Служебная записка о предоставлении списка работников – это официальная бумага, с которой в адрес одного из коллег или даже представителей руководящего состава может обратиться фактически любой сотрудник, выразить просьбу относительно подготовки перечня работников. Сегодня мы разберемся, по какому поводу и в каком случае может потребоваться формирование списка, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки о предоставлении списка работников .docxСкачать образец служебной записки о предоставлении списка работников .docx
Списки работников
Применение списков работников во внутренней деятельности организации по-настоящему широко и не знает пределов. Списки могут формироваться для:
- начисления надбавок и премиальных;
- проведения инструктажа по технике безопасности;
- формирования комиссии или рабочей группы;
- направления в командировку;
- и так далее и тому подобное.
Как правило, формированием списков и принятием важных решений на их основании занимаются разные люди. Очень часто задача по составлению перечня работников будет ложиться на кадровика или же начальника отдела, поскольку речь идёт именно относительно его подчинённых. Автором запроса обычно выступает один из руководителей, будь то начальник структурного подразделения или же директор всей организации в целом.
Отметим, что списки работников могут использоваться как для внутренних целей, так и для внешних. Во втором случае речь пойдёт о подготовке ответов на запросы государственных органов и муниципальных ведомств. Такое часто случается в рамках проведения проверок Роспотребнадзора, пожарной инспекции и охраны труда.
Служебная записка
Говоря о служебных записках и их применении внутри организаций, следует отметить, что с 2014 года отечественный законодатель и вовсе утратил интерес к вопросам внутреннего документооборота частных фирм и муниципальных ведомств. По состоянию на сегодняшний день внутренний документооборот полноправно может обходиться и без служебных записок вовсе, если руководство конкретной организации не сочтет такую форму внутреннего взаимодействия удобной.
Вообще, если рассматривать служебку именно с юридической точки зрения, она будет считаться строго внутренней официальной бумагой, необходимой для разрешения строго внутренних вопросов. Например, в нашем случае один представитель компании может поручить другому подготовить список работников по определенному признаку. Сама служебка, помимо распорядительного, может иметь также характер просьбы. Такое применяется, если автор записки и её адресат находятся на одной иерархической ступени в корпоративной системе.
Составив служебную записку, мы, по сути дела, сформируем официальное обращение от одного работника к другому. Официальный характер нужен для того, чтобы в случае неисполнения просьбы или поручения была возможность привлечь провинившегося сотрудника к ответственности.
Форма документа
Служебная записка о предоставлении списка работников, как мы уже успели выяснить, является строго внутренним документом. Отечественные власти более не предъявляют строгих требований по части формирования таких бумаг, а значит, в теории мы можем составить документ самостоятельно и в свободной форме. Для этого будет достаточно лишь изучить либо освежить в памяти общие правила делового документооборота.
Во-первых, обращаем внимание на сам подход к формированию служебной записки. Любой документ должен соответствовать базовым стандартам делового документооборота. Придерживаемся делового стиля языка и нейтрального тона повествования, избегаем эмоционального окраса.
Во-вторых, не забываем про существование стандартной для таких документов структуры. В частности, наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Во всём остальном автор служебной записки предоставлен сам себе.
Исполнить текст мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае должен выступить чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебку
Начинаем процесс формирования служебной записки о предоставлении списка работников с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность её представителя, к которому мы и собираемся обратиться по поводу списка. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебки. Отметим, что информация об адресате указывается в дательном падеже, а о заявителе – в родительном.
Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Официально обращаемся к коллеге по работе, просим его подготовить для нас список сотрудников, отобрав их по определенному признаку. Нелишним также будет отметить, для каких целей вам потребовался такой список, что вы собираетесь с ним делать.
В завершение работы с официальной бумагой мы должны будем расписаться за всё вышеизложенное и проставить дату составления служебной записки. Если поручение ограничено по срокам, дата может сыграть серьезную роль, а значит, не забываем о ней.
Итоговый вариант служебки мы уже может передавать человеку, для которого она и составлялась. Как только список работников будет подготовлен, вам дадут об этом знать.
Примерный образец
