Ремонт – стихийное бедствие или выгодное вложение?

Любой предприниматель сталкивался с необходимостью ремонта офисов, складов, магазинов. Причем неважно, в чьей собственности находится объект, при аренде в большинстве случаев это вообще обязанность. Есть еще санитарные нормы, которые нужно соблюдать. Если собираетесь открывать точку общепита, то придется озаботиться их исполнением.

Причем ремонтные работы условно можно разбить на разные категории:

• Вызванные необходимостью в силу закона (например, санитарно-эпидемиологическими требованиями).
• Придающие определенный стиль (такое часто встречается в сетевых магазинах: их оформление, цветовая гамма материалов соответствует определенным внутренним стандартам).
• Несущие в себе посыл клиентам (маркетинговые приемы, привлечение покупателей).
• Поддержание помещения в пригодном для использования состоянии (так называемый косметический или текущий ремонт).
• Капитальный ремонт.

Если заметили, здесь не упоминаются модернизация или реконструкция, хотя можно сказать, что они входят в состав капремонта. Модернизация улучшает характеристики объекта, реконструкция меняет помещение, возможно, даже перепрофилирует его для других целей. В результате текущих работ не происходит существенных изменений, они предназначены для профилактики поломок инженерного оборудования, сохранения конструкций в целости и поддержания достойного внешнего вида.

Пример: Ремонт – покрасить стены в офисе, реконструкция – путем переноса стен переделать офис под комнату отдыха сотрудников, модернизация – ввести в офис дополнительные коммуникации, провести вентиляцию и т.п.

Текущий ремонт выполняет поддерживающие функции, проводится обычно в плановом порядке, периодически. Капитальный – затрагивает капитальные конструкции, сооружения и инженерию. Более подробно о классификации можно прочитать в статье по ссылке.

Арендованное имущество

При заключении договора аренды проверьте пункт об обязательствах в части проведения ремонта. По умолчанию в соответствии с пунктом 2 статьи 616 ГК РФ текущее содержание берет на себя арендатор, а капремонт выполняет арендодатель, но гражданское законодательство позволяет указать иные условия.

Также существует понятие неотделимых улучшений, т.е. таких, которые невозможно без вреда для конструкции забрать с собой после окончания срока аренды. Будут их возмещать или нет, опять же зависит от того, что указано в договоре. Если никаких упоминаний по этому поводу в тексте нет, то обращаемся к Гражданскому кодексу (ст. 623):

• Улучшения были одобрены арендодателем – можно требовать возмещения.
• Не было согласия – выплат не будет, улучшения перейдут собственнику помещения бесплатно.

Отделимые улучшения, в случае если иное не предусмотрено договором, являются собственностью арендатора и по окончании аренды остаются у него.

Причем можно столкнуться с тем, что на практике арендаторы не слишком щепетильны и порой готовы унести с собой двери и окна, ведь демонтировать то их можно! Однако возвращать арендованное помещение придется в виде, не худшем, чем при передаче ключей. Так что, конечно, забрать можно и дверь, но тогда надо старую установить на место.

Ремонт своими силами

Не обязательно привлекать посторонних рабочих, можно обойтись собственными сотрудниками. Причем тут есть несколько вариантов:

1. Работники выполняют свои обычные обязанности. Например, компания занимается отделочными работами и в ее штате есть плиточники, плотники, маляры и т.д.
2. Сотрудники привлекаются к работам вне рабочего времени, с ними заключается срочный трудовой или ГПХ-договор.
3. Сотрудники оформляются по совместительству.

В первом и третьем случае работнику начисляется заработная плата, только совместители для новых обязанностей подписывают отдельное соглашение. Во втором все зависит от ситуации: если работодатель хочет просто получить результат, принять его и оплатить по оговоренной цене, то заключают договор ГПХ, при этом ремонт делается в соответствии с условиями контракта.

Если работодатель желает контролировать сотрудника, его время прихода и ухода, а оплачивать труд по принятым ставкам, аналогично зарплате, то может договориться на заключение срочного договора на время выполнения работ.

Обратите внимание! Срочный договор означает, что за безопасность работника, обеспечение его средствами труда и защиты, оплату больничных и отпусков отвечает работодатель.

Проводки в бухгалтерском учете зависят от характера ремонта, условий соглашения и учетной политики:

• Д 20 (26, 25, 23, 44) К 10 (70, 73 (договор ГПХ с сотрудником), 69) – проведение ремонта.
• Д 91.2 К 20 (26, 23, 44, 25) – списаны расходы как прочие.
• Д 96 К 10 (70, 73, 69…) — в случае, если формировался резерв.

Создание резерва обязательно указывается в учетной политике, там же определяется способ расчета, отчисления, лимиты. В налоговом учете затраты на текущий ремонт принимаются полностью. Главное — подтвердить их документально. Налогоплательщикам, применяющим УСН, также можно списать расходы, правда, им придется это делать по мере оплаты (например, перечисления заработной платы, расчеты с поставщиком за материалы и т.д.).

