Частые ошибки в использовании онлайн-кассы и их исправление

Обязательное применение

Почти все организации и ИП в коммерческой деятельности обязаны использовать онлайн-кассы. Информация о проведенных операциях попадает в центр ОФД (оператора фискальных данных), а оттуда сведения передаются в ФНС. Т.е. если допущены ошибки, то в налоговую попадает недостоверная информация и исправлять ситуацию нужно оперативно.

Использоваться может только ККТ, включенная в особый реестр, то же самое с фискальными накопителями и ОФД. Применение другой техники приравнивается к неприменению кассы. Санкции за нарушение работы с ККТ довольно внушительные:

• Касса неверно зарегистрирована или не соответствует требованиям статьи 4 ФЗ № 54 от 22.05.2003. От простого предупреждения до штрафа на юридическое лицо от 5 до 10 тысяч рублей, на должностное лицо — от 1,5 до 3 тысяч (п. 4 статья 14.5).
• Применяется устаревшая техника или вообще не применяется в положенных случаях. Т.е. либо вы продолжаете пользоваться кассой, которая, например, не имеет современного фискального накопителя, не передает данные в ФНС, либо ККТ есть, но используется не всегда.

Штраф на организацию – от 75% до 100% суммы чеков (минимум – 30 тысяч рублей) + административный на должностных лиц – от 25% до 50% суммы (минимум – 10 тысяч рублей).

Есть участники расчетов, которые могут обойтись без онлайн-кассы или получившие отсрочку.

Счастливые исключения в 54-ФЗ

Исключений и тех, кто полностью свободен от применения ККТ, не так много, причем если осуществляются несколько видов деятельности, среди которых есть льготные, то в отношении остальных все равно нужно использовать онлайн-кассу.

В связи с тем что в 2020 году многие товары попадают под маркировку, некоторые ИП и организации теряют право на применение патента, а с ним и право работать без ККМ.

1. ККТ нет нужды покупать: участникам расчетов, обменивающимся исключительно безналичными платежами, плательщикам НПД, муниципальным учреждениям, оказывающим услуги населению в области культуры, торговым точкам в отдаленных и труднодоступных местностях (перечни устанавливаются субъектами РФ).
2. Допускается работа без кассы:
   • если осуществляются виды деятельности, перечисленные в п. 2 статьи 2 закона №54-ФЗ. Например: разносная торговля, прием стеклотары, работа по ремонту и окраске обуви и т.д.
   • в отношении патента, хотя не все виды деятельности попали под льготу (п. 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ).
   • ТСЖ, СНТ и ряда других, они освобождены от онлайн-кассы в части платежей, осуществляемых не наличными (картами).
3. Временно (до 1 июля 2021 года) освобождены от применения кассы предприниматели-одиночки, если торгуют продукцией собственного изготовления, оказывают услуги, выполняют работы (п. 1 ст. 2 закона №129-ФЗ от 06.06.2019).

Остальные исключения указаны в статье 2 закона №54-ФЗ. При поступлении в течение месяца предоплаты, проведении зачета аванса или его возврата за жилищно-коммунальные услуги, охраны и некоторых других (см. п. 2.1 статьи 1.2 закона 54-ФЗ) можно выбить один чек с указанием всех операций за календарный месяц. Документ формируется не позднее 10 календарных дней после окончания месяца.

Обратите внимание! При пробитии чека раз в месяц не требуется его передавать клиенту.

Обязательные реквизиты

Большое количество ошибок связано с неверными настройками ККМ. Статья 4.7 закона 54-ФЗ устанавливает набор обязательных данных. Помимо стандартных реквизитов, необходимо, чтобы кассовый чек содержал место, признак расчета, информацию о товаре, ставку НДС.

В связи со спецификой работы онлайн-касс в документе должны также присутствовать особые сведения: сайт для проверки подлинности, номер мобильного телефона или e—mail, если покупатель выразил желание получить документы в электронном виде (сообщаются заранее), QR-код.

Особое внимание уделите программируемым изменяемым сведениям: должности и ФИО кассира (кроме безналичного расчета через интернет, когда нет конкретного лица, а чек формируется автоматизировано)

Важно! При продаже маркированного товара необходимо указывать его код. Информация о продаже поступит в ОФД и систему учета и движения товаров Честный знак.

