальника уже можно назвать оформленным максимально корректно. Для того чтобы завершить всю процедуру, останется лишь заполучить подпись директора, расшифровать его автограф. После реализации всех инициатив распоряжение передается на хранение.

Примерный образец