Апостиль

Когда документ должен «переехать» из одной страны в другую, одного перевода часто недостаточно. Государствам важно понимать, что перед ними подлинная бумага, выданная уполномоченным органом.

Именно для этого и существует «апостиль» — простой по форме, но важный по смыслу инструмент международного документооборота.

О понятии

В практическом смысле апостиль — это международно признанный штамп, который подтверждает законность официального документа для использования за границей. Он показывает, что подпись, должность подписавшего лица и печать на документе являются подлинными, а сам документ можно без дополнительных проверок представить в другом государстве.

Обращаясь к первоисточнику, правовое определение апостиля закреплено в пункте 4 статьи 2 Федерального закона от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации».

Согласно этой норме, апостиль — это штамп, соответствующий требованиям Конвенции и указанного закона, который проставляется компетентным органом на российском официальном документе либо на отдельном листе, скрепленном с таким документом, и удостоверяет:

• подлинность подписи лица, подписавшего документ;
• его должность;
• в необходимых случаях — подлинность печати или штампа.

Форма апостиля также унифицирована. В соответствии с Приложением к Конвенции он имеет квадратную форму со стороной не менее 9 сантиметров.

Зачем нужен апостиль

Основная цель апостиля — освобождение документа от сложной консульской легализации при его использовании за границей. Проще говоря, апостиль заменяет длинную цепочку согласований одним штампом.

Это дает несколько практических преимуществ:

• упрощается оформление документов для других стран;
• сокращается количество инстанций, которые нужно пройти;
• снижаются временные и финансовые затраты заявителя.

До принятия Конвенции процедура легализации была несколько трудной. Документ последовательно заверялся в различных органах, а финальной точкой обычно становилось консульство государства, где документ планировалось использовать. Такой порядок по-прежнему действует для стран, не участвующих в Конвенции.

Документы, на которых проставляется апостиль

Перечень документов, подлежащих апостилированию, установлен частью 1 статьи 5 Закона об апостиле. К ним относятся российские официальные документы, выданные:

• федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами;
• федеральными судами, конституционными (уставными) судами и мировыми судьями субъектов Российской Федерации;
• органами прокуратуры Российской Федерации;
• органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
• организациями, осуществляющими образовательную деятельность;
• органами местного самоуправления при осуществлении переданных им государственных полномочий;
• государственными и муниципальными учреждениями.

К российским официальным документам также приравниваются документы, оформленные нотариусами Российской Федерации при совершении нотариальных действий, а также иными лицами, имеющими право их совершать и документы, выданные многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг.

На какие документы апостиль не распространяется

Конвенция прямо исключает отдельные категории документов из сферы своего действия. Апостиль не проставляется:

• на документы, совершенные дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями;
• на документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям, в том числе если они представлены в виде нотариально удостоверенных копий.

В каких случаях требуется апостиль

На практике апостиль требуется, если документ вывозится из Российской Федерации для представления в органы власти, суды, учебные заведения, работодателям или иным официальным инстанциям иностранного государства.

Наиболее распространенные случаи выглядят так:

1. Заключение брака за границей. Обычно требуется апостиль на свидетельстве о рождении, свидетельстве о расторжении брака или о смерти прежнего супруга. Такие документы апостилируются через органы ЗАГС.
2. Подтверждение семейного положения. Заявление о том, что гражданин не состоит в браке, оформляется у нотариуса, а затем апостилируется в органах Министерства юстиции. По той же схеме оформляются доверенности для представления интересов за рубежом.
3. Использование документов юридических лиц. Для работы с иностранными контрагентами часто требуется подтвердить устав, сведения о регистрации, постановке на налоговый учет. Как правило, делаются нотариально удостоверенные копии, которые затем направляются на апостилирование в Минюст России.
4. Учеба и работа за границей. Дипломы, аттестаты, документы об ученых степенях и званиях также требуют апостиля. В этом случае он проставляется уполномоченными органами в сфере образования.

Общий смысл: если иностранное государство должно официально «принять» российский документ, без апостиля в странах — участницах Конвенции обычно не обойтись.

Кто и в каком порядке проставляет апостиль

Первое, с чего начинается процесс, — уплата государственной пошлины. Ее размер установлен подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации.

Далее документ подается в компетентный орган. Апостиль оформляется в соответствии со статьей 8 Закона об апостиле: он должен соответствовать форме, установленной Конвенцией, и заполняется на русском языке. Дополнительно могут использоваться английский и (или) французский языки.

Ключевой момент — правильный выбор органа, уполномоченного проставлять апостиль. Их перечень утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.05.2016 № 479. В зависимости от вида документа апостиль ставят:

1. Министерство внутренних дел Российской Федерации — на справках о судимости, факте уголовного преследования, реабилитации, а также на архивных документах органов внутренних дел.
2. Министерство обороны Российской Федерации — на архивных документах о военной службе или работе в Вооруженных Силах.
3. Генеральная прокуратура Российской Федерации — на документах, выданных органами прокуратуры, а также направляемых за границу в рамках международного сотрудничества.
4. Федеральное архивное агентство — на архивных справках, выписках и копиях федеральных органов власти и федеральных архивов.
5. Архивные органы субъектов Российской Федерации — на документах региональных и муниципальных архивов.
6. Органы ЗАГС субъектов Российской Федерации — на свидетельствах и справках о государственной регистрации актов гражданского состояния либо их отсутствии.
7. Органы власти субъектов Российской Федерации в сфере образования — на документах об образовании, квалификации, ученых степенях и званиях.
8. Министерство юстиции Российской Федерации — на всех иных российских официальных документах, если их апостилирование не отнесено к компетенции перечисленных выше органов.