ИП, применяющие специальные налоговые режимы (УСН, патент, ЕСХН), согласно пункту 17 статьи 7 Федерального закона №290-ФЗ от 03.07.2016 г. могут не указывать наименование и количество товара (работы, услуги).

Список обязательных реквизитов может быть шире. В частности, платежный агент указывает размер своего вознаграждения. При проведении расчетов с организациями и ИП добавляются их данные: ИНН, наименование (ФИО). В зависимости от специфики операции потребуются сведения о стране происхождения товара, акцизе и номере таможенной декларации.

Виды ошибок

Условно ошибки в работе с онлайн-кассами можно разделить на регистрационные, технические, расчетные и прочие. Регистрационные, соответственно, связаны с неправильной регистрацией, несвоевременным изменением данных, недостоверностью и т.д. Технические – с настройкой ККТ, данными в системе. Расчетные – допущенные в суммах, наименованиях товара, непробитые чеки или, наоборот, пробитые без нужды. Прочие – все остальные, например, несвоевременная замена фискального накопителя.

Теперь разберем часто встречающиеся ситуации и варианты их исправления.

Регистрация и внесение изменений

Чаще всего забывают внести исправления в карточку ККТ, в частности в местонахождение кассы. Сам аппарат перевозят, устанавливают на новой точке и начинают работать, а сообщить об этом в ФНС не удосуживаются, а как вы уже знаете, одним из обязательных реквизитов чека является адрес места расчетов.

Важно! Вместо обычного адреса при развозной торговле указываются сведения об авто.

До приведения карточки ККТ в соответствии с фактическими данными применять кассу нельзя, ведь сведения будут недостоверными. Проверить данные можно в личном кабинете на сайте налоговой службы.

Еще одна ошибка – касса не снимается с учета при закрытии обособленного подразделения. Если аппарат отправляется на продолжительную консервацию (дольше срока действия фискального накопителя) или вообще не будет использован (например, ККТ продадут за ненадобностью), то необходимо подать заявление о снятии с учета.

Если аппарат временно отправляется на склад или в офис, но не будет использоваться, то допустимо внести изменения и указать место хранения. Не забудьте, что если на момент отключения кассы какие-то документы не ушли в ОФД, то через 30 дней накопитель будет заблокирован. Проверить отправку можно, распечатав чек закрытия смены, в нем указывается количество не переданных в ОФД документов. Если стоит значение «0», то все в порядке.

Освобожденные от применения онлайн-кассы ИП забывают купить ККМ и поставить ее на учет, когда берут на работу сотрудника. Закон дает предпринимателям 30 дней. Приобретать технику под конец срока рискованно, ведь на саму регистрацию уходит до 5 дней.

Настройки

Самые распространенные ситуации, когда не указывают:

1. Наименование товара. Как правило, современные кассы взаимодействуют с программами торгового учета или подключаются к облачному сервису, также работают и автономные модели ККМ – либо в них встроена программа, либо происходит обращение к виртуальному «складу». Если соответствующих настроек нет, то кассир вносит наименование самостоятельно.

Инспектора ФНС подчеркивают, что номинальные названия вроде «услуга», «товар» не соответствует требованиям закона и при автоматизированном контроле в ФНС отражается как ошибка. Исключения я указывала выше – это ИП, применяющие специальные налоговые режимы.

2. ФИО кассира. Свойственно малому бизнесу – текучка кадров большая и вносить изменения в настройки никто не торопится. При проверке инспектор ФНС наверняка сравнит имя в чеке и личность кассира, его пробившего.

Указание просто наименования должности – ошибка. Поменять сведения несложно: достаточно изучить инструкции к кассовому аппарату, а при возникновении трудностей обратиться в обслуживающий центр ККМ. Доступ к таким настройкам должен иметь администратор или руководитель – лицо, ответственное за смену данных, чтобы не возникало злоупотреблений со стороны сотрудников.

Обратите внимание! Необязательно указывать ФИО кассира при покупке через интернет, когда покупатель рассчитывается картой или иным безналичным способом, формирование и отправка чека происходит автоматизировано, и конкретный кассир не участвует в его составлении.

Внимательно надо отнестись к первоначальной настройке системы налогообложения. При изменении СНО следуйте рекомендациям производителя кассы или обслуживающего центра. Чтобы проводить оплаты по разным режимам, обычно настраивают два отдела.

