Приказ об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству

Приказ об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству – это ключевой распорядительный документ, придающий юридическую силу основному регламенту работы с кадровой документацией. Он официально вводит в действие единые правила, процедуры и стандарты оформления кадровых документов во всей организации. Данный приказ обеспечивает законность, порядок и эффективность работы кадровой службы.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству .docxСкачать образец приказа об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству .docx

Утверждение инструкции минимизирует ошибки в документах, снижает риски трудовых споров и претензий проверяющих органов. Приказ обязателен для исполнения всеми руководителями подразделений, сотрудниками кадровой службы, секретарями и иными работниками, оформляющими кадровые документы. Документ гарантирует единообразие и соответствие законодательству.

Содержание инструкции

Инструкция по кадровому делопроизводству – это объемный внутренний нормативный акт (обычно 30-70 страниц). Она детально регламентирует весь жизненный цикл кадровых документов: создание, оформление, регистрацию, хранение, использование и уничтожение. Документ устанавливает единые формы, шаблоны и правила заполнения приказов, трудовых договоров, личных карточек.

Обязательно включаются правила ведения и хранения трудовых книжек (включая электронные), личных дел. Инструкция определяет порядок оформления отпусков, командировок, поощрений, взысканий, увольнений. Фиксируются сроки хранения различных категорий документов согласно Перечню Росархива. Устанавливаются требования к электронному документообороту (при его наличии).

Разработка инструкции

Разработка инструкции – ответственный процесс, поручаемый кадровой службе совместно с юридическим отделом и службой ДОУ (делопроизводства и архива). Основой служат требования Трудового кодекса РФ, законов о персональных данных, архивном деле, а также отраслевых нормативов. Учитываются положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов.

Проект инструкции проходит внутреннее согласование со всеми заинтересованными подразделениями (бухгалтерия, ИТ, руководители). Цель согласования – учесть нюансы работы и обеспечить выполнимость требований. Обязательно получение визы юриста на соответствие законодательству. Проект дорабатывается по замечаниям согласующих.

Внедрение инструкции

Приказом инструкция вводится в действие с конкретной даты. До этой даты кадровая служба должна обеспечить наличие утвержденного текста инструкции в доступных местах (интранет, общие папки, бумажные экземпляры в отделах). Необходимо изъять и уничтожить устаревшие версии аналогичных документов (если были).

Руководители структурных подразделений обязаны обеспечить доступ подчиненных к актуальной инструкции. Все вновь создаваемые и оформляемые кадровые документы с даты вступления приказа в силу должны строго соответствовать новым правилам. Инструкция становится единственным руководством по кадровому делопроизводству.

Обучение персонала

Обязательным этапом внедрения является обучение сотрудников, работающих с кадровыми документами. Кадровая служба совместно с юристом организует инструктажи и семинары. Обучение должно охватить всех исполнителей: специалистов по кадрам, секретарей, руководителей, подписывающих документы, бухгалтеров, начисляющих зарплату.

В ходе обучения разъясняются ключевые изменения, новые формы документов, правила заполнения, сроки исполнения, требования к подписанию и регистрации. Особое внимание уделяется работе с персональными данными и срокам хранения. По итогам обучения может проводиться тестирование. Факт ознакомления фиксируется.

Контроль исполнения

Ответственность за соблюдение инструкции возлагается на руководителя кадровой службы и руководителей структурных подразделений. Кадровая служба осуществляет оперативный контроль за правильностью оформления документов, поступающих из подразделений. Проверяется соответствие форм, полнота реквизитов, наличие необходимых подписей.

Периодически (не реже раза в год) проводится внутренний аудит кадрового делопроизводства. Аудит проверяет соответствие практики требованиям инструкции и законодательства. Выявленные нарушения служат основанием для дисциплинарных взысканий и корректировки инструкции. Результаты контроля докладываются руководству.

Рассказываем, как правильно оформить распоряжение.

Констатирующая часть приказа начинается словами: «В целях упорядочения работы с кадровыми документами, обеспечения их соответствия требованиям законодательства Российской Федерации…». Указываются основания: требования ТК РФ, ФЗ «О персональных данных», ФЗ «Об архивном деле», ГОСТ Р 7.0.97-2016. Констатируется факт разработки и согласования инструкции. Завершается: «ПРИКАЗЫВАЮ:».

Конкретный перечень распоряжений начальника будет зависеть от множества факторов. Какого-то универсального набора подобрать не выйдет. Так, например, конкретно в нашем примере будет всего три пункта.

Приказ подписывается руководителем организации. Обязательно согласование проекта приказа с юристом, начальником отдела кадров, начальником службы ДОУ/архива, главным бухгалтером. Документ регистрируется в журнале приказов по основной деятельности. Хранится постоянно или до замены новой инструкцией.

Примерный образец