Гибридный формат работы сочетает удаленный труд и офисную работу, оптимизируя расходы компании и улучшая баланс сотрудников между работой и личной жизнью. Однако его успешное внедрение требует подготовки, включая решения юридических вопросов, выбора эффективной модели, подходящих инструментов для общения и учета особенностей бизнеса и корпоративной культуры.
Почему компании выбирают гибридный формат?
Современное рабочее пространство стремительно меняется и на смену жестким офисным рамкам приходит гибкая модель работы ─ гибридный формат. Его суть заключается в разумном сочетании работы в офисе и из дома, когда сотрудники большую часть времени работают дома.
Ключевой принцип модели ─ не место работы, а результат. Вы задаете четкие цели и KPI, а команда самостоятельно планирует время и пространство для их достижения. При этом сохраняется необходимый уровень контроля через асинхронные сервисы.
Трудовой договор при гибридном режиме несколько отличается от стандартного. Особенности его составления закреплены в ст. 312.2 ТК РФ.
Плюсы и минусы гибридного формата работы
Перед тем, как перейти на гибридную модель, изучите преимущества и недостатки этого режима. Ниже представлена таблица, где сопоставлены плюсы и минусы.
|
Плюсы |
Минусы |
|---|---|
| Сокращение затрат на аренду, ЖКУ и офисную инфраструктуру. | Необходимы инвестиции в надежные цифровые инструменты ─ без них эффективная работа невозможна. |
| Гибкий график ─ это конкурентное преимущество, так как специалисты ценят баланс работы и личной жизни, что снижает текучесть кадров. | Ослабление корпоративной культуры. Редкие личные встречи могут снизить чувство принадлежности к команде. |
| Рост продуктивности. Удаленная работа экономит время на дорогу; офисные дни поддерживают командную синергию. | Сложность контроля, так как некоторые процессы труднее отслеживать дистанционно. |
| Возможность привлекать экспертов из других регионов без привязки к локальному рынку. | Зависимость от интернета, угрозы кибербезопасности, несовместимость ПО. |
| Цифровые платформы фиксируют задачи и обсуждения, ускоряя обратную связь. | Дома сложнее отключиться от работы, что повышает риск выгорания. |
| Комбинирование офлайн‑ и онлайн‑методов (например, виртуальные мозговые штурмы) стимулирует креативность. | Требуется пересмотр процессов: от адаптации новичков до оценки эффективности. |
Взвесив эти аспекты, вы сможете выстроить гибридную систему, которая усилит бизнес, сохранив человеческий капитал и операционную эффективность.
Как выбрать асинхронные сервисы?
Асинхронная коммуникация ─ это способ общения, который не требует немедленного ответа. Это позволяет планировать рабочий день, тщательно продумывать ответы, эффективно взаимодействовать в разных часовых поясах и сохранять историю общения. Для внедрения такого формата связи используйте специализированные платформы. Среди существующих сервисов выбирайте тот, который соответствует вашим потребностям. Не забывайте учитывать задачи команды, размер компании, требования к интеграции с другими системами и бюджет.
В таблице мы привели несколько видов ПО, которые компании используют чаще всего.
|
Виды сервисов |
Описание сервиса |
|---|---|
| Корпоративные мессенджеры | ПО для общения:
|
| Платформы для управления проектами | Коммуникация интегрируется в рабочий процесс: комментарии к задачам, обсуждения и обмен документами происходят в рамках проектов. Примеры:
|
| Сервисы для обмена документами | Важны для согласования текста, правок и ревью. Отслеживают историю изменений, показывают, кто и когда вносил правки. Примеры:
|
| Платформы для создания внутренних баз знаний | Служат источником информации для сотрудников, помогая находить ответы, изучать регламенты и практики. Снижают нагрузку на руководителей и ускоряют адаптацию новичков. Примеры:
|
Внедрив подходящее ПО, вы создадите гибкую систему общения, которая не будет отвлекать сотрудников. А эксплуатация программ сформирует некий виртуальный офис, где каждый найдет важную информацию в удобное время.
С чего начать внедрение «гибрида»?
Гибридный режим работы ─ это продуманная система, которая требует индивидуального подхода. В первую очередь, определите приоритеты компании, учитывая потребности разных отделов и сотрудников. На основе этого рассчитайте, сколько времени они должны проводить в офисе для эффективной работы. Этот ответ станет основой для выбора подходящей модели гибридного формата.
«Яндекс» одним из первых среди крупных российских IT-компаний закрепил гибридный формат. Офисные пространства компании адаптированы под разные сценарии: есть зоны для индивидуальной работы, переговорные и open space для коллабораций. Сотрудники могут выбирать дни посещения офиса, но компания мотивирует приходить для задач, требующих совместного обсуждения.
Рассмотрим три распространенные модели:
- Жесткий график.
Как работает: вы задаете четкие дни, когда сотрудник приходит в офис, например: с понедельника по среду ─ офис, а в четверг и пятницу ─ удаленно.
Зачем: чтобы все понимали правила, а вы могли планировать встречи и загрузку офиса.
Когда уместно: в отделах с предсказуемой рутиной, например, бухгалтерия, документооборот, клиентский сервис. - Гибкий график.
Как работает: сотрудники сами отмечают в календаре или табеле, когда придут в офис. Вы контролируете, чтобы в ключевые дни хватало людей.
Зачем: дать свободу, но сохранить командную работу.