Применение без необходимости

Когда онлайн-кассы только начали входить в нашу жизнь, появлялись самые невероятные толкования закона, даже инспектора давали сомнительные ответы на вопросы о применении ККТ.

Спустя несколько лет мифы развеялись, однако некоторые противоречия остались, и стоит вспомнить, когда не требуется использование кассы:

• При расчетах в рамках подотчета, а также при выплате зарплаты (удивительно, но кое-где на форумах до сих пор всплывают подобные вопросы).

Если же подотчетное лицо покупает товары или оплачивает услуги, работы от имени организации картой или наличными и необходимо получить накладную, счет-фактуру именно на ИП или ООО, то нужно оформить чек с указанием обязательных реквизитов (п. 6.1 статья 4.7 закона 54-ФЗ). Сам представитель должен иметь доверенность. Она потребуется для получения товара и подписания документов.

Особая сложность с корпоративными картами, привязанными к счету. Кассир поставщика не видит, что за карту ему предъявляют, пока клиент не сообщит о своем статусе, а вот у покупателя-налогоплательщика потом появляются проблемы с учетом расходов и закрытием подотчета. Именно поэтому некоторые поставщики требуют предъявления доверенности на проведение расчетов, а покупателям-организациям рекомендуется прописать процедуру использования корпоративных карт во внутреннем положении.

• При оплате услуг, работ, аренды в рамках договоров ГПХ, заключенных с физическими лицами. В 2019 году некоторые пробивали чеки по таким операциям, благодаря известному интервью налогового инспектора. Позднее появились официальные разъяснения ФНС прямо противоположного толка, а мнение инспектора назвали частным.
• При взаимозачете между юридическими лицами и ИП. Это утверждение вызывает разные мнения. Например, в Письме ФНС от 21.08.2019 №АС-4-20/16571@ высказана позиция о неприменении ККТ, а в Письме УФНС по г. Москве от 16.08.2019. №17-26/2/152399@ — обратная точка зрения.

Я склоняюсь к точке зрения об отсутствии такой обязанности, потому что в исключениях (п. 9 статьи 2 закона 54-ФЗ) указаны случаи, когда применение обязательно: при оплате наличными или картами с их предъявлением. Учитывая, что при взаимозачете явно нет ни того ни другого, то его скорее можно отнести к безналу.

Неприменение

Более опасная ситуация возникает при неприменении онлайн-кассы. В результате есть шанс получить солидный штраф (вы же помните, что расчет его ведется от непробитой суммы).

Рассмотрим ситуации, в которых чек иногда не пробивают, хотя он должен быть сформирован:

• При оплате картой. До сих пор некоторые кассиры считают, что достаточно провести карту через эквайринговый терминал и выдать слип. Если вы обнаружили поступления на счет, а по кассе эти суммы не были проведены, нужно срочно исправлять ситуацию.

Что делать: после открытия очередной смены и до закрытия пробейте чек коррекции с признаком «приход», в описании укажите дату и вид нарушения, тип коррекции «самостоятельная». Учтите, что пока нужно отправить в ФНС объяснительную – через личный кабинет, оператора по сдаче отчетности или почтой. Тогда вы фактически совершаете «явку с повинной» и получаете возможность избежать штрафа.

Важно! 31 марта 2020 года в первом чтении Госдумой принят законопроект о снятии с нарушителя административного штрафа, если он отправил чек коррекции, и инспекция на тот момент не знала о нарушении. Т.е. если примут поправки в КоАП, то дополнительно направлять объяснительную будет не нужно.

• При возврате товара. Иногда продавцы теряются и не знают, как поступить в «нестандартной» ситуации. На самом деле действия простые: берем с покупателя заявление на возврат, забираем товар (по возможности и кассовый чек, но его предъявление не обязательно, Служба по защите прав потребителей встает на сторону покупателя в такой ситуации), пробиваем чек с признаком «возврат прихода» и передаем покупателю вместе с актом или накладной на возврат (если нужно) и деньгами.

Главное, чтобы товар подлежал возврату по закону! Нельзя вернуть, например, лекарства.

Похожим образом поступайте при замене одного товара другим – сначала выполните возврат, а затем пробейте как обычно новый товар.

• При работе на специальном режиме. Этим повсеместно страдают ИП. И действительно ряду предпринимателей, мы об этом уже говорили, можно не пользоваться онлайн-кассами, но зависит это в большинстве случаев не от режима налогообложения, а от наличия работников и вида деятельности.