К чему ведут улучшения

Вышеописанные проводки справедливы для проведения недорогого текущего ремонта. Если ведутся капитальные работы, а арендодатель создает отделимые и неотделимые улучшения в результате проведенной реконструкции или модернизации, то учет будет другим:

1. Стоимость отделимых улучшений не превышает 40 тысяч рублей, они остаются в собственности арендатора. Списание происходит аналогично обычным расходам:
   • Д 20 (26, 23, 25, 44) К 10 (73, 70, 69, 76, 60).
   • Д 91.2 К 20…

   При этом может создаваться малоценное имущество (МПЗ), затраты на его создание (установка, монтаж) собираются на счете 10 и формируют его стоимость, а затем уже списываются:

   • Д 10 К 10 (60, 76, 70, 73, 69) – собирается сумма при создании МПЗ.
   • Д 20… К 10 – МПЗ списывается.

Целесообразно отслеживать наличие таких ценностей за балансом, ведь их получение после окончания договора аренды надо отследить. Можно использовать, например, счет 012. Если используете программу, то там возможно уже есть созданный для таких целей счет.

В налоговом учете – полностью принимаемые расходы.

2. Стоимость превышает 40 000, отделимые улучшения остаются в собственности арендатора. В этом случае они рассматриваются как самостоятельные основные средства:
   • Д 08.3 К 10 (60, 76, 70, 69) – формируется стоимость ОС.
   • Д 01 К 08.3 – ввод в эксплуатацию ОС.
   • Д 02 К 01 — амортизация.

В налоговом учете: на общей системе списание либо обычной амортизацией, либо с применением амортизационной премии, на УСН списание в течение налогового периода равными долями (пп. 2 и 3 п. 3 ст. 346.16 НК).

3. Неотделимые улучшения с согласия арендодателя, возмещаемые. Прежде чем провести капремонт, следует согласовать его проведение с собственником. Можно получить письменное разрешение или заключить дополнительное соглашение к договору, если он не содержит такой пункт.
• Д 08 К 60 (70, 10, 69) — формируем стоимость улучшений.
• Д 19 К 60 (76) — учитываем НДС (аналогично и в других ситуациях, когда есть НДС).
• Д 68 К 19 — принимаем НДС к вычету (материалы получены и использованы).

Важно! Плательщики единого налога (УСН) в бухгалтерском учете не обязаны выделять НДС, они могут сразу делать одну проводку на всю сумму.

• Д 76 К 08 — передаем улучшения. Арендодатель, в свою очередь, увеличивает на эту сумму первоначальную стоимость объекта в БУ (когда проведены работы по реконструкции или модернизации).
• Д 76 К 68 — если арендатор-плательщик НДС, он обязан начислить налог, т.к. фактически происходит реализация.
• Д 51 К 76 — получено возмещение.

или

• Д 76 (60) арендная плата К 76 – стоимость улучшений учтена в счет арендной платы.

В этой ситуации арендатор не применяет амортизацию, ею может воспользоваться только арендодатель.

4. Неотделимые улучшения невозмещаемые, но выполненные с согласия арендодателя. Их учет ведется также на счете 08 по аналогии с отделимыми. Однако, если их стоимостью более 40 тысяч рублей, то амортизация выглядит по-другому.

В БУ придется взять срок полезного использования, равный сроку аренды, продление контракта не имеет значения. В НУ выбирается СПИ, соответствующий группе ОС или капвложений (см. Классификатор). Согласно п. 1 ст. 258 НК включать в расходы можно только те суммы, которые приходятся на период аренды, остаток в затраты включать нельзя (это касается и ОСНО и УСН). Но если договор пролонгировать, то можно продолжать амортизировать ОС для налогового учета.

Для тех, кто ведет бухгалтерский учет с применением ПБУ 18/02, необходимо сделать проводки, отражающие разницу между БУ и НУ.

5. Неотделимые улучшения выполнены без согласия. Если арендатор, не получив одобрения собственника, выполнил, например, реконструкцию, то он не вправе претендовать на возмещение. Логика понятна – произведенные изменения могут не устраивать хозяина, в некоторых случаях он даже расторгнет контракт, ведь внесение капитальных изменений может означать нарушение правил аренды.

В учете произведенные расходы не могут учитываться в целях налогообложения, ведь НК позволяет учитывать только согласованные затраты. Мало того, после окончания аренды или при досрочном расторжении арендодатель получает помещение вместе с улучшениями безвозмездно. В этом случае наниматель (арендатор) не может учесть понесенные расходы для уменьшения базы по налогу на прибыль или единого налога.

В БУ собранные на счете 08 затраты списываются как прочие расходы (счет 91.2), потому что оснований принимать их на учет как основные средства нет.

Арендные каникулы

Следует упомянуть об арендных каникулах. По ссылке вы найдете статью, более подробно описывающую, что это такое. Вкратце это период, в течение которого не выплачивается арендная плата либо ее сумма снижается. Я только приведу положительные и отрицательные примеры и последствия подобного подхода для обеих сторон.

