Сообщение – это различные высказывания, текст, изображения, предназначенные для передачи. Обычно это краткие данные, которые нужно передать получателю немедленно. Сообщение не может содержать большой объем сведений. Для передачи информации в компаниях обычно используются письма-сообщения.
Структура сообщения
Состав письма-сообщения практически аналогичен структуре обычного делового письма. Это вступление, главная часть и заключение. Часто сообщение сопровождается дополнительными материалами: приложения, нормативные документы. Бумага должна быть подписана. Однако иногда подпись не проставляется. Актуально это тогда, когда сообщение отправляется большому количеству лиц. Заменить подпись, в данном случае, может факсимиле.
Сообщение обычно фиксируется на бланке компании. Оно должно включать реквизиты и составителя, и получателя. Необходим заголовок и главная часть. Иногда в тексте присутствует заключение.
Сообщение составляется в свободной форме. В законах нет положений, касающихся оформления этой формы документов. Как правило, текст начинается с типовых фраз: «приглашаем вас», «уведомляем вас». Общепринятые формулировки позволяют быстро донести нужную информацию до получателя.
Разновидности
Сообщение может быть ответным и инициативным. В первом случае отправитель отвечает на какой-либо запрос. Соответственно, документ можно начинаться с этих слов: «в ответ на ваше обращение». Инициативное сообщение, соответственно, предполагает проявление какой-либо инициативы отправителя. Сообщения подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:
- Извещение.
- Уведомление.
- Заявка.
- Подтверждение.
- Реклама.
- Напоминание.
Сообщения отличаются самым разным содержанием и значением. Это может быть запрос о чем-либо, приглашение, ответ, инициатива, информирование и прочее.
Ситуации, в которых актуально составление сообщения
Сообщение может выполнять следующие задачи:
- Уведомление о причине задержки отгрузки.
- Сообщение об объеме отгруженного товара.
- Сообщение о составе делегации.
- Извещение о посылке продукции.
- Сообщение о том, что ранее заключенные соглашения невозможно выполнить.
- Напоминание об обещании прислать продукцию.
- Извещение о согласии на обсуждение какого-либо вопроса.
- Сообщение о дате приезда.
Сообщение не считается документом исключительной важности, а потому его не нужно регистрировать и заверять у нотариуса. Однако подпись поставить рекомендуется. Она будет являться дополнительной защитой в случае возникновения конфликтов между участниками сделки.