Частые ошибки в использовании онлайн-кассы и их исправление

4699
Ведущая рубрики
Балаклицкая Елена Николаевна
Главный бухгалтер со стажем работы более 15 лет
Ведущая рубрики «Говорит бухгалтер»

Обязательное применение

Почти все организации и ИП в коммерческой деятельности обязаны использовать онлайн-кассы. Информация о проведенных операциях попадает в центр ОФД (оператора фискальных данных), а оттуда сведения передаются в ФНС. Т.е. если допущены ошибки, то в налоговую попадает недостоверная информация и исправлять ситуацию нужно оперативно.

Использоваться может только ККТ, включенная в особый реестр, то же самое с фискальными накопителями и ОФД. Применение другой техники приравнивается к неприменению кассы. Санкции за нарушение работы с ККТ довольно внушительные:

  • Касса неверно зарегистрирована или не соответствует требованиям статьи 4 ФЗ № 54 от 22.05.2003. От простого предупреждения до штрафа на юридическое лицо от 5 до 10 тысяч рублей, на должностное лицо — от 1,5 до 3 тысяч (п. 4 статья 14.5).
  • Применяется устаревшая техника или вообще не применяется в положенных случаях. Т.е. либо вы продолжаете пользоваться кассой, которая, например, не имеет современного фискального накопителя, не передает данные в ФНС, либо ККТ есть, но используется не всегда.

Штраф на организацию – от 75% до 100% суммы чеков (минимум – 30 тысяч рублей) + административный на должностных лиц – от 25% до 50% суммы (минимум – 10 тысяч рублей).

Есть участники расчетов, которые могут обойтись без онлайн-кассы или получившие отсрочку.

Счастливые исключения в 54-ФЗ

Исключений и тех, кто полностью свободен от применения ККТ, не так много, причем если осуществляются несколько видов деятельности, среди которых есть льготные, то в отношении остальных все равно нужно использовать онлайн-кассу.

В связи с тем что в 2020 году многие товары попадают под маркировку, некоторые ИП и организации теряют право на применение патента, а с ним и право работать без ККМ.

  1. ККТ нет нужды покупать: участникам расчетов, обменивающимся исключительно безналичными платежами, плательщикам НПД, муниципальным учреждениям, оказывающим услуги населению в области культуры, торговым точкам в отдаленных и труднодоступных местностях (перечни устанавливаются субъектами РФ).
  2. Допускается работа без кассы:
    • если осуществляются виды деятельности, перечисленные в п. 2 статьи 2 закона №54-ФЗ. Например: разносная торговля, прием стеклотары, работа по ремонту и окраске обуви и т.д.
    • в отношении патента, хотя не все виды деятельности попали под льготу (п. 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ).
    • ТСЖ, СНТ и ряда других, они освобождены от онлайн-кассы в части платежей, осуществляемых не наличными (картами).
  3. Временно (до 1 июля 2021 года) освобождены от применения кассы предприниматели-одиночки, если торгуют продукцией собственного изготовления, оказывают услуги, выполняют работы (п. 1 ст. 2 закона №129-ФЗ от 06.06.2019).

Остальные исключения указаны в статье 2 закона №54-ФЗ. При поступлении в течение месяца предоплаты, проведении зачета аванса или его возврата за жилищно-коммунальные услуги, охраны и некоторых других (см. п. 2.1 статьи 1.2 закона 54-ФЗ) можно выбить один чек с указанием всех операций за календарный месяц. Документ формируется не позднее 10 календарных дней после окончания месяца.

Обратите внимание! При пробитии чека раз в месяц не требуется его передавать клиенту.

Обязательные реквизиты

Большое количество ошибок связано с неверными настройками ККМ. Статья 4.7 закона 54-ФЗ устанавливает набор обязательных данных. Помимо стандартных реквизитов, необходимо, чтобы кассовый чек содержал место, признак расчета, информацию о товаре, ставку НДС.

В связи со спецификой работы онлайн-касс в документе должны также присутствовать особые сведения: сайт для проверки подлинности, номер мобильного телефона или email, если покупатель выразил желание получить документы в электронном виде (сообщаются заранее), QR-код.

Особое внимание уделите программируемым изменяемым сведениям: должности и ФИО кассира (кроме безналичного расчета через интернет, когда нет конкретного лица, а чек формируется автоматизировано)

Важно! При продаже маркированного товара необходимо указывать его код. Информация о продаже поступит в ОФД и систему учета и движения товаров Честный знак.

ИП, применяющие специальные налоговые режимы (УСН, патент, ЕСХН), согласно пункту 17 статьи 7 Федерального закона №290-ФЗ от 03.07.2016 г. могут не указывать наименование и количество товара (работы, услуги).

