Приказ об утверждении типовой формы табеля учета рабочего времени

Приказ об утверждении типовой формы табеля учета рабочего времени – это обязательный распорядительный документ, устанавливающий единую для всей организации форму и правила заполнения основного документа учета фактически отработанного времени. Он обеспечивает юридическую силу данным учета, служащим основанием для начисления заработной платы, контроля дисциплины и соблюдения трудового законодательства. Приказ унифицирует процесс учета времени, минимизируя ошибки и разночтения.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении типовой формы табеля учета рабочего времени .docxСкачать образец приказа об утверждении типовой формы табеля учета рабочего времени .docx

Утвержденная типовая форма обязательна к применению всеми структурными подразделениями. Она гарантирует корректное отражение всех видов времени: работы, сверхурочных, ночных смен, командировок, отпусков, больничных, простоев, прогулов. Данные табеля критичны для правильного расчета зарплаты, отпускных, больничных пособий и подтверждения соблюдения норм рабочего времени при проверках.

Содержание формы табеля

Типовая форма табеля, утверждаемая приказом, обычно основывается на унифицированных формах Т-12 (с возможностью расчета зарплаты) или Т-13 (только учет времени), утвержденных Постановлением Госкомстата РФ №1, либо на их адаптированной версии, соответствующей потребностям организации. Форма содержит обязательные реквизиты: наименование организации/подразделения, период учета, порядковый номер, дату составления.

Основу формы составляет таблица с перечнем сотрудников (ФИО, должность, табельный номер) и графами для ежедневного проставления условных обозначений видов затрат рабочего времени (например, «Я» — явка, «Н» — ночные, «К» — командировка, «ОТ» — отпуск, «Б» — больничный, «ПР» — прогул). В конце периода подводятся итоги: дни/часы по каждому виду времени, всего отработано, количество неявок с указанием причин.

Разработка и выбор формы

Разработка или выбор типовой формы осуществляется кадровой службой совместно с бухгалтерией и отделом труда и заработной платы (ОТиЗ). Основой служат унифицированные формы Т-12 или Т-13. Организация может использовать их без изменений или разработать собственную форму, обязательно сохранив все необходимые реквизиты и показатели, предусмотренные законодательством для первичных учетных документов (ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

При адаптации формы учитываются специфика деятельности, способы учета времени (поденный, суммированный), виды используемых отпусков, командировок и иных отклонений, характерные для организации. Важно обеспечить удобство заполнения и дальнейшей автоматизированной обработки данных (если используется учет в программах 1С, SAP и т.п.). Проект формы согласовывается с главным бухгалтером.

Ответственные лица

Ответственность за ведение табеля в каждом структурном подразделении возлагается на назначенное приказом ответственное лицо. Обычно это руководитель подразделения, его заместитель, офис-менеджер, секретарь или специально назначенный табельщик. Данные сотрудники должны быть ознакомлены с приказом об утверждении формы и инструкцией по ее заполнению.

Ответственные лица обязаны ежедневно (!) на основании фактического присутствия сотрудников, докладных записок, приказов на отпуск/командировку и иных документов точно отражать в табеле отработанное время и причины неявок. Заполненный за месяц табель подписывается ответственным лицом и руководителем подразделения, после чего передается в кадровую службу и бухгалтерию в установленные сроки.

Порядок заполнения

Заполнение типовой формы ведется ежедневно в течение всего учетного периода (месяца). Для учета используются утвержденные условные обозначения (буквенные или цифровые коды), указанные либо в самой форме, либо в отдельном приложении-инструкции. Изменение этих обозначений без нового приказа не допускается. Исправления в табеле оформляются строго по правилам: неверная запись аккуратно зачеркивается, рядом ставится правильная, заверяется подписью ответственного лица и датой исправления.

При отражении времени учитываются все отклонения: опоздания, ранние уходы (фиксируются в часах/минутах), сверхурочные (указывается количество часов), работа в выходные/праздники, ночные часы. Основаниями для отметок служат приказы (на отпуск, командировку), листки нетрудоспособности, докладные записки о простое, акты об отсутствии. Итоги подводятся в последний день месяца.

Сроки и хранение

Утвержденный приказом срок сдачи табеля в кадровую службу и бухгалтерию, как правило, устанавливается не позднее 1-3 рабочих дней после окончания отчетного месяца. Этот срок должен обеспечить кадровой службе проверку данных и оформление расчетных листков, а бухгалтерии – своевременное начисление заработной платы. Нарушение сроков сдачи может привести к задержке выплат.

Заполненные и подписанные табели хранятся в организации. Срок хранения составляет 5 лет (для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов) или 50 лет (если табель содержит сведения о работе во вредных/опасных условиях). Хранение обеспечивает кадровая служба или архив организации. Табель является документом строгой отчетности и основанием для подтверждения прав работников.

Разбираемся, как оформить распоряжение «на пальцах»

Констатирующая часть приказа начинается словами: «В целях обеспечения единого порядка учета рабочего времени сотрудников, повышения достоверности данных для начисления заработной платы и контроля за соблюдением трудовой дисциплины, на основании статей 91, 99 Трудового кодекса Российской Федерации и Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»…». Указывается факт разработки/выбора формы. Завершается: «ПРИКАЗЫВАЮ:».

Приказ подписывается руководителем организации. Обязательно согласование проекта приказа с юристом, начальником отдела кадров, главным бухгалтером, руководителем ОТиЗ (если есть). Документ регистрируется в журнале приказов по основной деятельности. Хранится постоянно или до замены новой формой табеля.

Примерный образец