Как отозвать сотрудника из отпуска

С тем утверждением, что незаменимых людей не бывает, иногда можно и поспорить. Порой на предприятиях складываются такие обстоятельства, при которых возникает срочная потребность отзыва того или иного сотрудника из очередного отпуска. Обычно подобные отзывы связаны с производственной необходимостью, возникновением каких-либо форс-мажорных явлений или непредвиденных ситуаций. Тем не менее, независимо от причины отзыва, его необходимо документально обосновывать при ведении текущего кадрового учета, бухгалтерского сопровождения и налоговой отчетности.

Итак, начнем по порядку.

Документальная часть: отзыв из очередного отпуска

1. В первую очередь кадровым специалистам необходимо заручиться письменным согласием работника на отзыв. Для этого в устной форме надо уведомить работника о необходимости его присутствия на рабочем месте. Поскольку закон гарантирует работающим гражданам не только право на труд, но и право на отдых, мотивы для прерывания отпуска сотрудника представителями работодателя должны быть достаточно вескими.

Например, при проведении внеплановой инвентаризации требуется присутствие материально ответственного лица, при сбое в работе компьютерных систем для отладки их работы нужно срочное вмешательство системного администратора или же при проведении налоговой проверки необходимо присутствие всех сотрудников бухгалтерии.

По сути дела, причины для досрочного прекращения отпуска того или иного работника могут быть самые разные, но, тем не менее, какого-либо четкого и полного их перечня законом не предусмотрено. Работодатель вправе самостоятельно определять те или иные ситуации, в которых без данного конкретного работника никак не обойтись.

Однако же, согласие сотрудника в письменной форме на досрочное прекращение отпуска получить все же обязательно.

К сведению: для того, чтобы не возникло трудностей с нахождением сотрудника, которому в период очередного отпуска по объективным обстоятельствам необходимо срочно появиться на рабочем месте, на некоторых предприятиях предусмотрено заполнение специального опросного листа. В нем работник рассказывает об отпускных планах и оставляет контактную информацию всех возможных точек своего пребывания.

Кроме того, крупные компании довольно часто регламентируют список должностей или профессий работников, которые обязаны явиться на рабочее место даже в период отпуска в случае возникновения на предприятии внеплановых и экстремальных ситуаций.

Важно! Ежели вдруг сотрудник по каким-либо личным причинам отказывается досрочно заканчивать отпуск, работодателю с данным фактом придется смириться, поскольку это не является нарушением трудовой дисциплины.

Никакие методы силового морального воздействия по отношению к сотруднику недопустимы: угрозы, понижение зарплаты, лишение премии и тому подобные действия могут быть расценены трудовой инспекцией как противозаконные, что, в свою очередь, повлечет административное наказание.
Исключения. Законодательно установлен список лиц, которых ни под каким видом нельзя отзывать из отпусков. К ним относятся:

• несовершеннолетние лица (до 18 лет);
• женщины, ожидающие рождения ребенка;
• персонал вредных производств;
• работники, трудящиеся в опасных условиях.

Необходимо отметить, что даже в случае их добровольного согласия на отзыв из отпуска, юридически предприятие не имеет права вовлекать их в рабочий процесс. Если законодатель пренебрегает данной нормой закона, он вполне может понести административную ответственность в виде наложения на него штрафных санкций.

2. После того, как согласие на отзыв из отпуска в письменном виде от сотрудника благополучно получено, кадровик предприятия должен этот отзыв документальным образом оформить. В частности, непосредственный руководитель отзываемого сотрудника обязан написать докладную или служебную записку вышестоящему начальству. К ней он должен четко обозначить мотивы, обосновывающие данное решение. В свою очередь, генеральный директор предприятия подписывает Приказ об отзыве, подкрепляя его ранее полученным согласием работника. После этого факт отзыва из очередного отпуска отражается в графике отпусков и личной карточке работника – оба эти документа в обязательном порядке должны вестись в кадровом учете любой организации, имеющей наемный персонал.

Внимание! При разработке и написании Приказа об отзыве сотрудника, надо помнить о том, что в нем должна быть не только резолюция директора предприятия, но и личная подпись работника с отметкой «Ознакомлен и согласен».

Кроме того, в данном документе должна быть прописана дата отзыва и сопутствующие ему условия.

Как поступить с оставшимися неиспользованными днями отпуска

При досрочном отзыве сотрудника из отпуска неизбежно возникает вопрос: что делать с оставшимися днями? Все просто: их нужно компенсировать.

Причем, право выбора способа компенсации закреплено за сотрудником.

Он имеет возможность остановиться на следующих вариантах:

1. Присовокупить ту часть отпуска, которая осталась неиспользованная, к отпуску следующего года. В этом случае ему придется ориентироваться на заранее составленный график отпусков предприятия;
2. Догулять неиспользованные дни отпуска в текущем году. Неоспоримым плюсом здесь является то, что определиться со временем и датой отпуска в этом случае сотрудник может произвольно, на свое личное усмотрение. В большинстве случаем именно так и предпочитают поступать досрочно отозванные из отпусков сотрудники.

Как оформить возврат и пересчет отпускных

При любых ситуациях, связанных с досрочным прекращением отпусков, обязательно возникает необходимость перерасчета ранее начисленных и выданных отпускных. Какие способы решения данного вопроса предусматривает закон?

Начнем с того, что законодательно четко прописано, что отпускные полностью должны быть выплачены сотруднику за три дня до наступления отпуска.

При этом понятно, что с момента отзыва сотрудника он приступает к трудовой деятельности, за которую уже выплачивается заработная плата. Существует несколько способов приведения финансовой составляющей по данной части в норму:

• В некоторых случаях сотрудник на добровольной основе возвращает часть суммы, полученной в качестве отпускных в бухгалтерию. Правда, это не всегда удобно: бывает, что деньги уже потрачены и возвращать совсем нечего. Тогда бухгалтерии приходится прибегать к другому методу возврата отпускных;
• Бухгалтеры многих предприятий, с согласия вышестоящего руководства, практикуют зачет переплаченных отпускных в счет грядущих авансов, выплат и начислений. Правда, такой подход не совсем правомерен, ибо законом данный способ зачета не предусмотрен. А раз так, то в случае конфликта между работником и руководством предприятия он вполне может привести к судебным разбирательствам и тяжбам. Именно поэтому опытные бухгалтеры стараются избегать такой практики.

Внимание! Если сотрудник догуливает отпуск в том же календарном месяце в котором он был отозван, то часть отпускных можно не возвращать. Это наиболее удобный и оптимальный выход из ситуации, как для сотрудников бухгалтерии, так и для него самого.

Кстати говоря! При отзыве сотрудника из отпуска придется пересчитать не только отпускные, но и налог на доходы физических лиц (НДФЛ).

Резюмируем

Как показывает данное исследование, вызвать досрочно сотрудника из отпуска можно. Правда, при этом необходимо соблюсти ряд законодательно установленных правил в части документального и бухгалтерского сопровождения данного действия. Пренебрегать ими не стоит, поскольку малейшее отклонение от закона мало того, что может спровоцировать конфликт между сотрудников и работодателей, так еще и неминуемо влечет за собой административное наказание и санкции.