Трудовая книжка – это основной документ, сопровождающий трудовые взаимоотношения сотрудника и работодателя. На его основании осуществляется прием на новую должность. На базе сведений из книжки начисляется пенсия. Закон предъявляет строгие требования к ее заполнению. Одно из этих требований – обязательное внесение сведений в документ при увольнении сотрудника. В день увольнения работнику обязательно выдают книжку со всеми необходимыми записями.
Обязанность по внесению записей в книжку
И компании, и ИП обязаны делать записи в книжках своих сотрудников. В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является ключевым документом, на основании которого проводится учет стажа работы специалиста. На его базе определяются также прочие сведения о сотруднике. Особенности ведения утверждены этими актами:
- Правилами, установленными Правительственным Постановлением №225.
- Инструкцией, установленной Постановлением Минтруда №69.
В пункте 4 Правил №225 указано, какие именно данные нужно заносить в книжку:
- Данные о сотруднике: должность, специальность.
- Исполняемую работу.
- Перевод на другие должности.
- Основание увольнения сотрудника.
- Награждения.
Представитель кадровой службы не может как не вносить сведения, так и вносить лишние данные. В статье 22 ТК РФ указано, что работодатель должен соблюдать все положения законодательства. То есть при заполнении книжки он не может действовать по своему усмотрению.
Самые частые нарушения при заполнении книжки
Ответственность за неверное заполнение книжки накладывается на основании статьи 419 ТК РФ. Для того чтобы избежать наказания, нужно сначала проверить соответствие уже имеющихся записей закону. Только потом следует вносить новые записи.
При заполнении обычно забывают внести эти сведения:
- Образование.
- Должность и специальность.
- Вознаграждения сотрудника, если они есть.
- Запись о расторжении соглашения с сотрудником с указанием актуальной даты.
- Изменение наименования компании или отдела, если это произошло на протяжении работы сотрудника.
- Порядковый номер записи.
- Дату внесения записи.
- Информацию о присвоении квалификации.
Правильность внесения сведений в книжку должен проверять работодатель, так как именно он несет ответственность за ошибки. Однако и сотруднику рекомендуется проверять внесенные сведения, так как они могут повлиять на дальнейшее трудоустройство и определение стажа.
ВАЖНО! Работодатель может не просто забыть внести какие-то сведения. Он может вообще не внести запись о том, что сотрудник работал в фирме. Это очень серьезное правонарушение. Оно чревато для работника.
Рассмотрим пример. Человек 5 лет работает в фирме. При увольнении в его ТК не внесли никакую запись. Из-за этого сотрудник не сможет доказать новому работодателю, что он занимал определенную должность. Кроме того, зафиксированный стаж будет меньше фактического.
ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке не должно быть подтирок и зачеркиваний.
Что делать, если запись не внесена
Что делать, если нужная запись не была прописана своевременно? Нужно ее внести. Для этого просто проставляется пропущенная запись. Вносится она после последних записей, если они есть. Указываются эти сведения:
- Порядковый номер.
- Дата.
- Основная информация.
- Номер приказа и дата его издания.
В записи указываются актуальные сведения приема на работу и увольнения. Что делать, если пропуск записи обнаружен уже тогда, когда сотрудник устроился на новую работу? Необходимо обратиться в кадровую службу работодателя, который не внес информацию. Если прошлый работодатель ликвидировался, пропущенная запись может быть внесена в кадровом отделе нового работодателя.
Порядок действий в случае наличия ошибок оговорен в разделе 3 Правил №225. Однако это общие рекомендации. Порядок работы в случае отсутствия записи Правилами не установлен. А потому в рассматриваемом случае следует руководствоваться стандартным порядком исправления ошибок.
В пункте 27 Правил №225 указано, что ошибки в книжке должны исправляться бывшим работодателем. Но иногда это невозможно. В данном случае исправленная запись может вноситься новым работодателем. Но делается это на основании документов с прошлого места работы.
В пункте 29 Правил №225 указано, что записи в книжку вносятся на основании таких документов, как трудовой договор, приказ руководителя о приеме на работу/увольнении. Записи в трудовой книжке и данные в бумагах должны соответствовать друг другу.
Ответственность за пропуск записи
В пункте 45 Правил №225 указано, что именно работодатель несет ответственность за заполнение книжек. В подпункте «б» пункта 10 Положения о трудовом надзоре №875 от 1 сентября 2012 года указано, что, если на работодателя поступит жалоба относительно нарушений в заполнении книжки, его ожидает внеплановая проверка. Итогом контрольных мероприятий может стать административная ответственность на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
В частности, это или предупреждение, или штраф:
- 1 000-5 000 рублей для должностных лиц и ИП.
- 30 000-50 000 рублей для ЮЛ.
При обнаружении повторного нарушения штраф будет увеличен.
Что делать сотруднику, если работодатель не внес запись в трудовую
Отсутствие записи – это всегда проблема для работника. Даже если новый работодатель не заметил отсутствующей записи, сложности возникнут в определении стажа деятельности при установлении размера пенсии. А потому на данный просчет можно и нужно обращать внимание.
У работника есть следующие варианты действий:
- Основной вариант – обращение к бывшему работодателю с просьбой внести отсутствующую запись.
- Если прошлое место работы было ликвидировано, то имеет смысл обратиться к нынешнему работодателю. Ему нужно предоставить все документы, подтверждающие, что сотрудник реально работал в компании. К примеру, это может быть трудовой договор.
Рассмотрим еще одну ситуацию. Прежний работодатель отказывается вносить запись. В данном случае сотруднику имеет смысл направить жалобу в трудовую инспекцию. Но здесь встает новая проблема – для жалобы человеку нужно подтвердить, что он действительно работал в компании.
Как ему это сделать, если отсутствует и запись в книжке, и трудовой договор? Даже в этом случае трудящийся защищен с точки зрения закона. Существуют соответствующие прецеденты. К примеру, это решение коллегии Хабаровского краевого суда.
Коллегия рассматривала следующее дело: сотрудник был принят в компанию, однако его «провели» мимо кадрового отдела. С ним не заключили трудовое соглашение. Его книжку приняли, но не поставили в ней никаких записей. Книжка была отдана обратно без всяких записей.
Трудящийся подал иск в суд. Первые иски были отклонены на том основании, что нет доказательств факта работы в компании. Однако в дальнейшем иск был принят. В ходе судебных прений удалось доказать, что сотрудник работал в фирме. В качестве аргумента были использованы свидетельские показания. Кроме того, в статье 16 ТК РФ указано, что основание образования трудовых отношений – фактическое допущение к деятельности. То есть даже если нет документов, это вовсе не значит отсутствие трудовых взаимоотношений. Истцу удалось выиграть дело.