Служебная записка на изготовление факсимиле – это документ, с которым в адрес руководителя организации может обратиться фактически любой сотрудник, выразить инициативу относительно изготовления штампа с подписью. Сегодня мы разберемся, что представляет собой факсимиле, где и в каких случаях оно используется, зачем нужна служебка и как правильно её составить.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на изготовление факсимиле .docxСкачать образец служебной записки на изготовление факсимиле .docx
Факсимиле как штамп
Факсимиле представляет собой штамп с оттиском подписи одного из руководителей организации. Предполагается, что посредством использования такого инструмента удастся несколько разгрузить начальника, часть документов на подпись передать помощнику или секретарю.
Несмотря на то, что основная деятельность директора на его рабочем месте – это управление процессами, фактически очень много времени руководитель будет тратить на подписание различного рода документации. Сюда можно отнести всевозможные заявления, служебные записки, приказы, акты и так далее и тому подобное. Чем с более крупным предприятием мы имеем дело, тем больше документов на подпись начальнику будут приносить ежедневно. Таким образом получается, что много драгоценного времени руководителя тратится впустую, на подписание однотипных документов.
Наличие факсимиле помогло бы существенно разгрузить начальника, предоставив возможность делать это за него одному из ближайших подчинённых, будь то секретарь или личный помощник. Сотрудник сможет принять на себя часть потока документации, оставив директору исключительно официальной бумаги первой важности.
Служебная записка
Служебная записка на изготовление факсимиле представляет собой строго внутренний документ, используемый в тех случаях, когда одному из локальных руководителей или даже рядовых сотрудников потребуется такой инструмент. Например, юрист в своей деятельности подписывает очень много документов, теряет на этом немало времени. Наличие факсимиле смогло бы помочь выиграть какое-то время, потратить его на более важные задачи.
Служебка на изготовление факсимиле необходима, в первую очередь для того, чтобы директор и вовсе разрешил обзавестись дополнительным штампом. Дело в том, что все печати на предприятии подлежат обязательному учету, а тем более, если мы говорим о факсимиле. Если таким штампом завладеют злоумышленники, у компании могут начаться серьезные проблемы, в том числе и юридического характера. Человек, чья подпись будет изображена на оттиске печати, должен нести за штамп ответственность.
Также отметим, что факсимиле нельзя просто купить в канцелярском магазине, как это происходят с наборными и прочими популярными видами штампом. Такая печать заказывается у профильных подрядчиков за деньги, то есть на реализацию инициативы потребуется выделить бюджетные средства. Здесь нам также не справиться без директора компании, поскольку только он уполномочен на принятие решений подобного характера, когда вопрос касается денег.
Форма документа
Служебная записка на изготовление факсимиле представляет собой внутренний документ конкретно взятого предприятия. Это довольно-таки важно, поскольку влияет на вопросы оформления.
Так, если до 2014 года Госкомстат и Минтруд еще как-то пытались вмешиваться в вопросы внутреннего документооборота частных организаций и муниципальных ведомств, то сейчас этот вопрос пущен на самотёк. Теперь каждая отдельно взятая фирма вправе самостоятельно определить, каким именно образом будут выглядеть её внутренние официальные бумаги. Если фирменных бланков у компании нет, составить служебку сотрудники смогут самостоятельно и в свободной форме.
Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебную записку
Начинаем составлять служебную записку на изготовление факсимиле с заполнения её шапки. В верхней части документа в дательном падеже пропишем ФИО и должность нашего руководителя в родительном падеже, а также полное наименование нашей фирмы и её организационно-правовую форму. О себе исполнитель должен оставить аналогичный набор сведений, но уже в родительном падеже. Такого набора информации о сторонах и их представителях окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку документа составленной максимально корректно.
Ниже по документу начинаем работы с основным содержательным блоком нашей служебки. Здесь начальник должен официально обратиться в адрес руководителя, попросить выделить деньги на изготовление факсимиле, согласовать его заказ. В принципе, на этом основная часть себя исчерпывает.
В завершение работы с официальной бумагой необходимо будет расписаться за всё вышеизложенное, а также проставить дату формирования документа. Не забываем, что подпись придется расшифровать.
Как только руководитель рассмотрит вопрос относительно изготовления факсимиле по вашему запросу, он подготовит свой ответ. Каких-то конкретных сроков для принятия решения не существует вовсе, а значит, придется ждать столько, сколько потребуется. Обычно на принятия таких решений уходит от одного до пяти дней, в зависимости от занятости. Если всё в порядке, в районе шапки служебки появится заветная виза «согласовано».
Примерный образец
