Рекламное письмо. Образец написания

Рекламное письмо – документ, который должен быть в наличии у каждой коммерческой компании. Именно с него начинается продвижение товаров и услуг, привлечение клиентов, заказчиков, партнеров и активные продажи. Поэтому неудивительно, что грамотное составление рекламного письма так важно.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк рекламного письма .docСкачать образец рекламного письма .doc

Основная задача послания – рассказать потенциальному потребителю о предлагаемом товаре или услуге, подчеркнуть его достоинства и наиболее выигрышные стороны.

Кто занимается составлением рекламных писем

Обычно функция по написанию рекламного письма лежит на руководителе или сотрудниках отдела продаж, но иногда этим занимается секретарь или же сам директор предприятия. Важное условие – человек, который составляет рекламные письма, должен в полной мере обладать информацией о рекламируемом товаре или услуге, знать всего его преимущества и особенности. Кроме того, необходимо умение грамотно формулировать мысли и соблюдать нормы русского языка.

В то же время задачу по составлению рекламного письма можно передать сторонней организации или специалистам ─ копирайтерам. Однако в этом случае придется дать подробное описание компании и рекламируемого продукта, а также проверить компетентность специалиста.

Оплата услуг копирайтинга зависит от компании. По состоянию на 2023 год цена за 1 рекламный текст варьируется в пределах 500 — 2 000 рублей. Стоимость зависит от квалификации специалиста, региона, типа рекламируемого продукта.

Как составить рекламное письмо

Рекламное письмо можно составить в свободном виде, исходя из возможностей, задач и потребностей автора. Тем не менее, при его написании следует придерживаться ряда несложных правил.

Заполняем шапку

Для начала, в письме нужно обязательно указывать конкретного адресата и обращаться к нему с использованием эпитета «уважаемый», например, «Уважаемый Семен Семенович!», «Уважаемая Аида Викторовна!» и т.п. Понятно, что для этого предварительно следует выяснить Ф.И.О. и должность интересующего специалиста. Некоторые эксперты рекомендуют в начале письма использовать заголовки, но это не всегда хорошо, поскольку неграмотно составленный заголовок может сыграть злую шутку и удержать получателя от дальнейшего прочтения письма. Поэтому после обращения можно сразу переходить к написанию собственно рекламного послания.

Советы по заполнению тела рекламного письма

Тело письма должно содержать довольно полную и подробную информацию о предлагаемом товаре или услуге, при этом акцент следует ставить на их отличительных преимуществах. При составлении текста нужно избегать терминологии, понятной узкому кругу специалистов, не надо сильно оригинальничать и витиевато выражать мысли. Зато рекомендуется использовать простые, короткие предложения, общеупотребительные слова и выражения.

О самой компании-отправителе много писать не стоит, достаточно ограничится годом создания и перечислением основных направлений.

Хорошо, если в письме будут упомянуты постоянные клиенты организации, готовые дать положительные отзывы о ней. Тон письма должен быть побудительным, но предельно корректным и ненавязчивым, соответствующим деловой этике.

Текст важно разделять на абзацы, так он значительно лучше воспринимается. Главные мысли письма следует расположить в начале и конце, поскольку именно эта часть текстовых сообщений запоминается лучше всего.

При составлении рекламного письма стоит помнить, что его объем не должен превышать одной страницы, поскольку вряд ли кто-либо из потенциальных заказчиков готов будет потратить на его чтение более одной минуты.

В конце должна стоять подпись должностного лица, представляющего компанию-отправителя. Лучше если это будет руководитель фирмы – это и солидно и убедительно. Датировать письмо необязательно, но если оно касается каких-то ограниченных по времени рекламных акций, бонусов и т.п. тогда дату поставить необходимо.

Регистрация рекламных писем

Регистрировать рекламные письма в журнале исходящей информации не нужно, поскольку обычно контроль за их движением лежит на сотрудниках отделов продаж, специалистах по продвижению и т.п.

Порядок оформления

Рекламное письмо может быть написано как от руки, так и напечатано. При этом используя второй вариант, в вопросе оформления стоит придерживаться делового стиля, но с элементами привлечения внимания. То есть рекомендовано пользоваться нестандартными шрифтами и размерами, но крайне умеренно применять разные цвета. Что касается рукописного послания, то его желательно писать каллиграфическим почерком, на хорошей плотной бумаге. Еще один вариант – использование фирменного бланка организации.

Пример рекламного письма

1. В начале документа указывается отправитель: полное название компании (в соответствии с регистрационными бумагами), адрес и контакты для связи. Затем аналогичным образом следует вписать сведения об адресате.
2. Далее нужно по имени и отчеству обратиться к сотруднику, для которого предназначается письмо.
3. Следующая часть послания касается непосредственно предлагаемой услуги или товара. Здесь подробно описываются его качества, полезные свойства, достоинства и преимущества, а также вписываются акции, скидки и бонусы, которые предоставляются потребителю при совершении сделки.
4. В конце рекламное послание нужно подписать с указанием должности подписывающего лица и расшифровкой автографа. Лучше если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо.

Как отправить

Вариантов отправки рекламного письма несколько.