Плюсы:

• Арендатор имеет возможность раскрутить бизнес на новом месте, не вкладывая больших средств.
• Появляются свободные средства на ремонт, перепланировку, дизайн.
• Собственник привлекает выгодными условиями внимание к невостребованному или требующему вложений объекту.
• Если наниматель решит уйти, то у собственника остается приведенное в пригодное состояние помещение.

Минусы:

• Полное освобождение от оплаты привлечет внимание налоговиков. Для арендатора такая сделка грозит начислением дохода (безвозмездное пользование), для арендодателя начислением рыночной (или предусмотренной в дальнейшем) суммы оплаты и расчета с нее НДС.
• Арендатор проведет работы, соответствующие его потребностям, которые в будущем могут не устроить других нанимателей. Пример: передается в аренду помещение, ранее использованное под магазин, по согласованию оно переделывается в салон красоты, происходят конструктивные изменения, устанавливаются перегородки. На это время предоставляются каникулы по оплате в виде уменьшения ее размера вдвое. Поскольку салон оказывается убыточным, наниматель расторгает договор. Собственник же не может сдать объект в текущем виде (неподходящее место для салона), ему приходится предлагать каникулы следующему арендатору, которому снова надо вкладываться в переделку помещения под другие нужды.

Как видите, арендные каникулы более выгодны арендатору, их условиями, кстати, может быть предусмотрен зачет затрат в счет арендной платы. Подобный вариант мы выше рассматривали. Но в этом случае хозяин должен учитывать, есть ли смысл в производимых улучшениях и окупятся ли они в будущем.

Ремонтируем свое

Рассмотрим некоторые моменты, связанные с ремонтом недвижимости, принадлежащей непосредственно организации. Все затраты, связанные с приведением в пригодное для использования состояние после покупки, необходимо включить в первоначальную стоимость.

Обратите внимание! Если помещение фактически используется, а работы носят сопутствующий характер (допустим, офис функционирует, но при этом в нем клеят обои), то значит, ОС уже должно быть отражено на 01 счете в бухучете и учитываться как введенный в эксплуатацию объект основных средств.

Если ремонту подвергается действующий объект, то затраты относятся к текущим. Выше я упоминала, что возможно создание резерва. Поэтому проводки в учете зависят от того, создавался он или нет.

Резерв не создавался:

• Д 20 (44, 23, 25, 26) К 10 (60, 69, 70, 73) – в зависимости от того, для чего используется ОС и учетной политики отражается списание расходов.

Выделю одну ситуацию – использованы товары или продукция. Эта ситуация типична для компаний, осуществляющих торговлю стройматериалами, или их производителей. Им нет нужды специально приобретать материалы. Перед тем как использовать товары для работ, нужно их перевести на счет 10, операция будет выглядеть так:

• Д 10.8 К 41.1 – товар взят со склада.
• Д 10.8 К 41.2 – товар забрали из торговой точки (можно предварительно сделать возврат на склад Д 41.1 К 41.2 и потом передать).
• Д 10.8 К 43 – готовая продукция «переброшена» в материалы.

Резерв создавался:

Создание резерва на ремонт основных средств не является обязанностью. Если организация решает прибегнуть к резервированию средств, то необходимо следовать положениям ПБУ 8/2010 и п. 2 статьи 324 Налогового кодекса. Они содержат способы расчета, определенные ограничения и все основные принципы резервирования.

Обратите внимание! Резервный фонд в новой компании не создается, т.к. для его расчета используются данные за предыдущие периоды, которые у только что созданной компании отсутствуют.

В бухгалтерском учете:

• Д 20 (23, 25, 26, 44) К 96 – отражено создание резерва.
• Д 96 К 10 (60, 70, 73, 76, 69) – отнесение расходов на резервный фонд.
• Д 96 К 91.1 – отнесение остатка резерва на конец года на внереализационные доходы, если фонд превысил затраты на ремонт.
• Д 20 (23, 25, 26, 44) К 10 (60, 76, 73, 70, 69) – списание превышения расходов в обычном порядке, если суммы резерва оказалось недостаточно для покрытия затрат.

Если речь о долгосрочном дорогостоящем ремонте, то остаток на счете 96 переносится на следующий период и не включается в доходы. Лимиты, пределы стоимости и долгосрочности определяются в учетной политике.

В налоговом учете: если резерв превысил затраты, то сумма на конец года включается в прочие доходы. Если сумма резерва не перекрыла затраты, то расходы отражаются как прочие на конец налогового периода.

Документальное оформление

Ремонт производят, как правило, на основании дефектных ведомостей, актов, докладных записок, графиков, экспертных заключений и других документов, подтверждающих фактическую необходимость в проведении работ.

Передача и списание материалов осуществляется на основании требования-накладной М-11. Иногда составляется еще акт на списание по фактически использованным материалам, т.к. передача их не обязательно означает, что они будут использованы полностью.