Список обязательных реквизитов может быть шире. В частности, платежный агент указывает размер своего вознаграждения. При проведении расчетов с организациями и ИП добавляются их данные: ИНН, наименование (ФИО). В зависимости от специфики операции потребуются сведения о стране происхождения товара, акцизе и номере таможенной декларации.

Виды ошибок

Условно ошибки в работе с онлайн-кассами можно разделить на регистрационные, технические, расчетные и прочие. Регистрационные, соответственно, связаны с неправильной регистрацией, несвоевременным изменением данных, недостоверностью и т.д. Технические – с настройкой ККТ, данными в системе. Расчетные – допущенные в суммах, наименованиях товара, непробитые чеки или, наоборот, пробитые без нужды. Прочие – все остальные, например, несвоевременная замена фискального накопителя.

Теперь разберем часто встречающиеся ситуации и варианты их исправления.

Регистрация и внесение изменений

Чаще всего забывают внести исправления в карточку ККТ, в частности в местонахождение кассы. Сам аппарат перевозят, устанавливают на новой точке и начинают работать, а сообщить об этом в ФНС не удосуживаются, а как вы уже знаете, одним из обязательных реквизитов чека является адрес места расчетов.

Важно! Вместо обычного адреса при развозной торговле указываются сведения об авто.

До приведения карточки ККТ в соответствии с фактическими данными применять кассу нельзя, ведь сведения будут недостоверными. Проверить данные можно в личном кабинете на сайте налоговой службы.

Еще одна ошибка – касса не снимается с учета при закрытии обособленного подразделения. Если аппарат отправляется на продолжительную консервацию (дольше срока действия фискального накопителя) или вообще не будет использован (например, ККТ продадут за ненадобностью), то необходимо подать заявление о снятии с учета.

Если аппарат временно отправляется на склад или в офис, но не будет использоваться, то допустимо внести изменения и указать место хранения. Не забудьте, что если на момент отключения кассы какие-то документы не ушли в ОФД, то через 30 дней накопитель будет заблокирован. Проверить отправку можно, распечатав чек закрытия смены, в нем указывается количество не переданных в ОФД документов. Если стоит значение «0», то все в порядке.

Освобожденные от применения онлайн-кассы ИП забывают купить ККМ и поставить ее на учет, когда берут на работу сотрудника. Закон дает предпринимателям 30 дней. Приобретать технику под конец срока рискованно, ведь на саму регистрацию уходит до 5 дней.

Настройки

Самые распространенные ситуации, когда не указывают:

  1. Наименование товара. Как правило, современные кассы взаимодействуют с программами торгового учета или подключаются к облачному сервису, также работают и автономные модели ККМ – либо в них встроена программа, либо происходит обращение к виртуальному «складу». Если соответствующих настроек нет, то кассир вносит наименование самостоятельно.
  2. Инспектора ФНС подчеркивают, что номинальные названия вроде «услуга», «товар» не соответствует требованиям закона и при автоматизированном контроле в ФНС отражается как ошибка. Исключения я указывала выше – это ИП, применяющие специальные налоговые режимы.

  3. ФИО кассира. Свойственно малому бизнесу – текучка кадров большая и вносить изменения в настройки никто не торопится. При проверке инспектор ФНС наверняка сравнит имя в чеке и личность кассира, его пробившего.

Указание просто наименования должности – ошибка. Поменять сведения несложно: достаточно изучить инструкции к кассовому аппарату, а при возникновении трудностей обратиться в обслуживающий центр ККМ. Доступ к таким настройкам должен иметь администратор или руководитель – лицо, ответственное за смену данных, чтобы не возникало злоупотреблений со стороны сотрудников.

Обратите внимание! Необязательно указывать ФИО кассира при покупке через интернет, когда покупатель рассчитывается картой или иным безналичным способом, формирование и отправка чека происходит автоматизировано, и конкретный кассир не участвует в его составлении.

Внимательно надо отнестись к первоначальной настройке системы налогообложения. При изменении СНО следуйте рекомендациям производителя кассы или обслуживающего центра. Чтобы проводить оплаты по разным режимам, обычно настраивают два отдела.

Применение без необходимости

Когда онлайн-кассы только начали входить в нашу жизнь, появлялись самые невероятные толкования закона, даже инспектора давали сомнительные ответы на вопросы о применении ККТ.

Спустя несколько лет мифы развеялись, однако некоторые противоречия остались, и стоит вспомнить, когда не требуется использование кассы:

  • При расчетах в рамках подотчета, а также при выплате зарплаты (удивительно, но кое-где на форумах до сих пор всплывают подобные вопросы).

Если же подотчетное лицо покупает товары или оплачивает услуги, работы от имени организации картой или наличными и необходимо получить накладную, счет-фактуру именно на ИП или ООО, то нужно оформить чек с указанием обязательных реквизитов (п. 6.1 статья 4.7 закона 54-ФЗ). Сам представитель должен иметь доверенность. Она потребуется для получения товара и подписания документов.