Когда уместно: в проектных группах, креативных отделах, где важен результат, а не время, проведенное у монитора.Назначьте ответственного за синхронизацию графиков, иначе рискуете получить пустой офис в день важных переговоров.
- Преимущественно удаленная работа.
Как работает: сотрудник базируется дома, но приезжает в офис только исключительных случаях, например, на переговоры, решение технических вопросов и т.п.
Зачем: сократить издержки на офис, но не терять связь с командой.
Когда уместно: для IT‑специалистов, аналитиков, удаленной поддержки.Заранее предупреждайте о том, что сотрудник должен посетить офис, уточните, какие ситуации считаются «исключительными», и укажите, кто принимает решение о вызове в офис.
Любой из вариантов надо закрепить не только в дополнительном соглашении к трудовому договору, но и во внутренних документах.
Т-Банк (бывший «Тинькофф») установил для большинства подразделений график 3/2 или 2/3 (в зависимости от специфики задач). Компания инвестировала в офисную инфраструктуру: создала комфортные зоны для работы и отдыха, оборудовала переговорные техникой для гибридных встреч. Особое внимание уделяется синхронизации команд: проектные группы договариваются о совместных офисных днях.
Что отразить в локальных документах?
После того, как определитесь с форматом, надо закрепить все детали во внутренней документации. Именно ЛНА снижают риски и повышают предсказуемость работы команды. Итак, зафиксируйте в локальных документах:
- используемые средства коммуникации: корпоративные системы, проектные платформы, мессенджеры и корпоративную почту;
- условия перехода на гибридный режим, включая форс-мажоры, механизм информирования сотрудников и сроки перехода;
- социальные и трудовые гарантии работников, включая льготы и компенсации, закрепив порядок подтверждения права на них;
- правила использования ЭДО, порядок подписания и согласования электронных документов в удаленном формате;
- порядок выдачи ресурсов для гибридной работы, например, оборудование и технику.
Если вы тщательно проработаете эти аспекты, то сформируете базу, повысив эффективность команды.
При гибридной модели размер и правила расчета зарплаты не меняется, если объем задач остается прежним.
Как перевести сотрудника на гибрид?
Чтобы перевести конкретного работника на гибридный режим, нужно выполнить всего четыре шага:
- Сотрудник подает письменное заявление о намерении перейти на эту модель. В документе он может назвать причину перехода и указать предполагаемый срок, в течение которого планирует так работать. Вы не вправе требовать подробных объяснений. Будет достаточно того, что вы обсудите, насколько гибридный режим соответствует задачам компании и специфике должности.
- После согласования условий подготовьте дополнительное соглашение, уточнив в нем количество часов или дней, которое работник будет проводить в офисе и удаленно, и правила взаимодействия, включая каналы связи, сроки ответов, формат отчетности и т.п. Документ должны подписать и вы, и работник.
- На основании подписанного соглашения издайте приказ об установлении гибридного графика. Так как унифицированного бланка нет, вы можете разработать индивидуальный шаблон, который соответствует корпоративным стандартам. В документе надо отразить данные и должность работника, дату начала действия нового режима, ссылку на допсоглашение и обязанности ответственных лиц. Приказ подписывает уполномоченный сотрудник, чаще это руководитель компании или подразделения.
- Последний этап ─ вручение сотруднику копии приказа под подпись. В момент подписания кратко повторите ключевые пункты соглашения, ответьте на возникшие вопросы и уточните каналы обратной связи для решения возникающих сложностей.
Как составить приказ о введении гибридного графика работы?
Чем мотивировать сотрудников?
Первоочередно сотрудников можно привлечь преференциями и льготами. Выстраивая систему льгот, вы формируете условия для лояльности и продуктивности команды. Для персонала эта мотивация особенно важна, потому что когда они работают из дома, их расходы значительно увеличиваются: интернет, электричество, обслуживание техники. В этом случае, вы можете установить фиксированную ежемесячную выплату или компенсацию по фактическим расходам, которые подтверждаются чеками.
Если сотрудник использует личный ноутбук или принтер, обсудите варианты возмещения износа. Здесь возможны два подхода: либо выплачивать небольшую регулярную компенсацию, либо предоставлять корпоративную технику во временное пользование. Второй вариант требует четкого регламента: кто отвечает за обслуживание, как оформляется передача и возврат при увольнении.
Microsoft использует гибкую гибридную модель. Компания поддерживает идею «один размер не подходит всем» и предоставляет технологии (ноутбуки, инструменты для совместной работы, облачное ПО) для эффективной деятельности вне офиса.
Иногда сотрудники нуждаются в дополнительном оснащении рабочего места, например, эргономичном кресле или настольной лампе. Вы вправе включить такие расходы в программу льгот, особенно если это напрямую влияет на здоровье и продуктивность.
Для сотрудников из регионов с особыми условиями труда, например, Крайний Север, учитывайте дополнительные требования законодательства ко льготам и компенсациям. Их необходимо интегрировать в общую систему.
Внедряя льготы, вы создаете среду, где сотрудники чувствуют поддержку и готовы вкладываться в результат. Это инвестиция в долгосрочную стабильность вашего бизнеса.
Успешное внедрение гибридной модели зависит от выбора схемы, подготовки инфраструктуры и четких правил. Но есть и риски: быстрое выгорание дистанционных работников, сложности адаптации новичков, проблемы с информационной безопасностью. Поэтому гибрид подходит не ко всем профессиям и требует индивидуального подхода. Тем не менее, он становится важным инструментом для компаний, конкурирующих за кадры.