Постепенное проведение специальной оценки разрешили только организациям, у которых отсутствовали вредные или опасные факторы, и тем, кто ранее проводил аттестацию. Отсрочка продлилась до конца 2018 года. Решение вопросов, связанных с Законом «О специальной оценке условий труда», многие компании и ИП по доброй традиции отложили до последнего момента, и во второй половине 2018 наступил настоящий бум спроса на эту услугу.
Цены, конечно, резко выросли, и к концу года многие не успевали провести необходимые мероприятия, потому что аккредитованных организаций было не так много, а желающих полно. Все же большая часть предприятий справилась с задачей, после чего бизнесмены выдохнули и подумали, что теперь можно спать спокойно, но история не закончилась.
Для чего необходима СОУТ
Вспомним, зачем вообще затевался новый закон:
- проверка безопасности рабочих мест;
- выявление необходимости использования СИЗ, улучшений условий труда и совершенствование техники безопасности, планирование необходимых для этого мероприятий;
- определение категорий работников, которым необходимо проходить регулярные медосмотры;
- установка льготы и компенсации;
- результаты спецоценки нужны для определения пенсионных взносов (дополнительных) и процента взносов в ФСС;
- работники знакомятся с итогами специальной оценки, а значит, получают представление о безопасности работы и своих правах.
Больше выгод получают, конечно, работники, но и для работодателя есть плюсы: при пересмотре результатов может появиться возможность применять пониженный тариф, к тому же оправдывать расходы на СИЗ, медосмотры и другие мероприятия по обеспечению безопасности работы будет проще.
Провели и свободны?
Кроме собственно самой спецоценки, законом предусмотрена подача декларации в Роструд, не для всех, а только для тех, у кого нет вредных факторов или условия труда признаны оптимальными (допустимыми).
Период действия отчета — 5 лет. Правда, срок прервется, если возникнут ситуации, при которых понадобится провести спецоценку вне плана:
- Появление рабочих мест, не участвовавших в СОУТ.
- Коррекция технологии производства, изменение состава сырья, материалов, смена оборудования.
- Предписание трудинспекции (других проверяющих в сфере охраны труда и соблюдения трудового законодательства).
- Выявление профзаболевания, возникшего вследствие воздействия производственных факторов.
- Если произойдет несчастный случай (кроме ситуации, когда виновными окажутся третьи лица).
- Изменение СИЗ, если это скажется на уровне воздействия на работников вредных факторов.
- Внесение обоснованного предложения от профсоюза.
По первым двум пунктам и для вновь зарегистрированных организаций дается двенадцать месяцев со дня события на проведение специальной оценки, в остальных случаях — шесть.
Когда без СОУТ можно обойтись?
Если вы просто увольняете одного сотрудника и принимаете другого на это же место, то спецоценка не требуется.
Обратите внимание! Нового работника необходимо ознакомить с результатами СОУТ.
Немало остается вопросов по ситуациям, когда происходят незначительные изменения характеристик рабочей среды. Например, проводится замена ламп в кабинете или установка нового монитора для компьютера, за которым работает оператор, и т.п. Все будет зависеть от того, меняется ли при этом воздействие на работника. Ведь при проведении проверки оценивают такие данные, как освещенность, уровень шума, излучение, температура помещения и т.д.
Если не произошло изменений, то и обновлять сведения предыдущей оценки смысла нет. Допустим, что вместо вышедшего из строя монитора установили новый, но той же модели. В то же время не всегда можно определить существенность произошедших изменений, и, возможно, придется обратиться к эксперту. Тот соберет данные, используя специальные приборы, и установит необходимость обновления данных.
Не нужна СОУТ для надомников и дистанционных сотрудников. Не требуется проводить ее и тогда, когда в штатном расписании должность есть, но она является вакантной. Как только место будет занято сотрудником, спецоценка станет обязательной.
Как оформить специальную оценку в БУ и НУ
Налоговый учет зависит от того, кто несет бремя расходов: работодатель или происходит возмещение за счет ФСС (полностью или частично). Сначала разберемся с первым вариантом.
