Заявление на выдачу подотчетных сумм

Заявление на выдачу подотчетных сумм – это документ, с которым работник предприятия может обратиться в адрес директора или главного бухгалтера, выразить просьбу о получении на руки той или иной подотчетной суммы на нужды организации. Сегодня мы разберемся, что такое подотчетные суммы, кому ни выдаются на руки, на какие цели, в каком порядке происходит их возмещение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на выдачу подотчетных сумм .docxСкачать образец заявления на выдачу подотчетных сумм .docx

Подотчетные суммы

Под подотчетными суммами понимаются денежные средства организации, выдаваемые на руки сотрудникам для удовлетворения тех или иных нужд. Речь идёт, конечно же, о нуждах предприятия. В рабочем процессе часто возникают ситуации, когда работнику требуется взять деньги фирмы для совершения той или иной покупки, оплаты услуг контрагентов. Например, водители заправляют служебные автомобили топливом, а системные администраторы курируют заправку картриджей для принтеров. Все эти расходы совершаются во имя удовлетворения нужд компании, а значит, сами работники не должны вкладывать сюда ни рубля.

За каждый потраченный подотчетный рубль сотруднику придется отчитаться перед работодателем, перед бухгалтерией. Для этого после каждой покупки или оплаты услуги сохраняем соответствующие подтверждающие официальные бумаги, будь то кассовый чек, накладная или акт. В дальнейшем полный комплект таких бумаг работник должен будет передать в бухгалтерию.

Получая деньги на руки, ответственный сотрудник расписывается за них, тем самым принимая на себя дополнительную ответственность. Теперь, если у него не получится отчитаться за расходы, придется компенсировать убытки работодателя из своего кармана.

Заявление или служебка

Вопрос о том, что же лучше написать, заявление или служебку, разрешается на каждом отдельно взятом предприятии. Так, если подотчетные суммы работник планирует брать на регулярной основе с определенной периодичностью, следует подавать именно заявление. На основании заявления директор сможет издать приказ, с сотрудником подпишут соглашение, согласно которому он без лишних проблем будет получать доступ к кассе с наличными.

В случае единоразового получения налички из кассы мы бы всё-таки рекомендовали писать не заявление, а служебку. Несмотря на то, что и заявление, и служебка, являются деловыми бумагами, первое обладает большей юридической силой.

Директор как руководитель организации изучит содержательную часть заявления, рассмотрит необходимость и возможность выдачи на руки сотруднику подотчетных средств. Если по итогу будет принято удовлетворительное решение, на заявлении появится виза «согласовано». Теперь с завизированным документом работнику придется идти в бухгалтерию, просить о выдаче денег на руки.

Форма документа

С 2014 года отечественные государственные органы отказались лезть во внутренний документооборот частных организаций, отдавая отдельные его вопросы на откуп предпринимателям. Так, любая компания имеет возможность самостоятельно разработать и закрепить на локальном уровне собственные фирменные бланки, предложить своим сотрудникам пользоваться именно ими. Такое решение позволит сделать документооборот фирмы более целостным и единообразным. На практике работой по составлению шаблонов будет заниматься кадровик.

К сожалению, далеко не каждая компания столь трепетно подходит к собственному документообороту. Если ваша организация как раз относится к одной из таких, придется брать ситуацию в свои руки и формировать заявление самостоятельно, своими силами. Для этого вооружаемся чистым листком бумаги формата А4, синей или чёрной шариковой ручкой, приступаем к работе.

Следует понимать, что любой деловой документ по своей структуре должен состоять из шапки, основного содержательного блока, просьбы и реквизитов. Структура – это довольно важная часть в данной работе.

Если у вас есть техническая возможность исполнить заявление в печатном варианте, не стоит ею пренебрегать. Машинописный текст всегда имеет более деловой внешний вид, лучше читаем человеческим взглядом.

Инструкция по составлению заявления

Заявление на выдачу подотчетных сумм нам следует начать формировать с заполнения его шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя. Так, в обществе с ограниченной ответственностью роль руководителя выполняет директор. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО работника, занимаемую им должность в штатном расписании. В силу того, что обращение носит строго внутренний характер, прописывать подробные реквизиты по типу ИНН и паспортных данных нет никакой необходимости.

Ниже по документу обращаемся к директору, просим издать приказ о выдаче нам на руки подотчетных сумм по факту предъявления на имя главного бухгалтера соответствующей служебной записки. Утверждаем, что наша должность связана с периодическим совершением покупок, а значит, деньги будут требоваться на регулярной основе.

В завершение работы с документом заверяем итоговый вариант заявления собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда заявление полностью составлено, осталось лишь передать его на рассмотрение и дождаться ответа. Если его удовлетворят, директор издаст приказ, с которым уже можно будет идти в бухгалтерию и получить деньги в подотчет.

Примерный образец