Особая сложность с корпоративными картами, привязанными к счету. Кассир поставщика не видит, что за карту ему предъявляют, пока клиент не сообщит о своем статусе, а вот у покупателя-налогоплательщика потом появляются проблемы с учетом расходов и закрытием подотчета. Именно поэтому некоторые поставщики требуют предъявления доверенности на проведение расчетов, а покупателям-организациям рекомендуется прописать процедуру использования корпоративных карт во внутреннем положении.

  • При оплате услуг, работ, аренды в рамках договоров ГПХ, заключенных с физическими лицами. В 2019 году некоторые пробивали чеки по таким операциям, благодаря известному интервью налогового инспектора. Позднее появились официальные разъяснения ФНС прямо противоположного толка, а мнение инспектора назвали частным.
  • При взаимозачете между юридическими лицами и ИП. Это утверждение вызывает разные мнения. Например, в Письме ФНС от 21.08.2019 №АС-4-20/16571@ высказана позиция о неприменении ККТ, а в Письме УФНС по г. Москве от 16.08.2019. №17-26/2/152399@ — обратная точка зрения.

Я склоняюсь к точке зрения об отсутствии такой обязанности, потому что в исключениях (п. 9 статьи 2 закона 54-ФЗ) указаны случаи, когда применение обязательно: при оплате наличными или картами с их предъявлением. Учитывая, что при взаимозачете явно нет ни того ни другого, то его скорее можно отнести к безналу.

Неприменение

Более опасная ситуация возникает при неприменении онлайн-кассы. В результате есть шанс получить солидный штраф (вы же помните, что расчет его ведется от непробитой суммы).

Рассмотрим ситуации, в которых чек иногда не пробивают, хотя он должен быть сформирован:

  • При оплате картой. До сих пор некоторые кассиры считают, что достаточно провести карту через эквайринговый терминал и выдать слип. Если вы обнаружили поступления на счет, а по кассе эти суммы не были проведены, нужно срочно исправлять ситуацию.

Что делать: после открытия очередной смены и до закрытия пробейте чек коррекции с признаком «приход», в описании укажите дату и вид нарушения, тип коррекции «самостоятельная». Учтите, что пока нужно отправить в ФНС объяснительную – через личный кабинет, оператора по сдаче отчетности или почтой. Тогда вы фактически совершаете «явку с повинной» и получаете возможность избежать штрафа.

Важно! 31 марта 2020 года в первом чтении Госдумой принят законопроект о снятии с нарушителя административного штрафа, если он отправил чек коррекции, и инспекция на тот момент не знала о нарушении. Т.е. если примут поправки в КоАП, то дополнительно направлять объяснительную будет не нужно.

  • При возврате товара. Иногда продавцы теряются и не знают, как поступить в «нестандартной» ситуации. На самом деле действия простые: берем с покупателя заявление на возврат, забираем товар (по возможности и кассовый чек, но его предъявление не обязательно, Служба по защите прав потребителей встает на сторону покупателя в такой ситуации), пробиваем чек с признаком «возврат прихода» и передаем покупателю вместе с актом или накладной на возврат (если нужно) и деньгами.

Главное, чтобы товар подлежал возврату по закону! Нельзя вернуть, например, лекарства.

Похожим образом поступайте при замене одного товара другим – сначала выполните возврат, а затем пробейте как обычно новый товар.

  • При работе на специальном режиме. Этим повсеместно страдают ИП. И действительно ряду предпринимателей, мы об этом уже говорили, можно не пользоваться онлайн-кассами, но зависит это в большинстве случаев не от режима налогообложения, а от наличия работников и вида деятельности.

Понятно, что единственное решение проблемы — это покупка кассового аппарата, но как быть с выручкой, которую ранее не показывали? Некоторые используют для ее отражения чек коррекции, другие обычный приход, а третьи ничего не делают. И сложно сказать, признаюсь, чей подход вернее.

  • При поступлении на расчетный счет оплаты от физических лиц. Для решения проблемы есть два варианта: организовать отправку электронных документов с помощью автоматизированной системы либо отслеживать «вручную» и пробивать на кассе после получения выписки банка (п. 5.4 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Непробитые платежи исправляются все тем же чеком коррекции.
  • При поступлении оплаты по корпоративной карте или наличными от юрлица. Несмотря на то что обе стороны в расчетах — юридические лица или ИП, необходимо применить ККТ. Не забудьте про дополнительные реквизиты. Если клиент пришел к вам позднее (спохватился, что рассчитался картой организации) и попросил выписать документы, то придется провести корректировку. Причем лучше сделать это через возврат. Проводим «возврат прихода», возвращаем деньги, а затем пробиваем правильный чек с верными реквизитами. Без акта, накладной и счета-фактуры у себя ни товар, ни услуги (работы) клиент ранее все равно провести не мог, пусть принимает их к учету в текущем периоде.
  • При отключении электроэнергии. Покупателям выдаются БСО или товарные чеки. Это совершенно неправильно. Необходимо остановить торговлю. Если все-таки денежные средства были внесены в кассу, то исправляйтесь чеком коррекции с признаком «приход» и прикладывайте объяснительную или проводите приходную операцию, как только дадут свет на всю сумму поступлений.