Понятно, что единственное решение проблемы — это покупка кассового аппарата, но как быть с выручкой, которую ранее не показывали? Некоторые используют для ее отражения чек коррекции, другие обычный приход, а третьи ничего не делают. И сложно сказать, признаюсь, чей подход вернее.

• При поступлении на расчетный счет оплаты от физических лиц. Для решения проблемы есть два варианта: организовать отправку электронных документов с помощью автоматизированной системы либо отслеживать «вручную» и пробивать на кассе после получения выписки банка (п. 5.4 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Непробитые платежи исправляются все тем же чеком коррекции.
• При поступлении оплаты по корпоративной карте или наличными от юрлица. Несмотря на то что обе стороны в расчетах — юридические лица или ИП, необходимо применить ККТ. Не забудьте про дополнительные реквизиты. Если клиент пришел к вам позднее (спохватился, что рассчитался картой организации) и попросил выписать документы, то придется провести корректировку. Причем лучше сделать это через возврат. Проводим «возврат прихода», возвращаем деньги, а затем пробиваем правильный чек с верными реквизитами. Без акта, накладной и счета-фактуры у себя ни товар, ни услуги (работы) клиент ранее все равно провести не мог, пусть принимает их к учету в текущем периоде.
• При отключении электроэнергии. Покупателям выдаются БСО или товарные чеки. Это совершенно неправильно. Необходимо остановить торговлю. Если все-таки денежные средства были внесены в кассу, то исправляйтесь чеком коррекции с признаком «приход» и прикладывайте объяснительную или проводите приходную операцию, как только дадут свет на всю сумму поступлений.

А вот без интернета можно работать долгое время, главное — проследить, чтобы при подсоединении к сети чеки попали в ОФД (напоминаю – смотреть при закрытии смены строку «Не передано фискальных документов»).

Прочие

Собираем все остальные ошибки. При дистанционных продажах и отправке товара курьером некоторые продавцы пробивают чек заранее. Это недопустимо. Нужно снабдить курьера портативной кассой или установить аппарат в офисе, а документ расчета отправлять покупателю в электронном виде (курьер перед получением денег узнает и передаст продавцу номер телефона, адрес электронной почты).

Если пробили неверную сумму: когда сумма меньше – добиваем разницу обычным приходом. Если по каким-то причинам это невозможно (нужно продать конкретный товар с установленной ценой или маркированную продукцию), то делаем возврат и затем пробиваем правильную сумму. Аналогично поступаем с излишне пробитой суммой.

Бизнесмены, стремясь к экономии, устанавливают одну ККТ, а проводят через нее операции двух организаций (не спрашивайте о логике – ее тут нет).

Пример: ООО «Копыта» и ИП Иванов (учредитель и директор в ООО). Он покупает товар оптом на организацию, реализует другим компаниям, часть передает ИП и торгует в розницу, используя ККМ. К предпринимателю стали обращаться клиенты-компании, с просьбой оплатить поставки наличными. Иванов пробил чеки для товарищей в ИП и выдал документы от ООО, покупатели вернулись к нему за нормальными документами. Пришлось выписать их от имени предпринимателя. Иванова ждал еще один неприятный сюрприз – налоговая попросила горе-ИП объяснить, почему он продал товар с пометкой в чеке, хотя оптовая торговля под этот режим не попадает и где налоги с этих поступлений? Как пишут в интернете «картинка смешная, а ситуация страшная».

Еще один случай из жизни: по привычке продавцы старой закалки пытаются поступать так, как привыкли во время прежней работы, когда никуда сведения не отправляли. При пробитии лишней суммы, например, вместо 100 рублей – 1000, расплачиваются с покупателем наличными (с картой, конечно, так не получится), как положено, никакого исправления через ККТ не проводят и ждут следующих клиентов. Когда те приходят, разницу (1000-100=900) просто не пробивают.

Недавно один из моих обслуживаемых предпринимателей попал в такую ситуацию. В тот несчастливый день на торговую точку наведался инспектор ФНС, совершил контрольную закупку, а чек ему не пробили. В протоколе продавец-кассир так и описала ситуацию. ИП дали 5 тысяч штрафа.

Несмотря на абсурдность приведенных ситуаций, они реально встречаются, поэтому контроль операций, проходящих по онлайн-кассе, — это одна из главных задач бухгалтера.