В сентябре 2024 года представители ФНС обновили методические рекомендации, которые регламентируют понятие электронного документооборота, его виды, порядок внедрения, а также утверждают алгоритм сопутствующих операций. Новшества уже вступили в силу и при нарушении порядка виновника накажут согласно КоАП РФ.
Для чего нужен электронный документооборот?
Электронный документооборот, или ЭДО, это способ обмена документами в цифровом формате по ТКС в интернете либо в информсистемах, включая локальные программы. При этом подписывать такую документацию тоже необходимо при помощи одной из электронных подписей.
Сейчас ЭДО распространен для оказания госуслуг, государственных функций, а также в процессе служебного взаимодействия. Так, новый механизм позволяет:
- сформировать, подписать и отправить документы;
- принимать различную информацию от контрагента;
- оперативно находить необходимые сведения, включая документацию.
Этим методом управления документооборота могут воспользоваться юрлица и граждане, включая предпринимателей и самозанятых:
- физлицам доступна функция трудоустройства, поступления в сузы и вузы, получение кредитов в формате «не выходя из дома»;
- для ИП и самозанятых ЭДО полезен в процессе получения поддерживащих мер от государства, для взаимодействия с партнерами, сдачи налоговых отчетов, для мониторинга за движением прослеживаемой продукции.
Что касается госорганов, то им ЭДО позволяет уменьшить сроки оказания услуг и межведомственного взаимодействия. Кроме того, на базе цифровых документов подведомственные учреждения контролируют работу предприятий. Например, в ФЗ № 171 власти уточнили, что алкоголь, о котором нет данных в АИС, нельзя продавать, а исполнение этого требования как раз-таки осуществляется посредством ЭДО.
Преимущества электронного документооборота
Одним из преимуществ ЭДО является мобильность, поэтому цифровой механизм значительно ускоряет производственные и бизнес-процессы. Кроме того, это позволяет сэкономить средства, которые раньше тратились на организацию архивных помещений и закупку канцелярских принадлежностей.
Среди других преимуществ ЭДО можно выделить:
- юридическую силу документов, подписанных электронной подписью, которая равнозначна подписи от руки;
- возможность отслеживать статус доставки и обработки документа в режиме реального времени;
- снижение риска потери документов;
- ускорение обработки документов;
- повышенную безопасность цифровых документов, которая обеспечивается ЭЦП за счет криптографического ключа;
- сокращение количества ошибок, поскольку документ заполняется автоматически на основе имеющихся данных;
- с помощью кадрового ЭДО (ЭКДО) руководство может обмениваться документацией с персоналом без необходимости дублирования ее на бумаге.
Кроме того, КЭДО может быть интегрирован с Госключом.
Отметим, в электронный вид нельзя переводить действующие трудовые книжки, данные о трудовой деятельности, например, акты о несчастном случае на работе, приказы об увольнении и журналы инструктажей по ОТ.
Виды и участники ЭДО
Так как ЭДО ─ это целая система, то она подразделяется на так называемые виды в зависимости от того, кто ею пользуется.
Межведомственный
В России существует система межведомственного ЭДО, контролируемая Федеральной службой охраны (ФСО). Она позволяет госинформсистемам взаимодействовать с прочими ведомствами, например, через обмен электронными уведомлениями. Также существует единая система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Она дает госорганам другие полномочия и возможности:
- выполнять свои функции в цифровом формате;
- предоставлять госуслуги и формировать документацию электронного формата, которую впоследствии размещают в ГИС;
- обмениваться сведениями с организациями, органами местного самоуправления и компаниями, деятельность которых регулируется ЦБ РФ;
- анализировать информацию для юрлиц в целях принятия управленческих решений.
Между ГИС и бизнесом
Следующий вид ЭДО связан с взаимодействием уполномоченных госучреждений с ГИС. Требования к составу сведений и правилам обмена электронными документами определяются нормативно-правовыми актами с акцентом на требования к реализации других полномочий. Это, в свою очередь, накладывает определенные ограничения или приводит к дублированию информации в различных документах.
Трансграничный
При помощи трансграничного ЭДО, или ТЭДО, компании имеют возможность обмениваться документацией в цифровом виде с зарубежными партнерами. Процедура значительно ускоряет согласование и отправку документов контрагентам из за рубежа, а также процесс получения отредактированных документов.
Для подписания «электронных бумаг» можно использовать НЭП либо УКЭП, разработанные по международным стандартам, которые применяют в рамках регулирования отношений, которые регулируются международными соглашениями РФ. А чтобы подтвердить соответствие ЭЦП требованиям, понадобится обратиться к аккредитованной доверенной третьей стороне либо аккредитованному УЦ.
Электронные документы, созданные и подписанные электронной подписью зарубежного партнера в соответствии с законодательством его страны, официально имеют юридическую силу на территории России.
Для граждан
Физлица могут воспользоваться документооборотом с государством, получив некоторые услуги. Например, человек сможет:
- зарегистрировать брак;
- поставить на учет недвижимость;
- сформировать электронный договор и пакет документов купли-продажи авто;
- запретить проведение ряда операций с недвижимостью без личного участия и пр.
Эти документы обязательно должны быть подписаны самим физлицом с помощью специализированного приложения. Электронные документы, распечатанные гражданами, не имеют юридической силы.
Госключ
«Госключ» ─ это инновационное приложение, с помощью которого можно подписывать электронной подписью юридически значимые сведения непосредственно через гаджет. Также в программе можно безвозмездно получить сертификаты ЭП и создать усиленную неквалифицированную и квалифицированную электронную подпись.