А вот без интернета можно работать долгое время, главное — проследить, чтобы при подсоединении к сети чеки попали в ОФД (напоминаю – смотреть при закрытии смены строку «Не передано фискальных документов»).

Прочие

Собираем все остальные ошибки. При дистанционных продажах и отправке товара курьером некоторые продавцы пробивают чек заранее. Это недопустимо. Нужно снабдить курьера портативной кассой или установить аппарат в офисе, а документ расчета отправлять покупателю в электронном виде (курьер перед получением денег узнает и передаст продавцу номер телефона, адрес электронной почты).

Если пробили неверную сумму: когда сумма меньше – добиваем разницу обычным приходом. Если по каким-то причинам это невозможно (нужно продать конкретный товар с установленной ценой или маркированную продукцию), то делаем возврат и затем пробиваем правильную сумму. Аналогично поступаем с излишне пробитой суммой.

Бизнесмены, стремясь к экономии, устанавливают одну ККТ, а проводят через нее операции двух организаций (не спрашивайте о логике – ее тут нет).

Пример: ООО «Копыта» и ИП Иванов (учредитель и директор в ООО). Он покупает товар оптом на организацию, реализует другим компаниям, часть передает ИП и торгует в розницу, используя ККМ. К предпринимателю стали обращаться клиенты-компании, с просьбой оплатить поставки наличными. Иванов пробил чеки для товарищей в ИП и выдал документы от ООО, покупатели вернулись к нему за нормальными документами. Пришлось выписать их от имени предпринимателя. Иванова ждал еще один неприятный сюрприз – налоговая попросила горе-ИП объяснить, почему он продал товар с пометкой в чеке, хотя оптовая торговля под этот режим не попадает и где налоги с этих поступлений? Как пишут в интернете «картинка смешная, а ситуация страшная».

Еще один случай из жизни: по привычке продавцы старой закалки пытаются поступать так, как привыкли во время прежней работы, когда никуда сведения не отправляли. При пробитии лишней суммы, например, вместо 100 рублей – 1000, расплачиваются с покупателем наличными (с картой, конечно, так не получится), как положено, никакого исправления через ККТ не проводят и ждут следующих клиентов. Когда те приходят, разницу (1000-100=900) просто не пробивают.

Недавно один из моих обслуживаемых предпринимателей попал в такую ситуацию. В тот несчастливый день на торговую точку наведался инспектор ФНС, совершил контрольную закупку, а чек ему не пробили. В протоколе продавец-кассир так и описала ситуацию. ИП дали 5 тысяч штрафа.

Несмотря на абсурдность приведенных ситуаций, они реально встречаются, поэтому контроль операций, проходящих по онлайн-кассе, — это одна из главных задач бухгалтера.

Поделиться:
Скопировать ссылку
Распечатать
Комментарии
Комментарии
Ваш вопрос – наш ответ
Задать вопрос
  • Консультант Колеватов Денис
    16 октября 2025 в 00:21

    Может быть и не найдет, все зависит от того, кто, чем и как мотивирует. Если, к примеру, ИП не согласен с этим, он может...

    Вопрос по поводу повестки в суд
  • Оксана_
    16 октября 2025 в 00:02

    На чем основывается данная практика? Т.Е. суд найдет лазейку для объяснения, почему он не отправил судебные решения...

    Вопрос по поводу повестки в суд
  • Консультант Колеватов Денис
    15 октября 2025 в 23:56

    Возвращаясь к самому вопросу, уведомляют по месту регистрации физлица. При этом могут быть использованы и другие...

    Вопрос по поводу повестки в суд
  • Консультант Колеватов Денис
    15 октября 2025 в 23:51

    Тут очень важно понимать, что там в условиях прописано. Исходя лишь из представленной информации вынужден вас...

    Истек срок активации подарочного сертификата OZON
Отвечаем на вопросы бесплатно. Консультант онлайн
Задать вопрос
Консультант онлайн (Денис Колеватов)
Здравствуйте! Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно.

Суть вопроса

Подробное описание вопроса

Отправить сообщение об ошибке
Мы используем cookies-файлы чтобы сделать сайт удобнее. Оставаясь на сайте, вы соглашаетесь с условиями использования файлов cооkies.
Согласен