Приказ об утверждении положения о персональных данных

Приказ об утверждении положения о персональных данных – относительно новый кадровый документ, который обязан составлять работодатель во исполнение требований законодательства о защите личной информации. Этот документ позволяет обеспечить порядок в организации документооборота предприятия и осуществлять законную обработку личной информации о сотрудниках.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждения положения о персональных данных .docСкачать образец приказа об утверждения положения о персональных данных .doc

Правовая основа

Принимая на работу сотрудника, работодатель получает от него следующие данные личного характера:

• Ф.И.О.;
• адрес регистрации и места проживания;
• серию и номер паспорта;
• номер свидетельства ИНН;
• СНИЛС;
• о количестве детей, датах их рождения;
• о семейном положении;
• о предыдущей работе, сроках, причинах увольнения.

Согласно ст. 86-90 ТК РФ организация-работодатель должна придерживаться правил:

• обработки личной информации сотрудников;
• хранения и пользования данными;
• передачи личных данных работников.

На основании ФЗ «О персональных данных» работникам предоставляется право требовать защиту сообщаемых работодателю сведений. Для обеспечения надлежащей работы с личными данными сотрудников каждая организация разрабатывает Положение о персональных данных работников. В этом документе устанавливаются:

• какие сведения относятся к категории «персональных»;
• кто имеет доступ к сведениям работников личного характера;
• как осуществляется сохранность персональных данных (на каком носителе);
• в каком порядке происходит обработка информации;
• где фиксируются сведения о сотрудниках (оформляются ли личные дела, карточки, ведутся ли списки и т.д.);
• на каких основаниях и кому могут передаваться данные о работнике;
• как защищается доступ к данным (закодирована ли электронная информация, устанавливается ли сейф для материальных носителей);
• порядок его утверждения и изменения.

Приложение может включать образцы заявлений работников:

• о согласии с обработкой своих личных данных;
• о согласии получения дополнительных сведений в отношении работника.

Типовой вариант такого документа по указанию руководства может быть разработан:

• специалистом по кадрам;
• юристом компании;
• помощником руководителя.

Положение о персональных данных является принадлежащим к категории локальных актов предприятия. Его структура не должна противоречить действующему законодательству РФ.

Работодатель обязан не просто разработать документ, регламентирующий порядок хранения и использования информации о сотрудниках, он должен ввести его в действие. Именно для этого работодателем составляется распоряжение об утверждении разработанного положения.

Содержание приказа

Приказ должен включать в себя следующие элементы:

1. Вводную часть, в которой будет указываться:
   • наименование работодателя;
   • номер, название и дата приказа;
   • город места составления;
   • основания вынесения.
2. Основную часть, в которой прописываются:
   • факт утверждения положения по личным данным работников;
   • срок, с которого положение вводится в действие;
   • должностное лицо, допущенное к работе с личной информацией;

   

   • степень полноты допуска должностных лиц к сведениям.
3. Заключительную часть, которая содержит:
   • указание ответственного за выполнение приказа лица;
   • обязанность довести до сведения работников положения о персональных данных, взять их согласие в письменной форме на обработку сведений;
   • подпись руководителя или надлежащим образом уполномоченного заместителя;
   • дату ознакомления и подпись должностного лица, ответственного за выполнение распоряжения.

Только после утверждения Положения об обращении с данными работников оно вступает в силу и должно быть доведено до всеобщего сведения под роспись. Для действующих сотрудников подпись проставляется в журнале (реестре) ознакомления. Соответствующий пункт об ознакомлении для новых сотрудников включается в трудовой договор. В качестве отдельного документа целесообразно составить согласие на обработку личных данных, которое должно быть подписано всеми работниками.

Ошибки

При работе с Положением о данных в отношении работников работодатели допускают некоторые ошибки:

1. При разработке документа не составляется приказ о его утверждении. При этом работодатель заблуждается в том, что разработка Положения равнозначна введению его в действие или согласию работников на сбор личной информации. На работодателя, который осуществляет обработку таких сведений без письменного согласия субъекта, может быть наложена санкция в виде штрафа в размере:
   • до 70 тысяч рублей (для юридического лица);
   • до 5 тысяч рублей (для ИП).

Если Положение о персональных данных не доведено до всеобщего сведения, на работодателя может быть возложена ответственность по КоАП РФ в размере до 30 тысяч рублей. При привлечении к ответственности работодатель может наказать сотрудника, отвечающего за сбор и хранение информации на рабочем месте (например, объявить выговор). При повторном нарушении соответствующий работник может быть уволен.

2. В документе установлена обязанность представления сотрудником информации о состоянии здоровья, о религиозных или политических предпочтениях, что является незаконным. Исключение составляют случаи, когда получение таких данных:
   • обусловлено требованиями законодательных актов (например, при поступлении на службу в органы полиции, прокуратуры и т.д.);
   • необходимо по запросу контролирующих органов (полиции, прокуратуры и т.д.);
   • производится с добровольного согласия работника, предоставленного в письменном виде.

Сроки хранения документов

В соответствии с ФЗ «О персональных данных» работодатель должен хранить все локальные акты об обращении с информацией в отношении работников в течение всего срока своей деятельности. Таким образом, наряду с Положением, в организациях постоянно должен храниться и приказ о его утверждении.

Приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 №558 устанавливает, что сами сведения в отношении работников, в том числе личные дела, заявления, личные карточки, хранятся в течение 75 лет, в отношении руководителей – постоянно. Результаты обработки информации о среднем возрасте, об образовании, стаже сотрудников государственной службы хранятся постоянно.