Чтобы полноценно применять все функции приложения, потребуется подтвержденная учетная запись на сервисе Госуслуги, а также номер телефона с кодом «+7», привязанный к этому личному кабинету. После создания цифровой подписи пользователь обязан подтвердить свою личность.
Что касается взаимодействия граждан с организациями посредством ЭДО, то речь идёт о взаимодействии индивидуальных предпринимателей и самозанятых с крупными компаниями. Так, стороны могут обмениваться документами в режиме онлайн, что значительно снижает затраты на доставку и освобождает сотрудников от рутинной работы. Однако для подписания таких документов требуется сертификат квалифицированной электронной подписи.
Процесс обмена цифровыми документами похож на электронную переписку:
- Один создает или загружает документацию в программу. Подписывает и направляет получателю.
- После получения контрагент проставляет ЭП на документе, при необходимости уведомляя отправителя о получении.
- Программа автоматически обновит статус процедуры, который каждая из сторон видит в своем личном кабинете.
На законодательном уровне утверждено два вида электронных подписей ─ простая (ПЭП) и усиленная, причем вторая может быть квалифицированной (УКЭП) либо неквалифицированной (НЭП). Их различие кроется только в способе получения и сферами применения.
ПЭП и НЭП придают документу юридическую силу исключительно на базе российского законодательства либо договоренностей между участниками ЭДО. Однако в любом случае необходимо проверить личность подписанта. КЭП, в свою очередь, обладает юридической силой, аналогичной бумажному документу, который подписан от руки и проштампован печатью компании без заключения каких-либо допсоглашений. В то же время, если действующее законодательство не обязывает использовать конкретный вид ЭП для тех или иных действий, то участники ЭДО вправе применить любую подпись по совместной договоренности.
Правила перехода на электронный документооборот
Чтобы внедрить в деятельность компании систему ЭДО, понадобится выбрать оператора и создать аккаунт с помощью электронной подписи. Далее нужно постепенно перевести всю документацию в электронный формат. При необходимости изменения потребуется зафиксировать в учетной политике и прочих документах.
При переходе на общее ЭДО, с помощью которого организация будет взаимодействовать с другими юрлицами и государством, противоположную сторону придется уведомить об изменениях. Если же предприятие решило перейти только на ЭКДО, то об этом необходимо сообщить сотрудникам.
Подключение к ЭДО участников оборота маркированных товаров
Для продавцов и производителей товаров, которые необходимо маркировать и сведения о которых нужно регистрировать в системе «Честный знак», действует ряд особенностей в процессе подключения к ЭДО. В этом случае используется следующий алгоритм:
- Выбрать оператора на официальном ресурсе «Честный ЗНАК» и уточнить есть ли там роуминг между выбранным сервисом и сервисами ЭДО контрагентов.
- Сообщить провайдеру, что он должен перенести информацию о движении товаров в систему маркировки.
- Подключиться к сервису ЭДО, чтобы приступить к отгрузке и приемке товаров, тестируя работу ресурса по передаче УПД.
Системы внутреннего ЭДО (СЭД)
Внутренний документооборот электронного формата потребуется, когда пользователь решит контролировать и вести делопроизводство внутри компании. Во внутреннем ЭДО могут обмениваться документацией и рабочей информацией только сотрудники и руководители этой организации, включая дополнительные подразделения. Для формирования такого документооборота нужны СЭД ─ системы электронного документооборота. Благодаря этому механизму:
- можно быстрее обмениваться данными между филиалами;
- своевременно знакомить сотрудников с локальной документацией;
- следить за обновление статуса движения документации;
- наблюдать за деятельностью персонала, своевременно контролируя его работу.
Согласно пункту 4.3 методических рекомендаций, организации вправе вести внутренний документооборот в электронном виде при помощи подходящего ПО.
А так как внутренний ЭДО почти не регулируется законом, то юрлица вправе устанавливать особенности в порядке его использования. Причем на отечественном рынке СЭД хватает разработок, например:
- «коробочные» — легко устанавливаются и настраиваются, имеют удобный функционал, но иногда не соответствуют требованиям компании;
- индивидуальные — их непросто внедрять и эксплуатации такого ПО трудно обучать персонал, но вместе с тем эта система персонифицирована;
- комбинированные — включают все упомянутые характеристики, обладают базовым функционалом, быстро устанавливаются и их просто адаптировать под индивидуальные задачи.
Хранение электронных документов
Электронные документы следует хранить в электронном виде одним из способов, который законодательно закреплен:
- в архиве компании в папках на ПК, доступ к которому есть только у конкретных лиц;
- на внешних носителях, например, на флешках, внешнем жестком диске, в сейфе или другом защищенном месте.
Также можно заключить договор с облачным сервисом для хранения документации в защищенном хранилище с ограниченным доступом. Еще отличное место для хранения данных ─ архив оператора ЭДО. Компания заключает договор с оператором и обменивается документацией с госорганами и контрагентами. Непосредственный архив хранится на сервере.
Популяризация и продвижение использования ЭДО
Так как электронный документооборот является достаточно удобным способом взаимодействия сторон, то представители ФНС рекомендуют всем переходить на него. Для популяризации и продвижения ЭДО активно используются ГИС, которые предлагают использовать мультисекторальный подход. В этом случае ряд государственных информсистем будет контролировать конкретные виды деятельности либо оборот определенной продукции. Причем они одновременно являются объектом различных видов контроля.