Особенности проведения аудита расчетов с покупателями и заказчиками

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками – это мероприятие, в ходе которого проверяются совершенные операции (взаиморасчеты и прочее). В частности, проводится проверка документов. Процедура осуществляется специальной компанией, которая занимается независимым аудитом, или независимым экспертом. Перед началом работы составляется соглашение об оказании услуг, в котором нужно прописать все существенные условия.

Вопрос: Можно ли составлять первичные учетные документы в иностранной валюте, если расчеты с покупателями (заказчиками) производятся в рублях?
Посмотреть ответ

Цели и задачи аудита расчетов

Аудит выполняется на основании информации, полученной со счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Процедура может осуществляться аудиторами, представителями структур ведомственного контроля, сотрудниками органов госконтроля. Выполняется аудит с целью подтверждения соответствия операций нормативным актам. Рассмотрим задачи, которые ставятся перед аудитором:

• Подтверждение наличия соглашений с покупателями и заказчиками.
• Подтверждение соответствия деятельности условиям договора.
• Оценка долгов по возможности их взыскания.
• Проверка эффективности работы фирмы с возникающими претензиями.

Регулярный аудит нужен, прежде всего, для самой фирмы. Выявление правонарушений на раннем этапе позволяет сделать деятельность эффективной, предупреждает претензии со стороны контролирующих органов.

Вопрос: Может ли продавец (подрядчик) при расчете процентов за пользование чужими денежными средствами учитывать НДС в сумме задолженности покупателя (заказчика) по оплате отгруженных (переданных) им товаров (работ, услуг) (ст. 168 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Документация, подлежащая аудиту

Основной источник информации для аудитора – документы. Бумаги, которые рассматриваются в рамках мероприятия:

• Бухгалтерская отчетность.
• Баланс, составленный по форме №1.
• Отчет о движении денег, составленный по форме №4.
• Приложение к балансу.
• Статистическая отчетностью
• Отчет по имеющимся долгам.
• Отчет о реализации продукции.
• Регистры бухучета.

Отдельные направления деятельности фирмы предполагают наличие специальных документов. К примеру, для общепита это отчет по общественному питанию. Для фирм, торгующих в розницу, нужен отчет о розничной торговле.

Как отражать в бухгалтерском учете полученные авансы от покупателей и заказчиков?

Аудитор занимается также проверкой этих документов:

• Соглашения с контрагентами.
• Накладные, инвойсы.
• Декларации.
• Различные платежные документы.
• Счета-фактуры.
• Документы об инвентаризации.
• Учетная политика.
• Выписки из банковского учреждения по платежам.
• Акты сверки расчетов с контрагентами.
• Книги продаж.

Иногда аудитор запрашивает дополнительные документы. Если в ходе выборочной проверки будут обнаружены существенные недочеты, проводится полная проверка.

Процедуры, выполняемые в ходе аудита

Аудит предполагает прохождение ряда процедур, которые нужны для определения корректности деятельности компании. В частности, это следующие мероприятия:

• Проверка корректности размера предоплаты по соглашениям с заказчиками и покупателями.
• Установление корректности определенного НДС, в том числе по переведенным авансам.
• Установление корректности расчета налога на прибыль при реализации товара меньше себестоимости.
• Установление наличия безнадежных задолженностей, которые были списаны.
• Установление сумм переведенных авансов.
• Проверка корректности списания товара на продажу.

Аудитор также проверяет состояние счетов, справки по закрытию счетов. Нужно принимать во внимание, что расчеты с покупателями и заказчиками отличаются друг от друга. Расчеты с первыми производятся на основании соглашения о продаже, так как предметом сделки является продукция. Предметом расчетов с заказчиками являются работы. Исполняются они на основании договора подряда или соглашения о возмездном предоставлении услуг.

Также аудитор должен установить возможности для взыскания долгов. Долг может быть признан безнадежным. Происходит это в том случае, когда задолженность взыскать невозможно. Под такие долги создается резерв, который также должен быть проверен.

Наличие долгов перед проверяемой фирмой устанавливается путем подачи запросов дебиторам. В том случае, если ответа на вопрос не пришло, для установления задолженности применяются альтернативные методы. Иногда информация по долгам различается в счетах покупателя и продавца. К примеру, покупатель признает долг в момент отгрузки продукции, а продавец – в момент ее доставки покупателю. Возникшая временная разница недочетом не является.

Распространенные ошибки, выявляемые в рамках аудита

Как правило, в процессе аудиторской проверки обнаруживаются типичные ошибки. Их знание поможет как аудитору, так и руководителю. Первый сможет концентрировать свое внимание на наиболее проблемных моментах, а руководитель получит возможность оперативно исправлять ошибки. Рассмотрим наиболее распространенные недочеты в области первичного учета:

• Ненамеренные ошибки при расчетах. К примеру, специалист неверно отразил изменение числа и веса продукции.
• Произведенная операция была зафиксирована несвоевременно.
• В документах отсутствуют реквизиты, которые являются обязательными.
• Недочеты, допущенные при оформлении первички (к примеру, неверно внесены изменения в документы).
• Не составлен график документооборота.
• Недочеты при регистрации бумаг.
• Регистрация бумаг в регистре выполняется с нарушением установленных сроков.
• Не все документы регистрируются в учетном регистре.
• Нарушение сроков хранения бумаг в архиве. К примеру, документы изымаются раньше срока. Для каждой бумаги оговорен свой срок.
• Уничтожение первички без составления акта о выделении бумаги к ликвидации.

В области бухучета и налогового учета наблюдаются следующие типичные ошибки:

• Счетные ошибки при расчете разницы между курсами.
• Неверная фиксация разниц по суммам на счетах.
• Незаконное признание долга безнадежным (то есть взыскание задолженности возможно, однако она все равно вносится в резерв).
• Проблемы с методологией учета в области неправильно сформированных корреспонденций счетов.
• Замена документов их копиями, которые не были заверены в соответствии с нормативными актами.
• Неверное ведение учета (к примеру, инвентаризация проводится с нарушениями требований, дефицит аналитического учета).
• Неправильное оформление претензий по соглашениям.
• Предъявление претензий без достаточных на то оснований.
• На счетах бухучета зафиксирована несуществующая задолженность.
• Операции зарегистрированы в бумагах неунифицированной формы.
• Неполные реквизиты в документации.

К сведению! Недочетами является отгрузка продукции не тому покупателю, путаница с платежами, неверно указанные цены.

Результаты аудита расчетов

После того как аудит проведен, специалист оформляет заключение о достоверности сведений о расчетах с контрагентами. В заключении указываются эти данные:

• Название документа.
• Информация об аудиторе (название аудиторской компании или ФИО специалиста, сведения о государственной регистрации).
• Информация о компании, которая проверялась.
• Мнение аудитора о состоянии расчетов в компании.
• Обнаруженные недочеты.

Аудитор может выказать положительное или негативное мнение. Также он может вовсе отказаться от выражения своего мнения. Аудитор также имеет полномочия по составлению рекомендаций, направленных на устранение обнаруженных недочетов. К примеру, это могут быть следующие меры:

• Соблюдение сроков обработки первички для погашения долгов.
• Применение унифицированных форм бумаг.
• Улучшение системы кадрового учета.
• Увеличение внутреннего контроля.

К аудитору также предъявляется ряд требований. В частности, специалист должен быть объективен и независим от компании, которая проверяется.