ОСНО
На общей системе налогообложения затраты на спецоценку учитываются как прочие расходы на реализацию (основание – подпункт 7 п. 1 статьи 264 НК РФ) и признаются в периоде, когда были осуществлены. Используется метод учета, принятый учетной политикой организации: кассовый или по начислению.
УСН
На «доходной» упрощенке никакого влияния на налоговую базу не будет. На режиме «доходы минус расходы» учесть оплату спецоценки нельзя, ведь она не входит в закрытый перечень (статья 346.16 НК РФ).
Существует альтернативная точка зрения – отнесение затрат к материальным расходам (услуги производственного характера, направленные на контроль за соблюдением установленных технологических процессов (п. 5 статьи 346.16 и подпункт 6 п.1 статьи 254 НК РФ). ФНС является противником подобного подхода, и высока вероятность, что придется обращаться в суд, чтобы отстоять свою позицию.
ЕСХН
Здесь все аналогично упрощенке – в закрытом перечне СОУТ нет, но можно отнести ее к обеспечению мер по технике безопасности (подпункт 6.1 п. 2 статьи 346.5 НК РФ) и учесть в базе. При этом опять же придется спорить с налоговой инспекцией.
Патент
Поскольку эта система налогообложения не подразумевает уменьшение налогооблагаемой базы на расходы, то, как и в случае с УСН «доходы», проведение специальной оценки на уплате налога не отразится.
Совмещение режимов
При совмещении УСН/ОСНО с другим режимом (патент) придется вести раздельный учет затрат на СОУТ, если невозможно определить, к какой конкретно деятельности они относятся. Например, если нет разбивки в договоре и актах по рабочим местам или проводится оценка мест работы руководителей, бухгалтеров и другого административного персонала.
Как правило, распределение происходит исходя из размеров выручки по каждому виду деятельности.
Что касается учета для целей налогообложения расходов, которые произведены за счет ФСС, то они при расчете налоговой базы учитываться не будут.
Бухгалтерский учет
Проводки в бухгалтерском учете также зависят от того, за чей счет проводится спецоценка.
Собственные затраты
Вариант №1:
Д 20, 26, 44… (счета учета затрат) К 60, 76… (счета учета расчетов с организацией, проводящей СОУТ). При подписании акт оказанных услуг (выполненных работ).
Вариант № 2:
- Д 97 К 60, 76… отражено отнесение затрат в расходы будущих периодов;
- Д 20, 26, 44… К 97 – ежемесячное списание равными частями в период действия специальной оценки.
Кстати! О расходах будущих периодах (РБП) можно найти информацию в соответствующем разделе сайта.
За счет ФСС
Согласно Правилам, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 10.12.2012 №580Н, ФСС может разрешить использовать на меры по предупреждению травматизма и профессиональных заболеваний до 20% взносов, рассчитанных за прошедший календарный год за вычетом:
- пособий по нетрудоспособности в связи с производственными травмами или профессиональными заболеваниями;
- оплаты отпуска (предоставленного свыше обычного ежегодного) работника на период лечения (и проезда туда-обратно) за тот же период.
Размер финансирования увеличивается до 30%, при условии что часть средств пойдет на санаторно-курортное лечения работников-предпенсионеров.
Вариант №1:
- Д 20, 26, 25 К 69 – начислены взносы на травматизм;
- Д 69 К 60, 76… – после подписания акта на оказанные услуги отражены расходы за счет ФСС.
Важно! Необходимо получить одобрение Фонда на финансирование. Соответствующее заявление подается в отделение ФСС до 1 августа текущего календарного года. Подробнее о документах, прилагаемых к заявлению, читайте в п. 4 Правил, утвержденных Приказом №580Н.
Вариант №2:
Он был предложен заместителем директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики С.В. Разгулиным в качестве рекомендации:
- Д 76 (субсчет «расчеты с ФСС по травматизму») К 86 (целевое финансирование) – при одобрении расходов ФСС;
- Д 69 К 76 – отражены затраты на предупредительные меры за счет ФСС;
- Д 86 К 98-2 – средства, потраченные на финансирование предупредительных мер, отражены в составе доходов будущих периодов;
- Д 98-2 Кредит 91-1 – учтен прочий доход в сумме финансирования.
Как видите, здесь средства, выделенные фондом, отражены как целевое финансирование и включены в состав прочих доходов для целей бухгалтерского учета.
Отчеты и опубликование информации
Как выше упоминалось, для некоторых организаций предусмотрена подача декларации. Срок направления отчета – в течение 30 рабочих дней со дня утверждения результатов специальной оценки.
Обратите внимание! Для отправки декларации можно воспользоваться почтой или сайтом Роструда. Для передачи в электронном виде требуется действующая ЭЦП.
Кроме того, если работодатель имеет свой интернет-сайт, то необходимо опубликовать сведения и на нем. На это дается 30 календарных дней с даты утверждения результатов. Причем при размещении не забудьте соблюсти закон о персональных данных.
Проверяем аккредитацию
Законодательство предъявляет определенные требования к организациям, проводящим СОУТ. Например, необходимо, чтобы в штате присутствовало пять и более экспертов (работающих по трудовому договору), каждый из которых обязан иметь сертификат на право выполнения таких работ. Подробности можно найти в статье 19 Федерального закона №426-ФЗ от 28.12.2013.
Кстати! Чтобы найти аккредитованную компанию, обратитесь к сайту Министерства труда. Настройте форму поиска и получите список компаний с информацией о лицензии и юридическом адресе.
Можно воспользоваться услугами любой компании на территории России. Специалисты (конечно, за дополнительную плату) выедут по вашему адресу и проведут необходимые процедуры. Документы затем направят по обычной и/или электронной почте, а если настроен электронный обмен данными, то с помощью ЭДО.
Штрафные санкции
Размеры штрафов впечатляют. Причем санкции разделяются на предусмотренные за отсутствие специальной оценки и выставляемые за нарушения, допущенные после ее проведения.
В 2019 году Минтруд активно выявлял работодателей, махнувших на спецоценку рукой, и выставлял им предупреждения, давая время на исправление. Эта работа продолжается. Министерство обещало быть снисходительными к тем, чье бездействие не привело к нарушениям прав работников и не причинило вреда их здоровью.
Штрафы:
- За первичное нарушение КоАП предусмотрен «небольшой» штраф — 60-80 тысяч рублей.
- Повторное обойдется в более солидную сумму – 100-200 тысяч, возможна также приостановка деятельности организации сроком до 90 дней, при условии что будет доказана угроза жизни и здоровью людей.
- В состав обязательных сведений в трудовом договоре входят данные о предоставляемых работнику гарантиях и компенсациях. Также в тексте обязательно должны быть указаны условия труда. Если в договоре их нет, то можно заключить дополнительное соглашение. В противном случае при обнаружении нарушения дается административный штраф. Причем размер его на практике выходит разным. Все зависит от того, к какому именно виду проверяющий отнесет нарушение. Если к ненадлежащему оформлению трудового договора (п.4 статьи 5.27 КоАП), то юридическому лицу придется раскошелиться на сумму от 50 до 100 тысяч рублей, если как иное нарушение – от 30 до 50 тысяч.
- Если работникам предоставлялись (а должны были быть отменены) гарантии и компенсации, которые повлекли нецелевое использование бюджетных средств, то компании придется заплатить от 5 до 25% от суммы нецелевого расхода (статья 15.14 КоАП).
- Если не были составлены списки работников, обязанных проходить медосмотры, и такие сотрудники допускались к работе без их прохождения, то организацию ждет административный штраф от 110 до 130 тысяч (п. 3 статьи 5.27.1 КоАП).
Существуют также санкции, применяемые к должностным лицам.
Если вы готовите пакет документов для спецоценки в организации, то воспользуйтесь образцом приказа. Кроме того, стоит проверить наличие всех кадровых документов и журналов учета техники безопасности и охраны труда, они могут понадобиться.
Несмотря на схлынувшую волну беспокойства по поводу СОУТ, требования закона никуда не исчезли, он продолжает действовать. Для субъектов малого предпринимательства, включая ИП, нет исключений: все должны проводить специальную оценку.